MỤC LỤCCHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 41.1 Mở đầu 41.1.1 Vài số liệu thống kê về quản lý dự án 41.1.2 Tại sao các dự án bị thất bại 41.1.3 Tại sao các dự án thành công 51.2 Các khái niệm cơ bản 51.2.1 Dự án là gì? 51.2.2 Các đặc trưng của dự án 71.2.3 Dự án Công nghệ Thông tin là gì? 81.2.4 Quản lý Dự án là gì? 111.2.5 Phần mềm quản lý dự án 161.3 Các giai đoạn của dự án CNTT - Vòng đời của dự án CNTT 161.4 Vai trò, trách nhiệm của người quản lý dự án 191.4.1 Vị trí của nhà quản lý dự án trong bối cảnh chung của dự án 191.4.2 vai trò của nhà quản lý dự án 201.4.3 Các kỹ năng cần thiết của người quản lý dự án 201.4.4 Phẩm chất của nhà quản lý dự án 21CHƯƠNG 2: TÍNH CHỈNH THỂ CỦA DỰ ÁN 222.1 Kỳ vọng cho việc lập kế hoạch dự án 222.1.1 Định nghĩa lập kế hoạch 232.1.2 Kế hoạch dự án công nghệ thông tin 242.2 Triển khai kế hoạch dự án 242.3 Thực thi kế hoạch 262.4 Kiểm soát các thay đổi tổng thể 282.4.1 Nguyên tắc quản lý thay đổi 282.4.2 Vị trí quy trình kiểm soát thay đổi 292.4.3 Kỹ thuật kiểm soát 30CHƯƠNG 3. QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN 3113.1Quản lý Phạm vi là gì ? 313.2Qui trình quản lý phạm vi dự án 313.2.1 Khởi động 313.2.2 Lập kế hoạch phạm vi 333.2.3 Xác định phạm vi 343.2.4 Kiểm tra phạm vi 373.2.5 Điều khiển thay đổi phạm vi 38CHƯƠNG 4. QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN 394.1Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian 394.2Qui trình quản lý thời gian dự án 394.2.1 Xác định các hoạt động 394.2.2 Sắp thứ tự các hoạt động 414.2.3 Ước lượng thời gian các hoạt động 414.2.4 Triển khai lịch hoạt động 574.2.5 Kiểm soát, điều khiển lịch hoạt động 59CHƯƠNG 5. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 565.1Tầm quan trọng của việc quản lý chi phí 565.2Một số khái niệm cơ bản 565.3Qui trình quản lý chi phí dự án 565.3.1 Lập kế hoạch chi phí 565.3.2 Ước lượng chi phí 585.3.3 Dự toán chi phí 635.3.4 Kiểm soát và điều chỉnh chi phí 64CHƯƠNG 6. QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN 686.1Chất lượng là gì ? 686.2Qui trình quản lý chất lượng dự án 696.2.1 Lập kế hoạch quản lý chất lượng dự án 706.2.2 Đảm bảo chất lượng 716.2.3 Kiểm soát chất lượng dự án 742CHƯƠNG 7: QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA DỰ ÁN 797.1 Tầm quan trọng của quản lý nguồn nhân lực 797.2 Bí quyết quản lý con người qua các học thuyết 797.2.1 Các học thuyết về động cơ 807.2.2 Học thuyết về ảnh hưởng và sức mạnh 817.2.3 Học thuyết về hiệu quả 827.3 Qui trình quản lý nguồn nhân lực (NNL). 827.3.1 Lập kế hoạch tổ chức 837.3.2 Thu nhận nhân viên 847.3.3 Phát triển nhóm 84CHƯƠNG 8. QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN 868.1 Tầm Quan trọng của Quản lý rủi ro 868.2 Qui trình Quản lý Rủi ro. 868.2.1 Lập Kế họach quản lý rủi ro 878.2.2 Nhận biết rủi ro 888.2.3 Phân tích tính chất rủi ro (Định tính) 898.2.4 Phân tích mức độ rủi ro (Định lượng) 908.2.5 Kế hoạch đối phó rủi ro 918.2.6 Giám sát và kiểm soát rủi ro 91CHƯƠNG 9. QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN 939.1 Tầm quan trọng của Quản lý Tích hợp 939.2 Qui trình Quản lý Tích hợp 939.2.1 Phát triển kế hoạch dự án 949.2.2 Thực thi kế hoạch dự án 959.2.3 Điều khiển thay đổi tích hợp 963CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁNCÔNG NGHỆ THÔNG TINMỤC ĐÍCHHiểu được các khái niệm: Dự án, quản lý dự án, quản lý dự án công nghệ thông tin. Nắm được các nội dung công việc cần thực hiện trong vòng đời dự án. Nắm được kiến thức, kỹ năng cần thiết để quản lý dự án. Hiểu được các nhu cầu ngày càng tăng của nghề quản lý dự án, đặc biệt đối với các dự án công nghệ thông tin (CNTT). Mở đầu Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý hay một cánhân có tham vọng trở thành nhà quản lý.Để hiểu rõ và làm chủ được những kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt động quản lý dự án, cụ thể là các dự án công nghệ thông tin - CNTT, trước tiên, các bạn cần phải trang bị những kiến thức cơ bản nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ vềquản lý dự án CNTT.1.1.1 Vài số liệu thống kê về quản lý dự ánMỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào các dự án, bằng ¼ GDP của Mỹ. Toàn thế giới chi gần 10 nghìn tỉ USD cho tất cả các loại dự án, trong số 40.7 nghìn tỉ USD của tổng sản lượng toàn cầu. Hơn 16 triệu người xem quản trị dự án là nghề của mình. Các chuyên gia ngày càng nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý dự án. Tom Peters đã viết trong cuốn sách của mình “Reinventing Work: the Project 50”, “Ngày nay muốn chiến thắng bạn phải nắm vững nghệ thuật quản lý dự án!” 1.1.2 Tại sao các dự án bị thất bại- Bị hủy: 33% các DA bị hủy do vượt thời gian hay chi phí so với kếhoạch ban đầu.- Quá tải: Nhu cầu các dự án CNTT ngày càng tăng- Không hiệu quả: Nhiều DA không bao giờ được sử dụng.Một vài ví dụ về các dự án thất bại:Cơ quan “Internal Revenue System” của Mỹ đã phải hủy bỏ dự án “hiện đại hóa hệ thống thuế”, sau khi đã chi phí 4 tỉ USD. 4Bang California đã chi 1 tỉ USD cho hệ thống cơ sở dữ liệu phúc lợi xã hội mà không dùng được. Dự án “xây dựng hệ thống kiểm soát không lưu” của Anh với kinh phí 339 triệu £ đã bị trễ 2 năm. Dự án CNTT tại Cục Thuế thu nhập Thái Lan: vay ngân hàng thế giới 41 triệu USD (phần cứng) + 11 triệu USD (phần mềm) + 1,2 triệu USD (đào tạo) + 2 triệu USD (truyền thông, điện, nước, ). Bị đánh giá là thất bại, ngân hàng thế giới đã không đồngý để Chính phủ Thái Lan kéo dài dự án! Dự án "Hệ thống Điện tử xử lý thông tin tại SeaGames 22 của VN": kinh phí dự kiến 15 tỷ VND, đến tháng 6/2003 đã chi tới 90 tỷ VND. (Theo tạp chí PC Word B, 7/2003)1.1.3 Tại sao các dự án thành côngĐúng thời hạn, trong phạm vi kinh phí cho phép: Vượt quá khoảng 10% → 20% được coi là chấp nhận được. Nhóm thực hiện không cảm thấy bị kiểm soát quá mức. - Khách hàng thỏa mản: Sản phẩm của DA giải quyết được vấn đề,khách hàng được tham gia vào quá trình quản lý DA.- Người quản lý hài lòng với tiến độ.1.2 Các khái niệm cơ bản1.2.1 Dự án là gì?Theo quan điểm chung dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cần phải thực hiện theo một phương pháp riêng, trong khuôn khổ nguồn lực riêng, kế hoạch tiến độ cụ thể nhằm tạo ra một sản phẩm mới. Từ đó cho thấy, dự án có tính cụ thể, mục tiêu rõ ràng xác định để tạo ra một sản phẩm mới.Theo PMBOK® Guide 2000, p. 4, dự án là “một nỗ lực tạm thời được cam kết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”. Theo cách định nghĩa này, hoạt động dự án tập trung vào 2 đặc tính:Nỗ lực tạm thời: mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể. Dự án chỉ kết thúc khi đã đạt được mục tiêu dự án hoặc dự án thất bại. Sản phẩm và dịch vụ là duy nhất: điều này thể hiện có sự khác biệt so với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc kết quả của dự án khác. Có thể định nghĩa khái niệm về dự án một cách tổng quát nhất: “Dự án là một tập hợpcác công việc, được thực hiện bởi một tập thể người có chuyên môn, nhằmđạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự5kiến” (Ngô Trung Việt – Phương pháp luận quản lý dự án CNTT).Về mặt định lượng, dự án thường được mô tả ngắn gọn và trực quan qua 5 yếutố sau:Có nghĩa dự án là một đối tượng bị chi phối bởi năm yếu tố chính:Yêu cầu (hay còn gọi là phạm vi, biên của bài toán): Nghĩa là xác định những gì dự án sẽ làm và những gì không làm. Việc xác định phạm vi và bắt đầu bằng một biên đúng là rất quan trọng, mặc dù biên này có thể thay đổi sau đó. Nhiệm vụ và cũng là thách thức của người quản lý dự án là dò tìm, nắm bắt được các thay đổi này và điều tiết chúng.Thời gian: Thường tỷ lệ nghịch với chi phí. Dự án càng kéo dài thì chi phí càng tăng cao và ngược lại. Thời gian là một loại tài nguyên rất đặc biệt, người ta thường nói “thời gian là vàng là bạc” nhưng vàng bạc có thể để dành, kiếm thêm hoặc chi tiêu cònthời gian thì không. Mỗi sáng thức dậy mỗi người có 24 giờ, muốn để dành không dùng chúng cũng không được, muốn kiếm thêm mỗi ngày nhiều hơn 24 giờ cũng không được. Tại sao cũng một ngày với ngần ấy giờ mà có người làm được nhiều việc,có người làm được ít việc, có người chẳng làm được việc gì? Đó chính là một trong những lý do ảnh hưởng tới sự thành công hay thất bại của một dự án.Chi phí: Sau khi thương lượng và ký hợp đồng xong thì chi phí thực hiện dự án được chốt lại. Một nhiệm vụ quan trọng của người quản lý dự án là quản lý các chi tiêu trong dự án sao cho không bị vượt ngân sách.Chất lượng: Thường người ta chỉ quan tâm chất lượng của sản phẩm mà quên đi chất lượng của qui trình làm ra sản phẩm ấy. Bởi vậy khi nói đến chất lượng cần xétkhía cạnh: Chất lượng của sản phẩm. Chất lượng của qui trình làm ra sản phẩm đó. Một qui trình tốt sẽ cho ra những sản phẩm có chất lượng tốt và ổn định. Với dự án công nghệ thông tin sản phẩm cuối là một hệ thống phần mềm. Vì vậy, để tạo được6một phần mềm có chất lượng, một trong những nhiệm vụ đầu tiên của người quản lý dự án là chọn ra một qui trình làm phần mềm có chất lượng và thích hợp với bài toán.Tài nguyên: Bao gồm: con người, máy móc, thiết bị, cơ sở vật chất, các tiện ích vật lý…Một trong năm yếu tố trên thay đổi thì bốn yếu tố còn lại sẽ bị ảnh hưởng theo, nghĩa là dự án sẽ rơi vào thế mất cân bằng. Không thể thực hiện một dự án với yêu cầu rất nhiều, chất lượng thật cao, chi phí thật thấp và tài nguyên thật ít, như vậy là mất cân bằng.Trách nhiệm của người quản lý dự án là luôn giữ dự án ở thế cân bằng. Thế cân bằng này là rất mong manh do bản chất luôn thay đổi của dự án.1.2.2 Các đặc trưng của dự ánDự án có mục đích, kết quả rõ ràng: Tất cả các dự án thành công đều phải có kết quảđược xác định rõ ràng như một toà nhà chung cư, một hệ thống mạng, một hệ thống mạng cáp truyền hình, … Mỗi dự án bao gồm tập hợp các nhiệm vụ cần thực hiện, mỗinhiệm vụ cụ thể này khi thực hiện sẽ thu được kết quả độc lập và tập hợp các kết quả đó tạo thành kết quả chung của dự án. Các kết quả này có thể theo dõi, đánh giá bằng hệ thống các tiêu chí rõ ràng. Nói cách khác, dự án bao gồm nhiều hợp phần khác nhauđược quản lý, thực hiện trên cơ sở đảm bảo thống nhất các chỉ tiêu về thời gian, nguồn lực (chi phí) và chất lượng. Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn: dự án là một sự sáng tạo. Giống như các thực thể sống, dự án cũng trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển và kết thúc hoàn thành. Nó không kéo dài mãi mãi, khi dự án kết thúc hoàn thành, kết quả dự án được chuyển giao, đưa vào khai thác sử dụng, tổ chức dự án giải tán. Sản phẩm, kết quả của dự án mang tính độc đáo, mới lạ: Khác với các quá trình sản xuất liên tục, có tính dây chuyền, lặp đi lặp lại, kết quả của dự án không phải là sảnphẩm sản xuất hàng loạt, mà có tính mới, thể hiện sức sáng 7tạo của con người. Do đó, sản phẩm và dịch vụ thu được từ dự án là duy nhất, hầu như khác biệt so với các sản phẩm cùng loại. Tuy nhiên, trong nhiều dự án, tính duy nhất thường khó nhận ra. Vì vậy, mỗi dự án cần phải tạo ra những giá trị mới chẳng hạn thiết kế khác nhau, môi trường triển khai khác nhau, đối tượng sử dụng khác nhau … Từ đó cho thấy nếu 2 dự án hoàn toàn giống nhau và không tạo được giá trị nào mới, nó thể hiện có sự đầu tư trùng lặp, gây lãng phí, đây là tình trạng phổ biến của các dự án nói chung, dự án Công nghệ thông tin (CNTT) nói riêng.Dự án liên quan đến nhiều bên: Dự án nào cũng có sự tham gia của nhiều bên hữu quan như: nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng) và trong nhiều trường hợp có cả cơ quan quản lý nhà nước đối với các dự án sử dụng nguồn vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước. Tuỳ theo tính chất của dự án và yêu cầu của nhà tài trợ mà sự tham gia của các thành phần trên có sự khác nhau. Để thực hiện thành công mục tiêu của dự án, các nhà quản lý dự án cần duy trì thường xuyên mối quan hệ với các bộ phận quản lý khác. Dự án thường mang tính không chắc chắn (tạm thời) – có nhiều rủi ro: Hầu hết các dự án đòi hỏi quy mô tiền vốn, vật liệu và lao động rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian giới hạn. Đặc biệt đối với các dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi cứ sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư và vận hành kéo dài thường xuất hiện nguy cơ rủi ro rất cao. Môi trường tổ chức, thực hiện: Quan hệ giữa các dự án trong một tổ chức là quan hệ chia sẻ cùng một nguồn lực khan hiếm như đội ngũ lập yêu cầu hệ thống, kiến trúc sư, lập trình, kiểm định chất lượng, đào tạo - chuyển giao … Đồng thời, dự án cạnh tranh lẫn nhau về cả tiền vốn, thiết bị. Đặc biệt, trong một số trường hợp thành viên ban quản lý dự án có “2 thủ trưởng” nên không biết phải thực hiện mệnh lệnh của của cấp trên trực tiếp nào khi mà hai mệnh lệnh có tính mâu thuẫn. Từ đó, có thể thấy rằng, môi trường quản lý dự án có nhiều mỗi quan hệ phức tạp nhưng hết sức năng động. 1.2.3 Dự án Công nghệ Thông tin là gì?CNTT = Phần cứng + Phần mềm, sự tích hợp phần cứng, phần mềm và con người.Dự án CNTT = Dự án liên quan đến phần cứng, phần mềm, và mạng.Thí dụ DA CNTT: Dự án xây dựng hệ thống tính cước và chăm sóc khách hàng tại các Bưu điện Tỉnh/Thành, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.Dự án CNTT bắt buộc phải có phần mềm và dữ liệu. Nếu chỉ có phần cứng thì chỉ coi là một dự án mua sắm trang bị.8Vì vậy khi nói đến dự án CNTT và quản trị dự án CNTT thì vấn đề chủ yếu là dự án và quản trị dự án phần mềm. Vì vậy người ta quan niệm dự án CNTT là dự án có phần mềm.Phân loại dự án CNTT (theo Thư viện Học liệu Mở Việt Nam - Vietnam Open Educational Resources (VOER))Phân loạiLập trình viênThời gianSố dòng lệnh (SLOC -Source Line Of Code)Rất nhỏ11 tháng500Nhỏ11-6 tháng1000-2000Vừa2-51-2 năm5000-50000Lớndưới 1002-3 năm50000-100000Rất lớndưới 5004-5 năm1000000Cực lớntrên 5005-10 nămtrên 1000000 |
