Kế toán xây dựng cơ bản là gì

Kế toán xây dựng là người đảm nhiệm việc bóc tách các chi phí để hạch toán dựa trên giá trị dự toán của dự án mà đơn vị dự thầu đã trúng thầu. Cụ thể bóc tách là việc căn cứ trên bảng dự toán để lấy các phí phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí chung, chi phí máy, chi phí lán trại, thu nhập trước thuế. Rồi so sánh tổng giá trị từng hạng mục, từ tổng giá trị các hạng mục cộng lại so sánh giá trị của cả công trình. Việc bóc tách này nhằm hiểu rõ được những chi phí trong dự toán từ đó giúp kế toán có thể hạch toán chính xác.

Do tính chất, quy mô và nhiều vấn đề khác của mỗi công trình là khác nhau, nên các hạng mục dự toán cũng khác nhau. Việc bóc tách chi phí sẽ được kế toán viên xây dựng sẽ dựa vào những hạng mục này cho từng công trình khác nhau. Kế toán xây dựng sẽ được tổng hợp chi phí riêng ở mỗi công trình, khác với kế toán thương mại dịch vụ. Giá trị của công trình nào thì sẽ được kế toán tổng hợp và hạch toán vào công trình đó.

Kế toán xây dựng phải chịu khối lượng và áp lực công việc rất lớn

Các công việc kế toán xây dựng phải thực hiện

Các công việc mà kế toán xây dựng cần thực hiện khi nhận được các công trình, hợp đồng như sau:

• Theo dõi thường xuyên, bám sát dự toán để kịp thời hỗ trợ đưa nguyên liệu, vật liệu vào công trình nhằm đảm bảo đúng tiến độ thi công.
• Lập và theo dõi bảng lương của người lao động cho từng tiến độ thi công công trình
• Theo dõi chi phí chung phục vụ công trình và chi phí cho máy thi công
• Lập và phân bổ chi phí, tính giá thành cho từng hạng mục công trình, từng công trình khi được nghiệm thu
• Lập báo cáo về tình hình nguyên liệu, vật liệu, kế toán, thuế theo tháng, quý
• Lập Báo cáo tài chính cuối năm và quyết toán thuế
• Sắp xếp, lưu trữ sổ sách, chứng từ cẩn thận, khoa học và dễ tìm kiếm. Đặc biệt là những chứng từ phát sinh, các biên bản nghiệm thu toàn bộ, theo từng giai đoạn và thanh lý hợp đồng
• Đối chiếu, so sánh số liệu thực tế phát sinh và số liệu trong dự toán
• Khi doanh nghiệp cần làm việc với các cơ quan Nhà nước thì kế toán xây dựng sẽ là người đại diện cho doanh nghiệp

Những đặc thù của kế toán xây dựng

Các kế toán trong công ty xây dựng có những điểm đặc biệt, khác so với các kế toán khác. Việc xác định những đặc thù trong ngành và thực hiện bổ sung nghiệp vụ để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao là cực kỳ quan trọng.

Đầu tiên, việc xây dựng bất kỳ công trình nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố do vậy giá xây dựng ở mỗi nơi là khác nhau, kế toán xây dựng phải vận dụng giá hợp lý cho mỗi công trình khác nhau, đồng thời cũng phải căn cứ vào dự toán để xác định tiêu hao ngày công, vật tư,… chứ không hoàn toàn xác định theo trị giá.

Nhằm mục đích hiểu rõ được những chi phí trong dự toán, kế toán xây dựng sẽ bóc tách các chi phi để hạch toán dựa giá trị dự toán của dự án mà đơn vị dự thầu đã trúng thầu. Từ đó sẽ giúp cho kế toán có thể hạch toán chính xác.

Đặc biệt, sự khác biệt giữa kế toán xây dựng với kế toán thương mại dịch vụ đó mỗi một công trình sẽ được tổng hợp chi phí riêng. Giá trị của công trình nào sẽ được kế toán viên tổng hợp và hạch toán vào công trình đó nên mỗi một công trình xây dựng sẽ đi kèm với mỗi hạng mục dự toán riêng, dựa vào mỗi hạng mục này để tách chi phí cho từng công trình khác nhau.

Kế toán sẽ lên bảng tổng hợp để tập hợp các loại chi phí cấu thành nên giá thầu của công trình dựa vào bảng dự toán được cung cấp bởi bộ phận kỹ thuật. Dựa vào các chi phí đó để xác định số lượng hóa đơn phù hợp để đưa vào hạch toán đó có tương đương hay không? Phần mềm cơ bản mà kế toán viên bắt buộc thành thạo là Excel.

Kế toán xây dựng sẽ phải lên giá thành khi xây dựng công trình. Giá thành của vật liệu xây dựng phụ thuộc vào nơi thực hiện công trình đó. Mỗi tỉnh thành phố khác nhau sẽ có giá thành nhập nguyên vật liệu công cụ dụng cụ khác nhau vì vậy kế toán xây dựng phải biết áp dụng đúng giá cho công trình tại tỉnh đó. Tránh trường hợp áp dụng giá vật liệu xây dựng ở nơi này cho giá vật liệu xây dựng ở nơi khác.

Đa số, các công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán. Để tránh bỏ sót chi phí nào không trong các báo cáo kế toán tài chính thì bên cạnh việc hạch toán thường xuyên và kết chuyển các chi phí trong kỳ, kế toán xây dựng cần phải theo dõi sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh đang dang dở cho từng công trình.

Giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khi được xuất ra phải phù hợp với định mức theo dự toán từng công trình.

Phải có biên bản nghiệm thu từng hạng mục hoặc toàn bộ công trình khi hoàn thiện quá trình xây dựng để lập báo cáo kế toán tài chính và xuất hóa đơn ghi nhận doanh thu cho công trình hoàn thành.

Các công việc kế toán xây dựng phải làm theo quy trình

1. Kế toán công ty xây dựng cần làm những gì đầu tiên?

Đầu tiên, do bóc tách các hạng mục dự thầu là vô cùng quan trọng nên kế toán xây dựng sẽ phân tích hợp đồng ký kết giữa công ty và chủ thầu để biết được các vấn đề như sau để tiến hành bóc tách:

• Tổng giá trị công trình là bao nhiêu?
• Thời hạn thi công.
• Thời hạn bảo hành.
• Phương thức thanh toán: Tiền mặt hay ngân hàng. Thanh toán theo tháng, theo quý,…

2. Hạch toán các chi phí phát sinh

Chi phí nguyên vật liệu: bóc tách từng hạng mục trong chi phí nguyên vật liệu chi tiết để có kế hoạch tính toán chi phí và lấy vật tư cho phù hợp.

Tại bước này kế toán cần phải bám sát vào bảng bóc tách chi phí nhằm mục đích theo dõi việc đưa chi phí nguyên vật liệu vào có đúng theo mức quy định hay không nhằm mục đích tránh gian lận trên bảng báo cáo tài chính.

Các chi phí phát sinh khi nghiệm thu phải xuất được hóa đơn.

Số lượng nguyên vật liệu khi xuất trên hóa đơn phải bằng hoặc thấp hơn hoặc cao hơn một ít so với dự toán. Nếu chênh lệch quá cao thì sẽ bị loại ra khỏi chi phí hợp lý.

Áp dụng phương pháp tính giá xuất kho phù hợp. Thường nên áp dụng theo phương pháp bình quân cuối kỳ.

Chi phí nhân công trực tiếp: Chi phi này xác định để lên được kế hoạch nhân sự, bảng lương, bảo hiểm cần có trong quá trình thi công công trình.

Chuẩn bị các hợp đồng thuê nhân công: hợp đồng thời vụ, hợp đồng thuê khoán.

Lập và theo dõi bảng chấm công, bảng lương nhân công theo tiến độ thi công công trình.

Hạch toán chi phí nhân công chi tiết theo từng công trình.

Chi phí quản lý chung: bao gồm các chi phí về quản lý doanh nghiệp, chi phí khấu hao tài sản cố định, phân bổ CCDC cùng với các chi phí mua ngoài khác

Đây là chi phí phục vụ cho hoạt động xây lắp của từng công ty xây dựng. Kế toán xây dựng sẽ hạch toán các chi phí: Chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu bảo dưỡng định kỳ, chi phí dụng cụ xây lắp,…

Chi phí máy thi công

Theo dõi chi phí máy phân bổ và trích khấu hao theo từng tháng.

Tập hợp chi phí và tính giá thành công trình

Tại bước sẽ được chia theo hai trường hợp:

• Trường hợp xuất hóa đơn một lần khi nghiệm thu toàn bộ công trình
• Trường hợp xuất hóa đơn nhiều lần cho một công trình

Mỗi trường hợp sẽ có cách nghiệm thu khác nhau vì vậy kế toán xây dựng cần phải cẩn thận trong quá trình xuất hóa đơn nghiệm thu để so sánh giá trị dự toán cũng như giá trị trên hợp đồng đã khớp với nhau chưa.

3. Công việc cuối kỳ của một kế toán xây dựng cơ bản

• Lập báo cáo thuế tháng, quý, và lập báo cáo tài chính cuối năm và tính toán thu nhập ròng sau mỗi công trình.
• Lập BCTC nội bộ phục vụ yêu cầu quản lý của cấp trên
• Sắp xếp, lưu trữ cẩn thận hồ sơ, hóa đơn, chứng từ một cách khoa học, dễ tìm
• Xử lý các công việc khác liên quan
• Có khả năng giải trình số liệu với cơ quan thuế khi có yêu cầu thanh tra, quyết toán.

Nghiệp vụ kế toán xây dựng thường gặp

Đầu tiên là chuẩn bị và lưu trữ thông tin

• Hợp đồng thi công, hợp đồng thuê nhân công, thuê lao động thời vụ, hợp đồng thuê thầu phụ, bảng dự toán từ phòng kỹ thuật
• Biên bản nghiệm thu toàn bộ, nghiệm thu theo từng giai đoạn, thanh lý hợp đồng
• Lưu trữ đầy đủ các chứng từ phát sinh trong quá trình xây dựng
• Đối chiếu giữa thực tế và dự toán, giữa chứng từ đầu vào và chi phí thực tế lên kế hoạch cân đối đầu vào
• Giấy đề nghị thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ

Thứ hai là kiểm tra và xử lý

• Kế toán xây dựng sẽ phân bổ các chi phí tập hợp chung cho các công trình và thường sẽ phân bổ theo 621
• Rà soát, kiểm tra lại các chứng từ và đưa ra phương án điều chỉnh, bổ sung (nếu có)
• Hạch toán thuế tạm tính đối với những công trình ngoại tỉnh

Thứ ba là lập báo cáo

• Các báo cáo công nợ, báo cáo kho theo công trình
• Các báo cáo giá thành: bảng cân đối phát sinh công trình, báo cáo tổng hợp, chi tiết nguyên vật liệu phát sinh theo từng công trình, báo cáo giá thành công trình, lãi lỗ theo công trình,…
• Đối chiếu giữa giá thành dự đoán và chi phí thực tế

Thứ tư là theo dõi công nợ và thanh toán từ chủ đầu tư

• Kế toán xây dựng sẽ hỗ trợ nhập bảng dự toán vào phần mềm, đồng thời đối chiếu giữa giá thành dự toán với chi phí thực tế
• Cho phép giám sát, theo dõi công trình theo nhiều cấp bậc (hạng mục, gói thầu, giai đoạn). Lúc đó tổng doanh thu, chi phí của các công trình cấp dưới sẽ bằng doanh thu, chi phí của công trình mẹ
• Kế toán xây dựng cho phép trích và phân bổ tự động các chi phí: Mức phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí trả trước, chi phí máy thi công, khấu hao tài sản cố định. Cho phép trích phân khấu hao theo ngày tự động đối với tài sản tham gia nhiều công trình trong kỳ và các máy thi công.
• Cho phép phân bổ tự động các chi phí không xác định cụ thể là cho công trình nào
• Quản lý lũy kế phát sinh từ khi khởi công và số liệu liên năm
• Theo dõi công nợ, thanh toán đối với nhà thầu phụ
• Theo dõi, giám sát tồn kho theo công trình
• Tính giá thành và ghi nhận doanh thu chi tiết, phản ánh kết quả kinh doanh của công ty qua từng công trình
• Phản ánh báo cáo đa chỉ tiêu, đa chiều và đa dạng báo cáo

Các tài khoản khi hạch toán kế toán xây dựng

Các nghiệp vụ thu chi, công nợ của kế toán xây dựng đều được hạch toán giống với thương mại, tuy nhiên việc tập hợp chi phí, tính giá thành công trình thì lại khác. Các tài khoản khi hạch toán theo các thông tư, quyết định của Bộ Tài chính, cụ thể là:

1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình

Cách hạch toán nguyên vật liệu trực tiếp cho công trình như sau:

Hạch toán nghiệp vụ mua nguyên vật liệu:

• Nợ 152 (chi tiết theo từng vật tư)
• Nợ 1331
• Có 111, 112, 331

Hạch toán nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu thi công:

Theo Thông tư 200:

• Nợ 621 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• Có 152

Theo Quyết định 48:

• Nợ 1541 – chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
• Có 152

2. Chi phí nhân công trực tiếp

Các kế toán xây dựng hạch toán phí nhân công trực tiếp như sau:

Theo thông tư 200:

Cuối tháng, tính lương phải trả công nhân:

• Nợ 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
• Có 334

Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào chi phí:

• Nợ 622
• Có 3383, 3384, 3389

Theo quyết định 48:

Cuối tháng, tính lương phải trả công nhân:

• Nợ 1542 – Chi phí nhân công trực tiếp
• Có 334

Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào chi phí:

• Nợ 1542
• Có 3383, 3384, 33

3. Chi phí máy thi công

Cách kế toán xây dựng hạch toán chi phí máy thi công như sau:

Theo Thông tư 200:

Cuối tháng, tính lương phải trả cho lái máy:

• Nợ 6231 – Chi phí nhân công máy thi công
• Có 334

Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào chi phí:

• Nợ 627 – Chi phí sản xuất chung
• Có 3383, 3384, 3389

Cuối tháng, trích khấu hao máy thi công:

• Nợ 6234 – Chi phí khấu hao
• Có 214

Chi phí xăng dầu cho máy hoạt động:

• Nợ 6232 – Chi phí nguyên nhiên vật liệu
• Có 152

Chi phí sửa chữa, thay thế phụ tùng, thuê máy:

• Nợ 6237
• Nợ 1331
• Có 111, 112, 331

Theo Quyết định 48:

Cuối tháng, tính lương phải trả cho lái máy:

• Nợ 1543 – Chi phí máy thi công
• Có 334

Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN tính vào chi phí:

• Nợ 1547 – Chi phí sản xuất chung
• Có 3383, 3384, 3389

Cuối tháng, trích khấu hao máy thi công:

• Nợ 1543 – Chi phí máy thi công
• Có 214

Chi phí xăng dầu cho máy hoạt động:

• Nợ 1543
• Có 152

Chi phí sửa chữa, thay thế phụ tùng, thuê máy:

• Nợ 1543
• Nợ 1331
• Có 111, 112, 331

4. Chi phí chung cho công trình

Chi phí chung cho công trình bao gồm các khoản chi phí lán trại, điện nước, lương cán bộ quản lý,… và các chi phí phục vụ chung phát sinh tại công trình. Cách hạch toán các khoản chi phí chung như sau:

Theo thông tư 200:

Cuối tháng, tính lương phải trả cho bộ phận quản lý công trình:

• Nợ 6271 – Chi phí sản xuất chung
• Có 334

Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN của bộ phận quản lý công trình tính vào chi phí:

• Nợ 6271 – Chi phí sản xuất chung
• Có 3383, 3384, 3389

Cuối tháng, trích khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý công trình:

• Nợ 6274
• Có 214

Các chi phí chung khác:

• Nợ 627
• Nợ 1331
• Có 111, 112, 331

Theo Quyết định 48:

Cuối tháng, tính lương phải trả cho bộ phận quản lý công trình:

• Nợ 1547 – Chi phí sản xuất chung
• Có 334

Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN của bộ phận quản lý công trình tính vào chi phí:

• Nợ 1547 – Chi phí sản xuất chung
• Có 3383, 3384, 3389

Cuối tháng, trích khấu hao tài sản cố định phục vụ quản lý công trình:

• Nợ 1543
• Có 214

Qua bài viết dịch vụ kế toán TinLaw gửi đến bên trên, kế toán xây dựng là một bộ phận quan trọng không thể thiếu để đảm bảo sự minh bạch, chính xác và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của các công ty trong ngành xây dựng. Rõ ràng rằng khối lượng và tính chất các công việc mà kế toán xây dựng đảm nhận là vô cùng lớn. Các kế toán xây dựng không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát chi phí và thu nhập, mà còn là những người hỗ trợ quan trọng trong việc đưa ra quyết định chiến lược và lập kế hoạch tài chính. Không những thế, việc các kế toán viên tuân thủ chính xác các nguyên tắc và quy định kế toán cũng giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và tăng cường uy tín trên thị trường. Nếu còn những thắc mắc hoặc cần tư vấn chi tiết, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua thông tin bên dưới: