Căn cứ tiểu mục 2 Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó.
Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hướng dẫn trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung dành cho kế toán doanh nghiệp? (Hình từ Internet)
Hướng dẫn trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung dành cho kế toán doanh nghiệp?
Căn cứ tiểu mục 2 Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thực hiện theo sơ đồ sau:
Lưu ý:
- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan.
Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
- Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối tài khoản phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Mẫu sổ Nhật ký chung dành cho hoạt động kế toán của doanh nghiệp?
Hiện nay, Mẫu sổ Nhật ký dành cho doanh nghiệp được quy định tại mẫu S03a-DNN Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC:
Tải Mẫu sổ Nhật ký chung dành cho hoạt động kế toán của doanh nghiệp: tại đây
Hướng dẫn ghi Sổ nhật ký chung dành cho hoạt động kế toán của doanh nghiệp
Kết cấu sổ Nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ này:
- Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
- Cột B, C: Ghi số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Cột D: Ghi tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng từ kế toán.
- Cột E: Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ Nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái.
- Cột G: Ghi số thứ tự dòng của Nhật ký chung
- Cột H: Ghi số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán các nghiệp vụ phát sinh. Tài khoản ghi Nợ được ghi trước, Tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản được ghi một dòng riêng.
- Cột 1: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Nợ.
- Cột 2: Ghi số tiền phát sinh các Tài khoản ghi Có.
Cuối trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ, ghi số cộng trang trước chuyển sang.
Về nguyên tắc tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật ký chung. Tuy nhiên, trong trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, doanh nghiệp có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán đó.
Các sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ Nhật ký chung nên phương pháp ghi chép tương tự như sổ Nhật ký chung. Song để tránh sự trùng lặp các nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi vào sổ Nhật ký chung. Trường hợp này, căn cứ để ghi Sổ Cái là Sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt.
Hướng dẫn cách kiểm tra đối chiếu số sách kế toán: Kiểm tra đối chiếu số liệu các sổ chi tiết, tổng hợp, thuế GTGT, hàng tồn kho, Báo cáo tài chính...cơ bản:
- Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (Hóa đơn đầu ra, đầu vào, chứng từ ...) so với các nghiệp vụ đã hạch toán vào Sổ sách. - Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng. - Kiểm tra các khoản phải trả. - Kiểm tra số liệu giữa Tờ khai thuế và Sổ tài khoản 133, 333 (Thuế GTGT, TNCN) - Kiểm tra Quyền hóa đơn (các số hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ ...) xem có khớp với Tờ khai và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. - Kiểm tra Bảng nhập xuất tồn với Sổ TK 156. - Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp.
- Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái). - Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh bên Có - Tổng PS Nợ trên CĐPS bằng tổng PS Nợ trên NKC - Tổng PS Có trên CĐPS bằng Tổng PS Có trên NKC - Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số tài khoản như 131, 214,.. - Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ. Trừ một số tài khoản như 331, 3331, 421,.. - Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư. - TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng. - TK 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế. - TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bacó cáo NXT kho. - TK 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 242. - TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211.
--------
Cách kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán chi tiết:
Sổ Nhật ký chung: - Rà soát lại các định khoản kế toán xem đã hạch toán đối ứng Nợ - Có đúng chưa, - Kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa, tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh Ở Bảng Cân đối Tài Khoản.
Bảng cân đối tài khoản: - Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang, - Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ, - Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ; -
Nguyên tắc: Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có
Tài khoản 1111 tiền mặt: - Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt. - Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt. - Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt.
Tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng: - Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê. - Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê. - Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê.
Tài khoản 131: - Số Cái TK 131 - Nhật Ký bán hàng - Bảng tổng hợp nợ phải tthu - Chi tiết nợ phải thu cho từng đối tượng - Số liệu trong cột mã số 130 , 310 của Bảng cân đối kế toán.
Tài khoản 242, 214: - Số tiền phân bổ tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ có khớp với số phân bổ trên số cái tài khoản 242, 214.
Tài khoản 331: - Số Cái TK 331 - Nhật Ký mua hàng - Bảng tổng hợp nợ phải trả - Chi tiết nợ phải trả cho từng đối tượng - Số liệu trong cột mã số 130 , 310 của Bảng cân đối kế toán
Tài khoản 334: - Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh, - Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca), - Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng; - Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh
----------
Thuế GTGT Đầu ra – đầu vào:
Tài khoản 1331: - Số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-2/GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO, Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22];
- Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2/GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO
Tài khoản 33311: - Số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-1/GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA,
- Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 3331 = Số phát sinh Có TK 3331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-1/GTGT:BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ BÁN RA.
- Nếu trong tháng phát sinh đầu ra > đầu vào => nộp thuế thì số dư cuối kỳ Có TK 33311 = chỉ tiêu [40] tờ khai thuế tháng đó
- Nếu còn được khấu trừ tức đầu ra < đầu vào => thuế còn được khấu trừ kỳ sau chỉ tiêu [22] = số dư đầu kỳ Nợ TK 1331, số dư Cuối Kỳ Nợ 1331 = chỉ tiêu [43].
Lưu ý: Mặc dù hiện tại trên phần mềm HTKK không còn các Phụ lục bán ra mua vào nữa -> Nhưng các bạn nên vẫn làm các Bảng kê này trên file Excel => Mục đích để quản lý được là m đã kê khai những hóa đơn nào.
---------
Hàng tồn kho:
- Số dư đầu kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn đầu kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
- Số Phát sinh Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Nhập trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
- Số Phát sinh Có Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Xuất trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
- Số dư cuối kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn cuối kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
- Tổng phát sinh Nhật Ký chung = Tổng phát sinh (Nợ Có) trong kỳ trên bảng Cân đối phát sinh
- Các Tài khoản Loại 1 và 2 ko có số dư Có ( trừ lưỡng tính 131,214,129,159..) chỉ có số dư Nợ, cũng ko có số dư cuối kỳ âm.
- Các tải khoản loại 3.4 ko có số dư Nợ ( trừ lưỡng tính 331,421...) chỉ có số dư Có, ko có số dư cuối kỳ âm.
- Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 : sổ cái và cân đối phát sinh phải = 0 , nếu > 0 là làm sai do chưa kết chuyển hết.
- TỔNG CỘNG TÀI SẢN = TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN trên Bảng Cân đối kế toán
-------------