Tại sao phải quản lý dự án

Nhắc đến quản lý dự án, nhiều người thường hình dung rất to tát như xây dựng đại đô thị, tàu vũ trụ Thật ra, dự án là một thứ rất đỗi thân quen, thậm chí khiến bạn giật mình.

Bài viết này cùng bạn làm rõ khái niệm quản lý dự án là gì. Và quan trọng hơn, ai cần biết kỹ năng này?

Quản lý dự án là gì?

Theo định nghĩa chính thức về quản lý dự án (project managment) trên Wikipedia, Quản lý dự án là quá trình dẫn dắt công việc của một đội nhóm nhằm đạt được tất cả các mục tiêu của dự án trong những ràng buộc nhất định. Các ràng buộc chính là phạm vi, thời gian và ngân sách.

Còn theo định nghĩa từ Viện Quản Lý Dự Án PMI thì Quản lý dự án là việc sử dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật cụ thể để cung cấp một cái gì đó có giá trị.

Một dự án là bất kỳ nỗ lực tạm thời nào có thời điểm bắt đầu và kết thúc được xác định. Tùy thuộc vào độ phức tạp, nó có thể được quản lý bởi một người hoặc hàng trăm người.

So sánh dự án (project) với hoạt động (operation)

Dự án (project)

• Tạm thời
• Kết quả là duy nhất
• Kết thúc khi đạt mục tiêu

Hoạt động (operation)

• Liên tục
• Kết quả là lặp lại
• Tiếp tục với mục tiêu mới

Các ví dụ về dự án

Dưới đây là một vài ví dụ về dự án.

• Phát triển một sản phẩm hoặc dịch vụ mới
• Xây dựng một tòa nhà
• Thiết kế một phương tiện giao thông mới
• Xây dựng hệ thống dữ liệu mới
• Tổ chức một cuộc họp
• Thực hiện một quy trình kinh doanh mới
• Cải tạo nhà bếp
• Tổ chức chuyến du lịch gia đình
• Tổ chức đám cưới

Bạn sẽ thấy có những việc rất thân quen như du lịch gia đình, tổ chức đám cưới bởi nó đều mang tính chất của một dự án.

Như vậy, bạn chắc sẽ trả lời được câu hỏi ai cần biết kỹ năng quản lý dự ánrồi chứ ?

Chính xác! Câu trả lời chính là tất cả mọi người.

Project manager (người quản lý dự án) là người phụ trách dự án, chịu trách nhiệm với thành công và thất bại.

Project sponsor là người tài trợ mọi nguồn lực cần thiết cho dự án.

Vì sao phải học quản lý dự án?

Mục tiêu lớn nhất là để công việc chúng ta dự kiến thực hiện đạt được kết quả như mong muốn.

Khi học, chúng ta sẽ biết trình tự các giai đoạn của dự án:

• Khởi tạo dự án, xác định mục tiêu
• Lập kế hoạch dự án
• Triển khai
• Giám sát và kiểm soát tiến độ, chất lượng
• Đóng dự án

Các trường hợp đơn giản dễ hiểu sau đây đều được coi là ví dụ về quản lý dự án chưa tốt. Để bạn hiểu vai trò của kỹ năng này ngay trong cuộc sống đời thường:

• Đúng hôm tổ chức hôn lễ thì trời mưa to. Toàn bộ rạp dựng ngoài trời bị ướt. Khung cảnh di chuyển các mâm cỗ trở nên hỗn loạn. Theo kỹ năng quản lý dự án, đây là vấn đề về việc quản lý rủi ro.
• Chuyến đi du lịch góp tiền chung của nhiều gia đình, nhưng người phụ trách không báo cáo thu chi chi tiết. Vấn đề này thuộc kỹ năng quản lý stakeholder (các bên liên quan).
• Trượt một cuộc thi có thể do việc lập kế hoạch chưa được thực hiện. Thiếu liệt kê đầy đủ các nội dung sẽ thi để lên kế hoạch ôn chẳng hạn.

Với dự án càng phức tạp, độ khó càng tăng khiến PM phải liên tục cập nhật kỹ năng.

Nếu chọn con đường quản trị dự án chuyên nghiệp, nhiều người đã đầu tư thời gian và công sức để gặt hái chứng chỉ PMP do Viện Quản Lý Dự Án Hoa Kỳ PMI cấp.

Bạn cũng có thể tham khảo thêm nếu đam mê lĩnh vực này.