Hôm trước có chia sẻ với anh em về cách đặt tên file sao cho dễ tìm, nay mời anh em tham khảo thêm cách bố trí, sắp xếp folder sao cho gọn, khoa học. Mục tiêu là chúng ta dễ tìm thấy tài liệu của mình một cách nhanh chóng nhất có thể ngay cả khi bạn quên hẵn tên của file cần tìm (nếu nhớ file thì Windows Search hay macOS Spotlight kiếm ra cái một). Một thứ nữa mà topic này nhắm tới là tạo được một thói quen ngăn nắp, gọn gàng về quản lý file mà mình nghĩ là sẽ rất có ích cho anh em khi quản đống file cá nhân cũng như các file đi học, đi làm. Những dấu hiệu cho thấy bạn cần sắp xếp lại file
Nghĩ về công việc, về việc học của bạn trước khi bắt đầu Trước khi đụng tay đụng chân vào bất kì thứ gì trên máy tính, hãy dành hẳn một khoảng thời gian kha khá để nghĩ về những thứ mà anh em đã, đang và sắp phải lưu lên máy tính của mình. Có 1 câu hỏi mà mình thường tự hỏi, tự trả lời mà mình nghĩ là cũng sẽ áp dụng được cho anh em, đó là: Quảng cáo Những nơi nào anh em phải làm việc với file? File cá nhân, file đi học, file làm ở công ty toàn thời gian, file làm ở chỗ part time, file làm tự do? Trả lời được câu hỏi này, anh em sẽ hình dung được cấu trúc tổng quát của cây thư mục mà anh em cần chia, và cũng là cách rất gọn gàng để sắp xếp, tìm kiếm file được nhiều người sử dụng. Anh em cũng sẽ tách riêng được những thứ cho công việc và những thứ chỉ dành cho bản thân mình xài trên máy tính. Để khỏi quên và thiếu sót, anh em vẽ ra giấy hay xài một app nào đó để phác thảo mindmap như mình làm bên dưới. Hình này cũng là cấu trúc thư mục ở mức cao nhất mà mình đang áp dụng cho chính bản thân.  Sử dụng sẵn các thư mục của hệ điều hành Dù là Windows hay macOS thì ngay khi bạn mua máy tính về đã có sẵn một số thư mục chuẩn mà hệ điều hành tạo cho chúng ta.. Nó khá giống với cấu trúc mà mình nghĩ được ở mindmap bên trên, và nếu anh em cũng tổ chức file theo cách giống như vậy thì hãy dùng luôn những folder này cho tiện và gọn. Vừa có sẵn loạt shortcut trên Windows Explorer / Finder để truy cập nhanh, vừa được hệ điều hành quét sẵn và luôn theo dõi để tăng tốc độ search khi cần.
Đừng phân loại theo định dạng file mà hãy phân theo công dụng, chức năng, loại nội dung Mình thấy có nhiều người xung quanh mình chia file theo dạng này: tất cả file MP3 lưu vào một chỗ, tất cả file Word lưu vào một chỗ, tất cả file PowerPoint lại nhét vào một chỗ khác. Trong từng folder lớn lại chia tiếp thành nhiều folder con, ví dụ như PowerPoint thuyết trình, Excel tính tiền lương, hay folder Nhạc ngoại chẳng hạn. Đây không phải là ý hay vì giả sử anh em cần xem hết file liên quan đến một môn học nào đó, hay liên quan đến một dự án nhất định thì phải lướt qua nhiều folder rất cực. Ít có khi nào một dự án chỉ sinh ra 1 file với 1 định dạng duy nhất lắm, mà thường nó sẽ có file báo giá bằng Word, file bảng tính bằng Excel, hợp đồng bằng PDF, chưa kể các file chuyên dụng nữa. Quảng cáo Thay vào đó, bạn nên sử dụng cấu trúc thư mục cha như mình gợi ý ở trên, rồi chia tiếp folder công việc thành nhiều dự án nhỏ, mỗi folder dự án chứa tất cả các file có liên quan. Cách quản lý này tạm gọi là quản lý tập trung (centralized), nhờ đó mà bạn sẽ tìm rất nhanh. Ví dụ có ai hỏi bạn về báo giá, bạn cứ đi vào đúng folder với tên của dự án là thấy, không cần nhớ thêm định dạng của file làm gì cho cực. Hoặc có ai đó nhờ bạn cho xem bài tập X của môn Y, bạn cứ vào đúng thư mục của Y là có hết. Bên dưới là ví dụ về cách sắp xếp file của mình dựa trên sơ đồ ban đầu. Đừng ngại phân chia nhiều lớp thư mục con Mình có hỏi sơ qua vài người về việc họ không chia thành các thư mục con mà cứ dồn hết chung vào một nơi thì đây là những lý do mình được nghe nhiều nhất:
Còn hình bên dưới là ví dụ về cách xếp file hồi mình còn đi học: trường > môn học > thư mục riêng cho bài tập, bài giảng, các bài làm nhóm... Quảng cáo Đặt tên file theo một quy chuẩn chung Việc này giúp bạn phân biệt tốt hơn giữa các phiên bản cũng như mục đích sử dụng của file. Tức là chỉ cần nhìn vào tên file bạn sẽ biết hết những thông tin này, tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều so với việc phải mở Properties hay vào Get Info trên macOS để xem chi tiết. Nó cũng giúp tính năng sắp xếp file của hệ thống hoạt động ngon lành hơn, bạn dễ nhìn thấy file cần tìm hơn. Quy tắc mà mình thường sử dụng như sau: <Nội dung chính>_<Tên công ty / môn học / khách hàng>_<phiên bản>_<năm-tháng-ngày> Ví dụ đơn giản: file Word chứa hợp đồng với khách hàng Team Express, phiên bản hoàn chỉnh, soạn xong vào ngày 26 tháng 3 năm 2013 sẽ được đặt như sau: Hop_dong_Team_Express_v4_final_20170326.docx Mình đã từng chia sẻ kĩ về vụ tên file, mời anh em xem qua ở topic: Đặt tên file như thế nào cho dễ tìm, dễ hiểu? Dùng shortcut khi bạn cần đưa tạm file đi đâu đó Khi bạn cần một file để tạm vào thư mục A mà file đó lại đang nằm ở B, thay vì copy file từ A sang B thì bạn chỉ cần tạo một shortcut của file rồi chép shortcut này vào B là xong. Bằng cách này bạn không phải copy file đi lung tung, trong khi vẫn dễ quản lý và dễ tìm thấy nội dung khi cần, lại còn tiết kiệm được không gian ổ cứng nữa chứ. Anh em lưu ý, cách này chỉ áp dụng nếu file đó là file mà anh em không chỉnh sửa riêng cho B. Ví dụ, hợp đồng cho A mà có dính B trong đó thì tạo shortcut là hợp lý. Nhưng nếu hợp đồng cho A riêng, B riêng thì vẫn phải copy ra chứ không nó ghi đè lên file gốc thì mệt. Cách tạo shortcut:
Dùng cố định một cách sắp xếp trên mọi máy của bạn, kể cả mây Khi đã chọn được một cách bố trí file quen thuộc và quyết định theo nó, bạn cần áp dụng cho nó cho tất cả máy tính của mình, máy phụ, máy chính, máy ở nhà, máy công ty. Nếu bạn có lưu file lên các dịch vụ đám mây như Google Drive hay Dropbox hay OneDrive thì cũng lấy cấu trúc đó mà theo. Làm như vậy bạn sẽ không bị lộn khi chuyển giữa các máy tính với nhau, hoặc khi mua máy tính mới cần sync lại dữ liệu cũ. Tập luyện thường xuyên Điều cuối cùng muốn nhắn nhủ tới anh em đó là việc lưu file theo cấu trúc như thế này không phải ngày một ngày hai là quen. Chúng ta đã quen cách bừa bộn quá lâu nên để chuyển sang một cái ngăn nắp hơn sẽ cần luyện tập nhiều. Có thể vài lần đầu còn làm lộn, mỗi lần như vậy anh em chịu khó di chuyển file lại cho ngăn nắp. Nếu chú ý tạo thói quen giữa file ngăn nắp thì chỉ vài tuần là mọi thứ đâu vào đấy, anh em sẽ quen và tự làm điều đó một cách vô thức, chẳng cần phải suy nghĩ hay để ý gì thêm. |
