Giao lưu là sự tiếp xúc, gặp gỡ, trao đổi qua lại giữa hai hay nhiều đơn vị với nhau nhằm học tập, giải trí, hiểu biết lẫn nhau…, tăng cường hơn nữa mối đoàn kết hữu nghị giữa các đơn vị. Show
Giao lưu có rất nhiều hình thức thể hiện như: thông qua một kỳ trại, một buổi đấu bóng đá, bóng chuyền… tổ chức một sự kiện, một buổi công ty chuyên tổ chức hội thảo, trao đổi. Riêng bài này chỉ nhằm giới thiệu giao lưu là một hình thức hoạt động văn hóa, văn nghệ, loại hình mà hiện nay ở các cơ sở Đoàn – Hội thường hay tổ chức. Dưới đây là các khâu chuẩn bị cơ bản cho một chương trình được tổ chức bài bản.
A. Công tác chuẩn bịĐể chương trình giao lưu diễn ra suôn sẻ và thành công như ý định, trong chuẩn bị cần chuẩn bị kỹ mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện và phaỉ nắm chắc các ý sau: 1. Mục đích yêu cầu của cuộc tổ chức sự kiện giao lưuDo xuất phát từ khái niệm giao lưu nên người tổ chức sự kiện cần xem đây là dịp thực hiện các chức năng cụ thể của tổ chức mình. - Chức năng giáo dục và rèn luyện: Ví dụ: Thông qua giao lưu, bằng hình thức thi tìm hiểu, hái hoa dân chủ, tái hiện lịch sử… ta có thể lồng vào các nội dung tìm hiểu về Đảng, Đoàn, Bác Hồ, về kiến thức chung, về phong tục tập quán của một địa phương, hay đơn vị cụ thể nào đó… - Chức năng giải trí, vui chơi: Ví dụ: Thông qua giao lưu, ta có thể lồng vào các hình thức: hát, kể chuyện, trò chơi sinh hoạt… tự tìm hiểu các mô hình hoạt động hay để học tập, tạo cho các thành viên trong đơn vị tính dạn dĩ, lòng tự tin, tự chủ khi có dịp xuất hiện trước đám đông… 2. Đối tượng cuộc giao lưuVề đối tượng ta nên lập kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể :
3. Thời gian giao lưuNgười lên kế hoạch tổ chức sự kiện cần nắm tổng thể thời gian có được là bao lâu: 2 giờ, 4 giờ, 1 ngày, 2 ngày…? Theo nguyên tắc hoạt động thì thời gian càng nhiều cường độ hoạt động càng ít. Thời gian có được của cuộc giao lưu là ngày hay đêm? Nếu là ngày thì nên xen vào các loại hình thể dục, thể thao, tham quan ngắm cảnh… nếu là đêm thì nên có các loại hình văn hóa, văn nghệ… phân bổ thời gian cần lưu ý các sinh hoạt khác như ăn uống, ngủ nghỉ, các sinh hoạt cá nhân. Xem thêm: to chuc su kien 4. Địa điểm giao lưuCó bao nhiêu địa điểm cần sử dụng, địa điểm trong phòng hay ngoài trời? Chỗ ngồi cho người tham gia thế nào? Âm thanh, ánh sáng? Trang trí? Thời tiết lúc giao lưu diễn ra? Có gì thuận lợi cần phát huy, có gì khó khăn cần khắc phục? 5. Hình thức qui mô cuộc giao lưuHình thức, qui mô cuộc giao lưu thể hiện ở nhiều góc độ: từ đầu đến cuối cuộc giao lưu; từ nội dung, hình thức thể hiện, đến số lượng người tham gia lẫn đại biểu đến dự. Ví dụ: Đêm giao lưu sẽ có diễn văn nghệ, vậy trong văn nghệ đó người diễn có tập dợt nhiều không hay chỉ là xử lý tình huống? Dàn âm thanh ánh sáng được chuẩn bị như thế nào? Có chụp ảnh, quay phim? Có đại biểu dự nhiều không? Khán giả là ai? Số lượng…? 6. Nội dung cuộc giao lưuNội dung nào để giáo dục? Rèn luyện? Giải trí? Làm quen? Để chúc mừng? Để tự thể hiện mình? Hình thức nào thể hiện các nội dung đó? Hình thức có phù hợp với đối tượng? 7. Phương tiện phục vụ cho cuộc giao lưu
8. Ban tổ chức cuộc giao lưuDự kiến ban tổ chức bao nhiêu người? Thành phần gồm có ai? Chia bao nhiêu bộ phận? Phân công nhiệm vụ gì cho mỗi bộ phận và cá nhân?... Cần phối hợp chặt với đơn vị giao lưu để cùng thỏa thuận, để chuẩn bị tốt các nội dung trên. Tránh tự ý đề ra nội dung sau đó buộc các đơn vị bạn phải theo ý định của riêng đơn vị mình. Xem thêm : Hiểu thêm về nghề tổ chức sự kiện B.Lên kế hoạch chương trình tổ chức sự kiện chi tiết cuộc giao lưuTừ các ý đã chuẩn bị của phần (A) ta cần chuẩn bị bản kế hoạch tổ chức sự kiện và cụ thể hóa thành chương trình tổ chức sự kiện chi tiết sau: Chương trình chi tiết:
KHAI MẠC1. Tập hợp lực lượng (cần nhanh gọn để tạo ra khí thế phấn khởi ban đầu cho cuộc giao lưu)Một số hình thức tập hợp lực lượng được sử dụng nhiều như:
2. Tuyên bố lý doTùy theo tính chất từng cuộc giao lưu có thể nói nghiêm túc hoặc nhẹ nhàng, vui tươi dí dỏm. Tuyên bố nên ngắn gọn, súc tích xoay quanh các ý sau:
3. Giới thiệu đại biểuGiới thiệu đại biểu trong giao lưu có nhiều hình thức. Nếu để tạo tính nghiêm túc thì đơn vị chủ nhà có thể đảm nhiệm cả các thủ tục khai mạc, nội dung, bế mạc, trong đó có giới thiệu đại biểu. Nếu để tạo sự gần gũi thân mật giữa các đơn vị thì có thể bố trí tại đơn vị nào giới thiệu người tham gia lãnh đạo đoàn, đại biểu của đơn vị mình. Trong giới thiệu đại biểu nên:
Lưu ý:
4. Thông qua chương trình tổ chức sự kiện
5. Giới thiệu ban giám khảo, thư ký, người dẫn chương trình
Lưu ý:
VÀO CHƯƠNG TRÌNHCần lưu ý các việc sau đây:
BẾ MẠCĐây là phần cuối của toàn bộ chương trình giao lưu nên cần tạo cao trào để kết thúc. Bế mạc thường gồm có các phần sau:
C.Một số công việc khác1. Lập và phân công Ban tổ chứcLập cho được ban tổ chức với thành phần gồm:
Lực lượng tham gia Ban tổ chức nên chọn:
Sau khi có Ban tổ chức nên có họp phân công công việc cụ thể theo khả năng từng người. 2. Có chế độ kiểm tra công việcTừng công việc chuẩn bị có ảnh hưởng lớn đến thành bại của cuộc giao lưu nên cần kiểm tra kỹ từng nội dung: từ hậu cần, kịch bản chi tiết đến văn nghệ phục vụ… 3. Dự trù kinh phíLên kinh phí chi tiết cho từng công việc. Các vật dụng mượn phải bảo quản tốt để trả lại, các vật dụng mua phải có chứng từ rõ ràng để quyết toán. Nên dự trù từ bộ phận, sau đó tổng hợp chung lại. Kinh phí có thể đơn vị đăng cai lo hoặc những đơn vị tham dự hỗ trợ trên tinh thần cùng thỏa thuận. Các điều cần lưu ý khi tổ chức giao lưu:
Giao lưu là một hoạt động rất cần cần thiết và bổ ích cho công tác thanh niên. Tổ chức thành công một sự kiện giao lưu vừa là tạo sân chơi tốt cho thanh niên, đồng thời, góp phần giáo dục nhân cách và mở rộng vòng tay bè bạn. Nguồn: Sưu tầm Có thể bạn quan tâm: CÁC CÔNG VIỆC CẦN LÀM KHI TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG LÀM THẾ NÀO ĐỂ TỔ CHỨC MỘT TIỆC TẤT NIÊN THÀNH CÔNG |