KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đo lường hiệu suất, hiệu quả công việc và cũng là thước đo để doanh nghiệp đánh giá năng lực của nhân viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi áp dụng KPI vào quá trình quản trị và vận hành khiến cho kết quả đạt được không như mong muốn. Vậy những khó khăn đó là gì? Hãy cùng PharMarketing tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây để từ đó đưa ra giải pháp khắc phục tối ưu nhất nhé.
Đưa các chỉ tiêu đánh giá lượng hóa thành KPI
Việc áp đặt các chỉ tiêu đánh giá lượng hóa thành KPI là một sai lầm điển hình của hầu hết doanh nghiệp. Nguyên nhân của việc này là do nhiều doanh nghiệp đang gộp các chỉ tiêu đánh giá lượng hóa mà không lý giải được chỉ tiêu nào có thể gắn được với KPI.
Bên cạnh đó, có rất nhiều chỉ tiêu không được sử dụng để đánh giá hiệu quả làm việc của từng cá nhân, bộ phận hay doanh nghiệp nhưng vẫn được tính là KPI. Điều này khiến các nhà quản trị hiểu sai về bản chất của KPI, đưa ra các chỉ tiêu không hợp lý, từ đó, gây ra những khó khăn trong quá trình điều hành doanh nghiệp.
Thực hiện KPI không gắn với lương thưởng
Đây cũng là một khó khăn khi áp dụng KPI mà nhiều doanh nghiệp đang mắc phải hiện nay. Thông thường, các nhà quản lý trong doanh nghiệp chỉ bàn giao KPI cho nhân viên và đánh giá dựa trên kết quả đạt được mà không tạo ra những động lực để họ hoàn thành xuất sắc công việc, thậm chí vượt ngoài mong đợi.
Không tạo động lực cho nhân viên sẽ dẫn tới việc các cá nhân trong doanh nghiệp chỉ áp dụng KPI một cách hời hợt và không cố gắng để tạo ra nhiều giá trị hơn. Điều này, cũng là một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp không tạo được môi trường “làm việc hết mình” cho nhân viên và khiến họ quyết định không gắn bó lâu dài.
Đưa ra chỉ tiêu KPI không theo quy định
Nhiều nhà quản lý đặt ra KPI cho nhân viên dựa trên bảng phân công công việc mà không bám sát theo những nguyên tắc phân chia chức năng công việc cụ thể mà nhân viên đó đang đảm nhận. Điều này dẫn đến tình trạng KPI đặt ra không khả thi, không phù hợp với năng lực của nhân viên và ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung.
Ngoài ra, việc giao chỉ tiêu KPI không theo quy định có thể làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Do đó, việc chuẩn hóa các quy định chức danh của từng công việc cụ thể để làm cơ sở đặt KPI cho các cá nhân là một điều kiện bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện đúng.
Xây dựng quá nhiều KPI cho một vị trí hoặc bộ phận thực hiện
Việc đặt quá nhiều KPI cho một vị trí hoặc một bộ phận là một khó khăn khi áp dụng KPI gây ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc. Đây cũng là nguyên nhân làm giảm sự tập trung của các cá nhân hay tập thể vào các chỉ tiêu KPI quan trọng. Hoặc cá nhân, bộ phận tuy là hoàn thành nhiệm vụ nhưng kết quả đạt được lại không được đánh giá cao.
Các chủ doanh nghiệp thường đặt KPI rất cao, khó có khả năng đạt được và thường áp dụng chỉ tiêu KPI một cách đồng loạt cho tất cả các vị trí. Điều này dẫn đến việc có nhiều chỉ tiêu không cần thiết trong một vị trí, hậu quả là gây ra sự lãng phí về công sức, thời gian của người quản lý và nhân viên. Do đó, người quản lý cần phải hiểu rõ về từng vị trí công việc của nhân viên để đưa ra những KPI đúng và quan trọng.
Chưa có một chiến lược KPI phù hợp
Để đưa ra những chỉ tiêu KPI đúng, bạn cần phải xây dựng một chiến lược phù hợp dựa trên mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Khi có một chiến lược rõ ràng, các chỉ tiêu sẽ được tính toán dựa trên từng dự án, từng vị trí công việc và đảm bảo tính khả thi trong quá trình thực hiện.
Việc đặt ra các chỉ tiêu mà không có chiến lược sẽ gây ra nhiều khó khăn khi áp dụng KPI. Xây dựng KPI sẽ tùy thuộc vào chiến lược của từng doanh nghiệp nhưng sẽ cần phải đảm bảo các yếu tố sau: cụ thể, đo lường được, khả thi và liên quan đến mục tiêu đặt ra. Ngoài ra, người chịu trách nhiệm xây dựng KPI phải là người hiểu rõ về mục tiêu, định hướng của doanh nghiệp, các công việc cần thực hiện và kết quả cần đạt… thì mới có thể đưa ra con số phù hợp.
Nhân viên không hợp tác
Nhân viên không hợp tác hoặc thực hiện một cách hời hợt cũng là một khó khăn khi áp dụng KPI khiến cho nhiều nhà quản lý phải đau đầu. Sự không hợp tác có thể do nhân viên chưa thực sự hiểu rõ về ý nghĩa của KPI nên cảm thấy không cần thiết thực hiện hoặc họ đã quen với việc đánh giá cảm tính.
Để có thể khắc phục được tình trạng này, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo nội bộ về KPI cho nhân viên để họ hiểu rõ lợi ích mà chỉ số này mang lại. Ngoài ra, người đặt ra KPI cũng cần tham khảo ý kiến của nhân viên để xác định chỉ tiêu phù hợp với khả năng của họ. Cùng với đó, đưa ra phần thưởng cho các cá nhân hoàn thành xuất sắc để tạo động lực làm việc cho toàn bộ nhân viên. Mặt khác, doanh nghiệp cần công khai, minh bạch trong quá trình đánh giá năng lực của nhân viên dựa trên KPI.
Kết luận
Trên đây là những khó khăn khi áp dụng KPI mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải hiện nay. PharMarketing mong rằng từ những khó khăn này bạn sẽ tìm ra được giải pháp khắc phục hợp lý nhất. Từ đó, giúp cho doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược KPI phù hợp cho nhân viên của mình. Đừng quên ghé thăm website của PharMarketing thường xuyên để đón đọc những bài viết bổ ích khác nhé. Hẹn gặp lại bạn trong bài viết tiếp theo.