Như trong bài trước trên Canh Me, Google đã giới thiệu gói Workspace miễn phí để xoa dịu nỗi đau khi dịch vụ G Suite Legacy miễn phí kết thúc vòng đời. Khi người dùng đăng ký gói này sẽ được sử dụng những công cụ của Google hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên cái quan trọng nhất là Gmail thì không có.
Sự thật lúc đầu mình không hứng thú lắm vì nhu cầu chính là dùng email theo tên miền riêng miễn phí mà hãng nó lại cắt mất. Tuy nhiên, trong quá trình trải nghiệm để viết bài, mình phát hiện ra một tính năng vô cùng hay mà ai đang dùng email tên miền riêng cũng cần xài, đó là hiển thị hình ảnh avatar cho email.
Tính năng hiển thị avatar – ảnh đại diện trước tới nay chỉ độc quyền cho những email sử dụng dịch vụ của Google mà thôi, bên khác thì miễn bàn. Tuy nhiên, bây giờ khi bạn đăng ký gói Workspace miễn phí sẽ có quyền thay đổi avatar thoải mái luôn.
Trước đây email trong Gmail sẽ hiển thị như này:
Giờ thì có avatar bên cạnh trông rất pro:
Tất cả những gì bạn cần làm đó là đăng ký ngay gói Google Workspace miễn phí, tiếp theo truy cập trang Thông tin cá nhân để cập nhật lại ảnh đại diện. Sẽ phải đợi một vài ngày để ảnh có thể xuất hiện trên các dịch vụ của Google.
Gửi email là một phần quan trọng trong giao tiếp kinh doanh hiện đại. Khi gửi thư đi, doanh nghiệp muốn người nhận biết mình là ai, có thể tìm thông tin ở đâu và thậm chí có thể có các phương thức liên hệ khác tới tổ chức. Đó là lý do vì sao việc cài đặt chữ ký Gmail quan trọng đối với những người dùng muốn gửi email hiệu quả.
Lợi ích của việc cài đặt chữ ký Gmail
Chữ ký email là một phần văn bản và hình ảnh được bao gồm ở cuối email gửi đi. Khi soạn thư trong Gmail, chữ ký đó sẽ xuất hiện ở cuối bản nháp của người dùng. Bất kỳ ai cũng có thể cài đặt chữ ký Gmail, nhưng nó đặc biệt quan trọng đối với nhóm dịch vụ khách hàng muốn tạo niềm tin với khách hàng.
Tạo ấn tượng chuyên nghiệp
Lợi ích đơn giản nhất nhưng quan trọng nhất của việc cài đặt chữ ký Gmail là tạo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt người nhận thư. Việc thêm thông tin chữ ký vào tất cả email gửi đi giúp việc liên lạc trở nên chuyên nghiệp hơn nhiều và thường khiến người nhận cảm thấy bạn là người mà họ có thể tin tưởng. Điều này tạo ra sự kết nối ngay lập tức giữa doanh nghiệp và người nhận.
Cung cấp thông tin doanh nghiệp cho người nhận
Giao tiếp với mọi người sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi cả hai bên đều biết đầu dây bên kia là ai. Cài đặt chữ ký Gmail tốt nhất sẽ bao gồm các liên kết đến website hoặc hồ sơ trên nền tảng social media – người nhận có thể nhấp qua để tìm hiểu thêm về doanh nghiệp.
Điều này trở nên đặc biệt quan trọng khi tổ chức gửi email cho những đối tượng tiềm năng – những người chưa từng liên hệ với bạn. Do đó, việc cung cấp thêm thông tin về bản thân và doanh nghiệp sẽ khiến email có vẻ cởi mở hơn và giúp mọi người hiểu bạn đại diện cho công ty nào để liên hệ với họ.
Email trông đáng tin cậy hơn
Thông thường, người nhận thư sẽ đánh giá cao mức độ uy tín hơn đối với các thư kèm theo chữ ký ở cuối. Qua đó, họ xác nhận được rằng người gửi không phải là robot, mà thay vào đó là bởi một người đang làm việc trong một doanh nghiệp nào đó.
Việc bao gồm ảnh và logo thương hiệu cho thấy doanh nghiệp đang truyền tải nội dung thư có nguồn gốc từ một nguồn đáng tin cậy.
Cài đặt chữ ký Gmail là một cách chứng minh rằng email đó xứng đáng với thời gian bỏ ra của người nhận.
Hỗ trợ tiết kiệm thời gian soạn thảo thư
Khi viết email mới, việc lặp đi lặp lại cùng một thông tin khi soạn email có thể tốn thời gian, ngay cả khi chỉ bao gồm remark và tên người gửi. Việc tạo chữ ký Gmail sẽ giúp người dùng có thể tránh khỏi việc lặp đi lặp lại quá trình này khi soạn thảo email mới.
Do đó, các chuyên gia khuyên doanh nghiệp không nên bỏ qua việc cài đặt chữ ký Gmail để tiết kiệm thời gian và cải thiện quy trình.
Hướng dẫn người dùng cách tạo chữ ký Gmail
Bước 1: Để cài đặt chữ ký Gmail, hãy đi tới settings bằng cách nhấp vào icon bánh răng nằm ở trên cùng bên phải của Gmail và nhấp vào See all settings.
Bước 2: Từ Gmail settings trong tab General, hãy cuộn xuống cho đến khi thấy section Signature. Từ đây, bạn nhấp vào Create new \>> Đặt tên >> Tạo chữ ký Gmail từ trình chỉnh sửa.
Bước 3: Để cài đặt chữ ký Gmail cơ bản, bạn có thể bắt đầu bằng tên, vai trò trong công ty, số điện thoại và địa chỉ email của mình. Người dùng cũng có thể tham khảo một số mẫu chữ ký email do nhà cung cấp dịch vụ Google Workspace cung cấp để tạo tính chuyên nghiệp hơn.
Bước 4: Nếu muốn tùy chỉnh chữ ký email của mình bằng các liên kết cũng như thêm màu sắc và phông chữ thương hiệu của doanh nghiệp, bạn có thể thực hiện điều đó ngay từ trình chỉnh sửa chữ ký Gmail.
- Thêm link vào chữ ký email: Highlight vị trí cần hyperlink và nhấp vào biểu tượng liên kết chuỗi.
- Tùy chỉnh văn bản: Chọn văn bản và màu tùy chỉnh, in đậm, in nghiêng và gạch chân văn bản. Bạn cũng có thể thêm màu sắc thương hiệu.
Bước 5: Thêm hình ảnh và logo vào cài đặt chữ ký Gmail bằng cách chọn vào biểu tượng hình ảnh từ trình chỉnh sửa. Lưu ý, hình ảnh có thể khiến email trở nên khá lớn và thậm chí gây hại cho khả năng gửi.
Bước 6: Khi đã thành công cách tạo chữ ký trong Gmail, hãy chọn thời điểm chữ ký này tự động xuất hiện ở cuối email. Bạn có thể đặt chữ ký của mình thành:
- Xuất hiện ở cuối mỗi tin nhắn mới được gửi đi
- Trong phần trả lời và chuyển tiếp email
Bước 7: Kéo xuống dưới cùng của tab cài đặt và nhấp vào Save Changes để lưu thay đổi.
05 cách khắc phục cài đặt chữ ký Gmail không hiện ảnh
Sau khi chăm chỉ cài đặt chữ ký Gmail, người dùng có thể gặp vấn đề đối với hình ảnh chữ ký khi nó không hiển thị khi gửi thư. Nếu chữ ký email hiển thị một khoảng trống và người dùng không chắc chắn về cách khắc phục sự cố đúng cách, hãy tham khảo một số nguyên nhân và cách khắc phục sau:
Bật chế độ Plain Text
Nếu hình ảnh trong cài đặt chữ ký Gmail không hiển thị, thì lý do phổ biến nhất là định dạng email được đặt ở chế độ Plain Text. Ở chế độ này, hình ảnh chữ ký sẽ không hiển thị, do đó bạn nên tắt nó đi.
Các bước để tắt chế độ Plain Text được thực hiện như sau:
- Mở cửa sổ tin nhắn mới bằng cách nhấp vào Compose
- Nhấp vào biểu tượng 3 chấm ở cuối cửa sổ New Message để xem các cài đặt bổ sung
- Nếu chế độ Plain Text được đánh dấu chọn, điều đó có nghĩa là chế độ này đã được bật. Hãy bấm vào để vô hiệu hóa.
Việc tắt Plain Text sẽ tự động bật chế độ Rich Text và bây giờ hình ảnh của bạn sẽ hiển thị trong cài đặt chữ ký Gmail.
Tắt mục chữ ký
Nhiều khi có thể bạn đã tạo được hình ảnh chữ ký hoạt động bình thường nhưng lại quên bật nó lên. Do đó, chỉ cần bật chữ ký, hình ảnh sẽ bắt đầu hiển thị trong cài đặt chữ ký Gmail. Để làm điều này, hãy đi tới phần cài đặt Gmail signature và sau đó chuyển từ No Signature sang chữ ký đã được tạo.
Quyền chia sẻ bị từ chối
Nếu hình ảnh chữ ký không được chèn từ Google Drive, có thể quyền chia sẻ hình ảnh đó không được đặt thành chế độ mọi người đều có thể xem. Nếu điều này xảy ra, người xem sẽ thấy dấu chấm hỏi thay là hình ảnh trong cài đặt chữ ký Gmail.
Để khắc phục sự cố, tất cả những gì cần làm là thay đổi chế độ cấp phép của hình ảnh thành “Anyone with the link”. Bây giờ, bạn hãy chọn lại hình ảnh và lần này nó sẽ hiển thị trong chữ ký.
Liên kết sai tới hình ảnh
Một trong những lý do phổ biến nhất khiến hình ảnh chữ ký không hoạt động là do người dùng thêm liên kết không chính xác vào hình ảnh. Để lấy hình ảnh làm chữ ký, bạn nên thêm link vào ảnh chứ không nên thêm link toàn bộ trang. Bằng cách cung cấp hình ảnh chính xác, vấn đề cài đặt chữ ký Gmail này có thể được giải quyết dễ dàng.
Sử dụng nhiều tài khoản
Nếu đang sử dụng nhiều tài khoản Gmail, có thể bạn đã tạo chữ ký Gmail bằng một tài khoản khác. Giải pháp đơn giản là đăng xuất khỏi tất cả các tài khoản Gmail và đăng nhập vào account mà bạn cần hình ảnh chữ ký. Cách khắc phục này được chứng minh là hiệu quả trong một số lượng lớn trường hợp.
Bên cạnh lỗi trên, nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào trong quá trình cài đặt chữ ký Gmail, nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ chuyên gia của HVN – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – hỗ trợ khắc phục.
ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY
Như vậy, bài viết đã giới thiệu tới bạn cách đơn giản để cài đặt chữ ký Gmail và làm chuyên nghiệp hóa email của mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc liên quan đến vấn đề này, hoặc có nhu cầu được tư vấn về các tính năng khác trong Gmail nói riêng và Google Workspace nói chung, vui lòng kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline