Hiện nay thật khó có thể tìm được một trình soạn thảo văn bản miễn phí nào tốt hơn Google Docs. Bạn có thể cập nhật sơ yếu lý lịch, làm việc hoặc thậm chí viết bài ngay trên trình duyệt web của mình nhờ Google Docs.
Với Google Drive, bạn có thể truy cập tất cả tài liệu từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị di động nào mà bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google. Ví dụ, bạn có thể lưu lại nội dung công việc đang làm trên PC ở công ty và bạn có thể tiếp tục công việc trên điện thoại tại nhà hoặc bất cứ đâu miễn là có kết nối internet.
Có những lúc bạn không có quyền truy cập internet nhưng cần chỉnh sửa tài liệu. Bạn cần thực hiện một vài thao tác để có thể tiếp tục sử dụng Google Docs và vẫn có quyền truy cập vào tất cả các file ngay cả khi ngoại tuyến.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách truy cập file trên Google Docs, Google Slides và Google Sheets khi không có kết nối internet.
Xem thêm: Hướng dẫn khắc phục sự cố khi Google Docs và Google Sheets không tự động lưu
Cách cài đặt Google Docs Offline trên PC
1. Cài đặt Chrome
Tính năng ngoại tuyến của Docs chỉ hoạt động trong trình duyệt của Google. Nếu đang sử dụng Firefox, Safari, Edge hoặc bất kỳ trình duyệt nào khác, bạn nên tải xuống và cài đặt trình duyệt Chrome.
2. Đăng nhập vào tài khoản Google
Các thông tin mà bạn truy cập và tìm kiếm trên Google đều được liên kết với tài khoản Google của bạn. Các thông tin trên Google Docs cũng được liên kết với tài khoản mà bạn đang sử dụng. Sau khi đã cài đặt trình duyệt Chrome, hãy đăng nhập vào tài khoản của bạn trong Chrome.
3. Tải xuống Tiện ích mở rộng Google Docs Offline
Chrome cho phép cài đặt các tiện ích mở rộng của trình duyệt để thêm các tính năng mới và nâng cao trải nghiệm tổng thể. Để truy cập khi không có kết nối internet, Google Docs Offline sẽ cho phép bạn sử dụng Google Docs, Slides và Sheets ngay cả khi bạn mất quyền truy cập Internet.
4. Bật quyền truy cập ngoại tuyến
Mở Google Docs và đăng nhập vào tài khoản Google nếu bạn chưa đăng nhập. Nhấn vào danh mục tác vụ ở góc trên bên trái của màn hình, chọn Settings và bật chuyển đổi Offline. Sau đó bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa và lưu tài liệu bất cứ khi nào mất mạng. Google sẽ tải xuống một số file mới nhất để bạn có thể chỉnh sửa các file đó ngay cả khi chưa mở file. Đối với các file cũ hơn, bạn cần tải xuống trước.
Cách cài đặt Google Docs Offline trên thiết bị di động
Trên thiết bị di động, việc bật truy cập ngoại tuyến cho Docs đơn giản hơn một chút.
1. Tải xuống các ứng dụng cần thiết
Google cung cấp các ứng dụng riêng biệt cho Google Drive, Docs, Slides và Sheets trên iOS và Android. Tải các ứng dụng cần thiết xuống điện thoại và máy tính bảng để sử dụng khi không có internet.
2. Cài đặt các file mới nhất ở chế độ ngoại tuyến
Trên ứng dụng Drive mà bạn chọn, nhấn vào danh mục tác vụ ở góc trên cùng bên trái màn hình, sau đó nhấn vào Settings và bật nút chuyển đổi của tùy chọn “Make recent files available online”.
Nút chuyển đổi của “Make recent files available online” sẽ áp dụng cho từng tài khoản trên thiết bị. Bạn cần bật nút chuyển đổi đó cho từng ứng dụng, hãy lặp lại trên ứng dụng Slides và Sheets nếu cần.
Các ứng dụng dành cho thiết bị di động sẽ tự động phát hiện những file được sử dụng thường xuyên và giữ một bản sao để bạn sử dụng khi ngoại tuyến. Tuy nhiên, nếu cần đảm bảo các file có sẵn, bạn hãy làm theo hướng dẫn trong phần tiếp theo dưới đây.
3. Cài đặt cho các file cụ thể có sẵn khi ngoại tuyến
Theo mặc định, Google tiết kiệm dung lượng bằng cách chỉ giữ lại các bản sao của các file mới nhất bạn đã chỉnh sửa. Bạn sẽ có một số tùy chọn nếu muốn đảm bảo một số file nhất định luôn có sẵn khi không có internet. Trên laptop, bạn có thể tải xuống ứng dụng Google Drive Backup and Sync để giữ bản sao của tất cả các file hoặc chỉ giữ một số thư mục nhất định trên màn hình. Điều này làm cho Drive hoạt động rất giống Dropbox.
Nếu chỉ tải xuống các file cụ thể, bạn nên tìm file muốn giữ lại trong Google Drive Backup and Sync. Nhấn vào biểu tượng ba chấm “More” và bật nút chuyển “Available offline”. Lặp lại các bước cho mỗi file. Bạn có thể mở các file bạn cần và ứng dụng sẽ tải xuống mà không gặp bất kỳ sự cố nào.
Sử dụng một file bất kỳ khi ngoại tuyến, bạn sẽ thấy một biểu tượng hình tròn có dấu check bên trong file đó. Nếu đang chỉnh sửa file mà không có kết nối internet, sẽ xuất hiện một biểu tượng hình tròn có hình tia chớp bên cạnh tên tài liệu. Sau khi có kết nối internet trở lại, các thay đổi sẽ đồng bộ hóa và các ký hiệu sẽ biến mất.