Quy hoạch phát triển nguồn nhân lực là gì

HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC LÀ GÌ?CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC

Nhân lực đóng vai trò quan trọng nhất trong hoạt động của tổ chức. Thuật ngữ nguồn nhân lực hay vốn nhân lực biểu thị tiềm năng, khả năng, năng lực và kỹ năng, có thể được phát triển thông qua hoạt động trong môi trường tổ chức.

Theo FALMI, nhu cầu nguồn nhân lực từ năm 2020 đến 2025 được mở rộng bởi có 8 nhóm ngành tự do di chuyển trong khối ASIAN cùng với sự tăng trưởng kinh tế sau ký kết hiệp định thương mại tự do Việt Nam EU. Cho đến năm 2025, sự thúc đẩy nền kinh tế và tự do di chuyển ngành nghề trong khối ASIAN hỗ trợ tăng GDP 14,5%, tăng trưởng nhu cầu việc làm 10,5%.

Bên cạnh đó, Hiệp định thương mại VN-EU thúc đẩy tăng trưởng nhu cầu nhân lực lên khoảng 18.000 19.000 việc làm/năm trong khoảng thời gian từ 2021 2030. Trong đó, thành phố Hồ Chí Minh cần 310.000 đến 330.000 chỗ làm việc trên năm, 8 ngành nghề tự do di chuyển trong khối ASIAN chiếm khoảng 38%.

Từ đó, người làm quản lý nguồn nhân lựcphải luôn có một cái nhìn rõ ràng tổng quát cũng như hiểu rõ nhu cầu & hoạch định nguồn nhân lực theo yêu cầu doanh nghiệp.

1. Hoạch định nguồn nhân lực là gì

a. Định nghĩa hoạch định nguồn nhân lực

Nhân lực đóng vai trò quan trọng nhất trong hoạt động của tổ chức. Thuật ngữ nguồn nhân lực hay vốn nhân lực biểu thị tiềm năng, khả năng, năng lực và kỹ năng, có thể được phát triển thông qua hoạt động trong môi trường tổ chức.

Theo Wikipedia có thể được định nghĩa như sau:

Hoạch định nguồn nhân lựclà một quá trình xác địnhnhu cầunguồn nhân lựchiện tại và tương laicho một tổ chức để đạt được mục tiêu của mình.Hoạch định nguồn nhân lực phải đóng vai trò là mối liên kết giữa quản lý nguồn nhân lực và kế hoạch chiến lược tổng thể của một tổ chức.Dân số lao động già ở hầu hết các nước phương tây và nhu cầu ngày càng tăng đối với lao động có trình độ tại các nền kinh tế đang phát triển đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả. Theo wikipedia.

Hoạch định nguồn nhân lực như một bước hệ thống và định hình nhân lực phù hợp với yêu cầu và tình hình kinh doanh của từng doanh nghiệp/tổ chức, từ đó, huấn luyện/training nhân lực điều tiết nhân sự một cách tối ưu.

b. Ý nghĩa hoạch định nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực giúp các tổ chức tuyển dụng, đào tạo và tối ưu hóa việc triển khai kế hoạch kinh doanh, đáp ứng với những thay đổi trong môi trường bên ngoài.

Mặt khác, giúp nhà quản trị chủ động tránh được sự thiếu hụt hoặc thặng dư tài năng, từ đó đạt được sự cân bằng giá trị dựa trên nhu cầu, lập kế hoạch nguồn nhân lực hiệu quả là quá trình liên tục và có hệ thống.

2. Tại sao cần hoạch định nguồn nhân lực

a. Mục đích của hoạch định nguồn nhân lực

• Tối đa hóa việc sử dụng nguồn nhân lực và đảm bảo được phát triển liên tục
• Bảo đảm đủ và đúng nguồn nhân lực, đúng thời gian để thực hiện các mục tiêu của đơn vị/tổ chức.
• Phối hợp các hoạt động về nguồn nhân lực với các mục tiêu (kinh doanh) của tổ chức. Từ đó gia tăng năng suất của tổ chức
• Dự báo các nhu cầu về nhân lực của tổ chức trong tương lai, từ đó đưa ra các kế hoạch tuyển dụng, phát triển hoặc đào tạo nguồn nhân lực hiện có.

Hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ chức, chủ động trước các khó khăn và tìm các các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực.

Dễ dàng nhân thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện có.

Hoạch định nguồn nhân lực không thể thực hiện một cách tách biệt mà phải được kết nối một cách chặt chẽ với chiến lược của công ty.

b. Lợi tích của hoạch định nguồn nhân lực

• Dự đoán nhu cầu nguồn năng lực
• Xác định kế hoạch hành động cho tất cả các chức năng của quản lý nhân sự
• Kiểm tra kế hoạch của công ty
• Hoạch định nguồn nhân lực bù đắp một phần cho sự không chắc chắn của các dự đoán về nguồn nhân lực (với các yêu cầu đúng người, đúng nơi, đúng thời điểm).
• Phát họa được định hướng phát triển của nhân viên thông qua kế hoach đào tạo, phát triển
• Dự đoán thay đổi về giá trị, năng khiếu, thái độ của nguồn nhân lực, thay đổi các kỹ thuật giữa cá nhân, quản lý
• Lập kế hoạch từ nền tảng cơ sở vật chất hiện tại tạo điều kiện làm việc cho nhân lực, từ đó tạo ra khối lượng lợi ích cho cả tổ chức và nhân viên.
• Kiểm tra sử dụng kỹ thuật phỏng vấn
• Phát triển nguồn nhân lực khác nhau đáp ứng nhu cầu tổ chức.
• Cải thiện đóng góp nguồn nhân lực: tăng năng suất, doanh số, doanh thu
• Kiểm soát các chức năng, hoạt động, đóng góp và chi phí nguồn nhân lực.

Tham khảo ngay khóa học: Quản Lý Hành Chính Nhân Sự tại CED

3. Các yếu tố quyết định chất lượng nguồn nhân lực

a. Giáo dục và đào tạo

Số lượng và chất lượng giáo dục & đào tạo tác động trực tiếp đến kiến ​​thức và kỹ năng của họ.Giáo dục và đào tạo rất quan trọng đối với sự phát triển của cả cá nhân và xã hội.Nó có thể có hai loại, chính thức và không chính thức.

Giáo dục chính quy được truyền qua trường đại học và cao đẳng trong khi giáo dục và đào tạo không chính thức diễn ra thông qua các phương pháp đào tạo ngắn hạn.Giáo dục chính quy nhấn mạnh việc chuyển giao kiến ​​thức lý thuyết, trong khi giáo dục không chính thức nhấn mạnh vào việc áp dụng kiến ​​thức thực tế.

b. Sức khỏe và dinh dưỡng

Sức khỏe và dinh dưỡng cùng với giáo dục là yếu tố sống còn để phát triển nguồn nhân lực.Sức khỏe và dinh dưỡng ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống, năng suất lao động và tuổi thọ trung bình.

Tình trạng sức khỏe được xác định bởi:

• Sức mua của người dân
• Vệ sinh công cộng, khí hậu, và điều kiện y tế
• Sự hiểu biết về kiến thức của mọi người về sức khỏe, vệ sinh và sinh dưỡng.

c. Bình đẳng về cơ hội

Không phải tất cả các phân khúc người lao động nguồn nhân lực đều có cơ hội việc làm như nhau. Có các ràng buộc tùy thuộc vào nhân lực, vài điều trong số đó là:

• Phân biệt về xã hội dựa trên giới tính, tôn giáo hoặc vị thế xã hội
• Phân biệt kinh tế Phân biệt dựa trên vị trí tài chính.
• Phân biệt vùng miền Đây là hình thức phân biệt dựa trên vùng hoặc khu vực sinh sống, giữa thành thị hoặc nông thôn.

4. 7 bước hoạch định nguồn nhân lực

Các chuyên gia nhân sự cần phải có bức tranh toàn diện về công ty và nắm bắt yếu tố để đưa ra kế hoạch. Hiểu được nhu cầu của chiến lược kinh doanh (từ 3 đến 5 năm) để có thể dự báo nhu cầu lực lượng lao động trong công ty.

Tùy vào quy mô của từng công ty mà các bước hoạch định có thể có điều chỉnh. Kế hoạch hoạch định của công ty khởi nghiệp sẽ hoàn toàn khác với doanh nghiệp đa quốc gia.

a. Phân tích các mục tiêu tổ chức

Việc phân tích các mục tiêu của tổ chức là công việc nền tảng tạo nên kế hoạch nguồn nhân lực hiệu quả, trong đó các nhà quản lý hàng đầu cần có sự kết hợp để hiểu biết rõ ràng về các mục tiêu cuối cùng nhằm tập trung vào vốn nhân lực cần thiết.

Tải ngay:Bảng mẫu lập kế hoạch nhân sự (từ Smartsheet)

b. Kiểm kê nguồn nhân lực hiện tại

Đánh giá nguồn nhân lực hiện tại bằng các mẫu đánh giá nhân viên. Mẫu đánh giá nhân viên giúp quản lý nhân sự xác định các lỗ hỏng trong hiệu suất và nhân sự. Ghi lại hiệu suất so với mục tiêu đã đề ra, đánh giá nhân viên và kế hoạch phát triển chuyên nghiệp.

Tải ngay:Bảng mẫu đánh giá nhân viên(từ Smartsheet)

c. Dự báo nhu cầu

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực liên quan đến việc ước tính số lượng nhân viên tương lai chất lượng phù hợp, xem xét kế hoạch chiến lược của công ty trong khoảng thời gian nhất định. Dự báo nhu cầu là phần quan trọng nhất cũng là phần đáng ngại nhất bởi vì tính dễ biến đổi cũng như thiếu hoàn hảo của nó.

Có 2 loại phương pháp dự báo: định lượng và định tính (có thể sử dụng đồng thời hai phương pháp để theo dõi hiệu suất làm việc của toàn bộ lực lượng lao động, cá nhân, đơn vị kinh doạnh).

• Báo cáo định tính: các dự đoán bằng kinh nghiệm thực tế của người quản lý.
• Dữ liệu định lượng: thống kê hoặc dự trên dữ liệu nhiều hơn,.

Lựa chọn phương pháp có ý nghĩa nhất trong môi trường của bạn. Ví dụ như phương pháp nghiên cứu công việc, tính toán số giờ làm việc cần thiết để sản xuất các đơn vị sản phẩm là không nghĩa đối với các công ty phi sản xuất.

Ma trận SWOT

Ma trận SWOT cung cấp một cái nhìn rõ ràng về những vấn đề cũng như tình hình sau khi được biên soạn vào kế hoạch.

Mẫu SWOT bao gồm 1 cột để đánh giá mức độ quan trọng theo từng danh mục để dễ dàng hiểu rõ các yếu tố cần so sánh và phân tích.

Tải ngay:Bảng mẫu ma trận SWOT cơ bản (từ Smartsheet)

d. Ước tính khoảng cách

Sau khi hoàn thành bước dự báo, bạn sẽ hiểu được nhu cầu trong tương lai, từ đó bạn có thể lựa chọn lấp đầy các khoảng trống bằng những nhân viên thuê ngoài toàn thời gian, bán thời gian hoặc tìm nhà thầu.

Nếu đã có đủ số lượng nhân viên nhưng kỹ năng không phù hợp, bạn có thể sử dụng đào tạo và phát triển để nâng cấp các kỹ năng của nhân viên và lấp đầy các khoảng trống hoặc triển khai nhân viên trong một vai trò khác.

Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên

Đào tạo có liên quan đến thành công của nhân viên và giữ chân được các thành viên trong nhóm. Mặc dù đào tạo tốn thời gian và công sức, nhưng điều cần thiết là phải có kế hoạch để đảm bảo thời gian tăng cường năng suất cho nhân viên mới hoặc nhân viên hiện đang học các nhiệm vụ và trách nhiệm của vai trò mới. Mẫu bên dưới có thể tạo danh sách hoạt động đào tạo, chi tiết về thành viên, theo dõi trạng thái, cũng cấp cách để người quản lý và nhân viên nhập phản hồi.

Tải ngay:Bảng mẫu đào tạo nhân viên Excel Template (từ Smartsheet)

Kế hoạch chuyển đổi

Di chuyển các thành viên trong nhóm để lấp đầy các vai trò khác nhau có thể là giải pháp lý tưởng để lấp đầy khoảng trống lực lượng lao động. Tuy nhiên, vẫn phải đảm bảo duy trì thông tin và kiến thức mà nhân viên có trong vai trò ban đầu. Một bản kế hoạch chuyển đổi giúp cho thông tin dễ dàng truy cập và chia sẻ.

Tải ngay:Bảng mẫu kế hoạch chuyển đổi nhân sự

e.Xây dựng kế hoạch hành động nguồn nhân lực

Kế hoạch nguồn nhân lực phụ thuộc vào xác định ngân sách dành riêng, từ đó có thể xác định bắt đầu từ tuyển dụng hay đào tạo.

Mẫu kế hoạch tiến hành (timeline)

Mẫu kế hoạch hành động cung cấp các gợi ý cho mục tiêu, mà bạn vẫn có thể thêm nhiều lựa chọn khác để tùy chỉnh cho kế hoạch của mình. Mục tiêu được chuyển thành các bước có thể hành động mà bạn có thể theo dõi để kiểm tra tiến độ dựa trên chỉ định ngày bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động tiến hành.

Tải ngay:Bảng mẫu kế hoạch tiến hành/Timeline (từ Smartsheet)

f. Thực hiện kế hoạch

Bước này thật sự là một thách thức đối với bất kỳ nguồn nhân lực nào, sự thay đổi thường khiến nhân viên khó tiếp cận hoặc các cấp lãnh đạo khó cập nhật, kế hoạch từ đó bị gác lại và không được sử dụng tuy đã đầu tư nhiều thời gian và tiền bạc.

Để khắc phục cho vấn đề này, kế hoạch nhân lực nên được thực hiện trực tiếp/gián tiếp bởi giám đốc điều hành, quản lý kế hoạch và đưa kế hoạch vào đúng quỹ đạo. Mặt khác, khắc phục phản kháng của nhân viên đối với quy trình bằng cách thực hiện từng mục thay đổi tại từng thời điểm để nhân viên có thể dần thích nghi.

Kế hoạch tuyển dụng

Tuyển dụng là trách nhiệm hàng đầu của bất kỳ đội ngũ nhân sự nào, tìm kiếm, kiểm tra và sàn lọc kỹ năng phù hợp là bước quan trọng để đảm bảo thành công cho tổ chức. Kế hoạch nhân sự sắp xếp chi tiết nhân sự tích hợp với điều tiết ngân sách, mục tiêu tuyển dụng..

Tải ngay:Bảng mẫu kế hoạch nhân sự Template

Theo dõi, sàng lọc ứng viên

Theo dõi thông tin liên lạc của ứng viên, câu hỏi và câu trả lời phỏng vấn, qua điện thoại, trạng thái, nhận xét .. của ứng viên, tùy thuộc vào quy mô của công ty và kế hoạch tuyển dụng hiện tại.

Tải ngay:Bảng mẫu Theo dõi ứng viên Excel

Mẫu kế hoạch mở đầu dành cho nhân viên mới

Tham khảo mẫu theo dõi hoạt động dành cho nhân viên mới bên dưới và thực hiện bản kế hoạch riêng cho công ty bạn. Kế hoạch theo dõi hoạt động trong 1 năm là khoảng thời gian tốt nhất, có thể hiển thị rõ các nhiệm vụ từ lớn đến nhỏ được giao cho từng nhân viên mới (thường mẫu kế hoạch này dành cho các doanh nghiệp lớn).

Tải ngay:Bảng mẫu Theo dõi nhân viên mới

g. Theo dõi, kiểm soát và phản hồi

Kế hoạch nguồn nhân lực thường có nhiều thay đổi do sự bất ổn của con người. Việc đo lường, báo cáo và cải tiến liên tục sẽ giúp công ty tiến đến các mục tiêu chiến lược đã nêu.

Mẫu bảng quản lý dự án

Bạn có thể tùy chỉnh và cập nhật sự thay đổi theo mọi khía cạnh của quy trình, chia sẻ thông tin trạng thái với quản lý và thành viên khác trong nhóm và nhìn rõ được toàn diện tình hình nhân sự hiện tại.

Tải ngay:Bảng mẫu quản lý dự án

5. Các thách thức đối với lập kế hoạch và thực hiện nguồn nhân lực

Trong mỗi lĩnh vực luôn có thách thức và tiềm ẩn những rào cản.

• Dự báo luôn có tính không hoàn hảo: Thiết lập kế hoạch nguồn nhân lực dựa vào dự báo, đây không phải quá trình mang đến chính xác 100%
• Sự phản đối của lực lượng lao động: Nhân viên có thể cảm thấy rằng khối lượng công việc của họ tăng lên, họ có thể chống lại quy trinhg, hoặc không thoải mái khi thay đổi mô hình quen thuộc,
• Thiếu rõ ràng và các thay đổi bất ngờ: những điều không chắc chắn (như lao động vắn mặt, tăng giảm doanh thu từ nhân viên, công việc thời vụ, thay đổi công nghệ, hay biến động thị trường..) đều có thể ảnh hưởng đến kế hoạch.
• Hệ thống thông tin không hiệu quả: Hệ thống thông tin nguồn nhân lực cần phải đáng tin cậy, toàn diện và cập nhật.
• Các yếu tố về chi phí và thời gian: lập kế hoạch nguồn nhân lực là quá trình tốn thời gian và chi phí, vì vậy các công ty thường tránh hoàn toàn, bỏ qua lợi ích.

6. Xu hướng của hoạch định nguồn nhân lực

• Toàn cầu hóa
• Áp dụng công nghệ: tăng cơ hội tìm kiếm, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực
• Dữ liệu lớn: quản lý dữ liệu và thông tin nguồn nhân lực ngày càng lớn và tăng dần theo thời gian khi họ làm việc trong các khu vực chức năng khác. Việc ra quyết định có thể dựa trên dữ liệu, số liệu hiển thị ROI con người và công nghệ quản lý.
• Vấn đề bảo mật: Công nghệ mới cũng kèm theo mặt trái và những lo ngại về bảo mật thông tin lao động, dữ liệu cá nhân, bảo mật công ty và rủi ro chuỗi công ứng (data breach vi phạm dữ liệu).

Vì xu hướng này dự kiến ​​sẽ tiếp tục trong những năm tới, vấn đề thời gian tuyển dụng tạo ra những khó khăn dự báo cho hầu hết các tổ chức.

Cuối cùng, các kế hoạch nguồn nhân lực phải được cập nhật thường xuyên hơn trong các công ty/tổ chức. Dữ liệu nhân lực này ngày càng có thể thay đổi và tổ chức cần đưa ra thông tin kịp thời với các hệ thống phù hợp hỗ trợ.

Nguồn Tổng Hợp.