Số chứng từ là gì

Các doanh nghiệp luôn cần phải có các sổ sách, chứng từ để ghi chép và làm tài liệu phục vụ cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Do đó mà việc nắm rõ từng loại chứng từ kế toán rất quan trọng, nó sẽ giúp cho kế toán sắp xếp các loại chứng từ một cách khoa học và hoàn thành công việc hiệu quả hơn. Cùng tìm hiểu chứng từ là gì và phân loại chúng trong bài viết sau đây!

Tìm hiểu chứng từ là gì và các loại chứng từ kế toán

Chứng từ là gì?

Chứng từ hay còn gọi là chứng từ kế toán, chính là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Ý nghĩa của chứng từ kế toán

• Chứng từ kế toán giúp đảm bảo việc thực hiện kế toán ban đầu và toàn bộ công tác kế toán.
• Giúp chứng minh trách nhiệm của đơn vị, cá nhân trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh.
• Chứng từ là cơ sở để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ vì chúng công nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành.
• Chứng từ còn là cơ sở pháp lý để chắc chắn về tính chính xác, minh bạch của các số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
• Là căn cứ với mục đích kiểm tra việc thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp đối với nhà nước được diễn ra một cách thuận lợi.
• Chứng từ còn là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp và khiếu nại.

Vì thế mà chứng từ kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chúng chính là nền tảng cho rất nhiều hoạt động khác. Đồng thời hiện nay cũng có nhiều công ty kế toán dịch vụ thực hiện nghiệp vụ kế toán liên quan đến chứng từ giúp doanh nghiệp trong trường hợp doanh nghiệp không có bộ phận kế toán chuyên nghiệp và còn gặp khó khăn các nghiệp vụ kế toán liên quan.

Nội dung chứng từ kế toán

Nội dung của chứng từ bao gồm những yếu tố cơ bản sau:

• Phần đầu tiên bắt buộc là tên và số hiệu của chứng từ.
• Tiếp đến là thời gian lập chứng từ.
• Phần tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
• Phần tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
• Phần nội dung liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
• Số lượng, đơn giá và số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được ghi bằng số, tổng tiền của chứng từ kế toán dùng để chu chi được ghi bằng cả số và chữ.
• Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt chứng từ và những người có liên quan đến chứng từ kế toán đó.

Và cần các yếu tố bổ sung khác, tùy vào từng loại chứng từ sẽ bổ sung các yếu tố khác nhau như phương thức thanh toán hay bán hàng…

Tìm hiểu chứng từ là gì và các loại chứng từ kế toán

Các loại chứng từ kế toán

Chứng từ liên quan đến tiền Mặt

Chứng từ kế toán được thể hiện qua phiếu thu, chi, giấy đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng… cụ thể như là:

• Phiếu thu là chứng từ ghi lại việc chi tiền để mua các hàng hóa, sản phẩm mà khách hàng thực hiện thanh toán bằng tiền mặt.
• Phiếu chi là chứng từ ghi lại việc chi tiền để mua các nguyên vật liệu, mua hàng hóa, dịch vụ cho các nhà cung cấp bằng tiền mặt.
• Giấy đề nghị thanh toán chính là loại giấy tờ được sử dụng trong các trường hợp cá nhân muốn cơ quan, tổ chức thanh toán tiền khi đã chi nhưng vẫn chưa được thanh toán hoặc tạm ứng.
• Giấy đề nghị tạm ứng chính là cơ sở để xét duyệt tạm ứng, thực hiện các thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ chi tạm ứng.

Tìm hiểu chứng từ là gì và các loại chứng từ kế toán

Chứng từ liên quan đến ngân hàng

Chứng từ liên quan đến ngân hàng chính là những loại chứng từ kế toán được thể hiện qua các loại giấy báo nợ, báo có của ngân hàng, giấy nhận nợ, Séc, ủy nhiệm chi…

• Giấy báo nợ là các chứng từ cung cấp thông tin về sự giảm đi của khoản tiền trong ngân hàng của doanh nghiệp.
• Giấy báo có ngân hàng chính là những chứng từ được ngân hàng cung cấp thể hiện số tiền trong ngân hàng của doanh nghiệp đang tăng lên.
• Giấy nhận nợ là chứng từ cho thấy ngân hàng cho doanh nghiệp vay một khoản tiền mà trong đó sẽ có các thông tin về thời gian và thời hạn thanh toán số tiền đó.
• Ủy nhiệm chi chính là chứng từ chứng minh đã thực hiện thành công giao dịch thanh toán với nhà cung cấp.
• Séc chính là chứng từ để nhân viên đi rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.

Chứng từ liên quan đến mua hàng/bán hàng

Chứng từ này được thể hiện qua hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra, tờ khai hải quan, phiếu nhập kho, xuất kho, biên bản bàn giao, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế…

• Phiếu nhập kho chính là những chứng từ thể hiện việc nhập kho nguyên liệu, hàng hóa, thành phẩm của doanh nghiệp.
• Phiếu xuất kho chính là chứng từ thể hiện số lượng nguyên vật liệu, thành phẩm được xuất kho.
• Tờ khai hải quan chính là văn bản mà chủ doanh nghiệp kê khai thông tin hàng hóa cho bên lực lượng hải quan kiểm soát khi hàng hóa được xuất nhập khẩu vào nước ta.

Chứng từ Liên quan đến tiền Lương

Chứng từ liên quan đến tiền lương được thể hiện qua bảng chấm công, bảng tính lương, thanh toán tiền lương, hợp đồng lao động hoặc các quy chế, quy định…

Chứng từ liên quan đến Chi phí, Doanh thu

Chứng từ liên quan đến Chi phí, Doanh thu được thể hiện qua như phiếu kế toán.

Chứng từ kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong nghiệp vụ kế toán. Vì thế bộ phận kế toán của doanh nghiệp cần hiểu rõ về chứng từ là gì và phân loại chúng một cách chính xác để thuận tiện hơn trong các nghiệp vụ kế toán liên quan.

"Chứng từ"lànhững giấy tờ phản ảnh các nghiệp vụ kế toán phát sinh đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán.

Các chứng từ kế toán liên quan đến tiền

a/ Phiếu thu tiền

Phiếu thu tiền là một chứng từ ghi nhận lại việc thu tiền từ các dịch vụ bán hàng hóa, dịch vụ hay thành phẩm mà khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt.

b/ Phiếu chi tiền

Phiếu chi tiền là một chứng từ ghi nhận lại việc chi tiền của công ty để mua hàng hóa, dịch vụ hay nguyên vật liệu đã thanh toán ngay bằng tiền mặt cho nhà cung cấp.

Liên quan tới vấn đề phiếu chi thì mình cũng muốn nói cho các bạn nghe về khái niệm tạm ứng và hoàn ứng. Ngoài thanh toán tiền bạc gì đó cần phiếu chi ra thì phần lớn, phiếu chi tiền toàn dính vào việc tạm ứng.

Tạm ứng kiểu như là một khoản tiền hay vật tư mà doanh nghiệp trao cho người lao động để họ thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết vấn đề của công ty mà đã được cấp trên phê duyệt. Trường hợp tạm ứng rõ nhất các bạn hay thấy đó là cử nhân viên đi công tác hay ứng tiền mua đồ công ty đó!

Hoàn ứng là công việc hoàn lại số tiền tạm ứng nếu chi không hết. Có nghĩa là bạn sẽ mang đầy đủ các hóa đơn giấy tờ chứng nhận việc bạn sử dụng số tiền tạm ứng đó như thế nào. Dựa vào số tiền tạm ứng và số tiền sử dụng mà tính ra số tiền hoàn ứng. Số tiền dư hoàn ứng này sẽ gửi lại quỹ. Còn số tiền đã sử dụng sẽ được quyết toán.

c/ Séc tiền mặt

Séc tiền mặt là một chứng từ phát sinh trong trường hợp công ty phát hành séc cho nhân viên đi rút tiền từ ngân hàng để nhập quỹ tiền mặt.

d/ Uỷ nhiệm chi

Đánh số chứng từ kế toán là cách thức đánh lại số chứng từ theo một trình tự nhất định nhằm tránh sai sót cũng như đẹp sổ sách kế toán.

1. Căn cứ đánh số chứng từ kế toán

–  Căn cứ vào loại chứng từ: tham khảo bài các loại chứng từ kế toán

–  Căn cứ vào yếu tố tiền tố để thiết lập định dạng số chứng từ: Yếu tố tiền tố được đánh căn cứ vào năm phát sinh chứng từ cùng loại chứng từ.

Ví dụ: Đánh yếu tố tiền tố của các loại chứng từ phát sinh tại năm 2014

+ Phiếu chi ký hiệu: 14PC

+ Phiếu thu ký hiệu: 14PT

+ Phiếu nhập ký hiệu: 14PN

+ Phiếu xuất ký hiệu: 14PC

– Căn cứ vào giá trị bắt đầu: Giá trị bắt đầu của một chứng từ thường là 1

– Độ dài phân số của chứng từ: Độ dài của phân số chứng từ do kế toán tự mặc định

2. Cách đánh số chứng từ

Cách đánh số chứng từ kế toán cụ thể:

Đánh số toàn bộ chứng từ năm 2014 dựa trên căn cứ đánh số chứng từ ở mục 1 trên, kế toán đánh toàn bộ chứng từ năm 2014, với độ dài phân số là 3, giá trị bắt đầu là 1.

2.1. Cách đánh số chứng từ liên quan đến tiền

+ Phiếu thu tiền:  14PT001

+ Phiếu chi tiền:  14PC001

+ Séc tiền mặt:  14STM001

+ Uỷ nhiệm chi: 14UNC001

+ Nộp tiền vào tài khoản:  14NTTK001

+ Chuyển tiền nội bộ:  14CTNB001

+ Tiền đang chuyển:  14TDC001

2. 2. Chứng từ liên quan đến vật tư, hàng hoá

+ Phiếu nhập kho: 14PNK001

+ Phiếu xuất kho: 14PXK001

+ Chuyển kho: 14CK001

2.3. Chứng từ liên quan đến tài sản cố định và công cụ dụng cụ

+ Chứng từ ghi tăng tài sản cố định: 14GTTS001

+ Chứng từ ghi giảm tài sản cố định: 14GGTS001

+ Điều chỉnh tài sản cố định: 14ĐC001

+ Chứng từ khấu hao TSCĐ: 14KHTS001

+ Chứng từ ghi tăng CCDC: 14GTCC001

+ Chứng từ ghi giảm CCDC: 14GGCC001

+ Chứng từ phân bổ CCDC: 14PBCC001

+ Báo hỏng, báo mất công cụ dụng cụ: 14BH001

2.4. Chứng từ liên quan đến hoá đơn

+ Hoá đơn bán hàng: 14BH001

+ Hoá đơn mua hàng: 14MH001

+ Hàng bán trả lại: 14HBTL001

+ Hàng mua trả lại hàng: 14HMTL001

+ Tổng hợp hoá đơn bán lẻ: 14CTTH001

2.5. Chứng từ liên quan khác

+ Chứng từ nghiệp vụ khác: 14NVK001

+ Chừng từ ghi đồng thời: 14GĐT001

Video hướng dẫn cách đánh lại số chứng từ Lamketoan.vn chúc các  bạn luôn hoàn thành tốt công việc.