Tự nhảy ngày tháng trong Google Sheet

Google Trang Tính (Google Sheets) là một công cụ thay thế tuyệt vời cho Microsoft Excel khi bạn có nhu cầu làm việc với các bảng tính ngay trên trình duyệt web.

Rất nhiều bạn đã chuyển sang hẳn Google Trang Tính để dùng vì sự mạnh mẽ trong tính năng, cũng như tính hữu dụng mà nó mang lại cho người sử dụng.

Vâng, khi chúng ta làm việc với một bài báo cáo, hay là văn bản thống kê nào đó trên Google Trang Tính, thì việc ghi chính xác ngày tháng năm ở thời điểm hiện tại là điều rất cần thiết.

Nhưng việc nhập ngày tháng thì khá dài dòng và mất thời gian, mà lúc nào cũng phải nhập thủ công như vậy thì thật là mất công, và chắc chắn là nhiều bạn sẽ quay sang so sánh với Excel, chê Google Sheets cho mà xem.

Vậy nên, trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn chi tiết cho các bạn cách chèn thời gian vào Google Trang Tính một cách cực kỳ nhanh chóng và đơn giản.

Đọc thêm:

I. Cách chèn thời gian hiện tại vào ô bất kỳ trong Google Trang Tính

Như mình đã nói bên trên, để ghi đầy đủ thời gian bao gồm (ngày tháng và giờ…) thì rất mất thời gian, chưa kể là phải nhập đi nhập lại nhiều lần thủ công thì không tránh khỏi những sai sót trong quá trình nhập được.

Nhưng đối với các hàm, bạn chỉ cần viết một hàm rất ngắn là thời gian đầy đủ của ngày làm việc đó sẽ hiện ra, cực kỳ tiện lợi mà không bao giờ xảy ra sai sót. Vì nếu nhập sai hàm thì sẽ không có kết quả !

Chính vì thế, việc sử dụng Google Sheets cũng giống như Excel thôi, việc sử dụng hàm là cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian và tăng năng suất làm việc, tránh được các lỗi trong văn bản…

Và dưới đây là một số hàm hỗ trợ bạn thêm thời gian của ngày hiện tại vào ô tính trong Google Trang tính. Bạn sử dụng hàm nào cũng được hết á !

#1. Sử dụng hàm Now để chèn thời gian hiện tại vào trang tính

Mở trang tính bất kỳ mà bạn muốn chèn thời gian hiện tại vào lên, sau đó click chọn vào ô mà bạn muốn chèn thời gian ngày hôm nay vào.

Địa chỉ của Google Sheets tại đây: https://www.google.com/intl/vi/sheets/about/

Bạn hãy nhập hàm =NOW() => rồi bấm phím Enter là ngay lập tức, ngày tháng và thời gian tại thời điểm bạn bấm phím Enter trên bàn phím sẽ xuất hiện trong ô tính đã chọn.

Lưu ý là không điền gì vào giữa 2 dấu ngoặc tròn nha, để trống thì nó mới lấy được ngày tháng và thời gian hiện tại.

Tuy nhiên, nếu bạn để mặc định như vậy thì nó sẽ không cập nhật, mà bạn phải tự thay đổi ngày giờ đã thêm vào bởi hàm =NOW bằng cách ghi lại cho đúng.

Để thiết lập cho nó tự động cập nhật lại mỗi khi bạn có thực hiện thay đổi vào bảng tính thì bạn click vào Tệp => và chọn Cài đặt bảng tính, thao tác này sẽ mở cài đặt bảng tính trên Google Trang Tính.

Trong đây bạn hãy chuyển sang Tính toán => click mở menu Tính toán lại ở dòng Điều này ảnh hưởng đến tần suất cập nhật NOW, TODAY, RAND và RANDBETWEEN => và chọn Khi thay đổi và mỗi phút là xong.

Vậy là từ nay mỗi khi bạn quay trở lại làm việc, hàm =NOW sẽ tự động cập nhật lại ngày giờ chính xác cho bạn.

#2. Sử dụng hàm TODAY để chèn thời gian hiện tại vào trang tính

Hàm TODAY cũng có chức năng tương tự như hàm NOW ở trên, điểm khác biệt duy nhất là khi sử dụng hàm này nó chỉ hiện thị ngày tháng năm, chứ không hiện đầy đủ cả ngày tháng năm và thời gian hiện tại như hàm NOW.

Nhưng mình nghĩ khi làm việc chúng ta cũng chỉ cần ngày tháng chính xác là được rồi, không yêu cầu phải có thời gian nữa.

Vâng. Để chèn ngày tháng năm vào ô bất kỳ, bạn hãy nhập hàm =TODAY() vào ô đó => và bấm phím Enter là xong.

Để nó tự động cập nhật lại ngày thì bạn cũng làm tương tự như hàm NOW ở bên trên, không khác gì cả, nếu bạn đã làm với hàm NOW thì không cần làm cho TODAY nữa và ngược lại vì cài đặt đó áp dụng cho cả 2 hàm này các bạn nhá !

#3. Sử dụng tổ hợp phím để chèn thời gian hiện tại vào trang tính

Không có cách gì nhanh hơn việc sử dụng phím tắt phải không các bạn, hơn nữa nó còn làm các bạn trông chuyên nghiệp hơn ý chứ 😀

Trong trường hợp này, chúng ta cũng có thể sử dụng được phím tắt để chèn thời gian hiện tại vào Trang tính, nhưng nhược điểm lớn nhất của chúng là không thể cập nhật lại thời gian tự động như hai hàm NOW và TODAY mà mình đã giới thiệu ở trên.

Thực hiện: Bạn click vào ô muốn chèn thời gian hiện tại => rồi bấm tổ hợp phím Ctrl + ; => và bấm thêm phím Enter nữa để chèn chỉ thời gian hiện tại, không có ngày.

Ngược lai với tổ hợp phím Ctrl + Shift + ; => rồi bấm phím Enter thì chỉ hiện thị ngày hiện tại như hàm TODAY mà thôi, bạn có thể xem ví dụ ở trong hình.

#4. Cách định dạng lại ngày giờ hiển thị trong trang tính

Thông thường thì Google Trang Tính sẽ cài đặt ngày giờ theo đúng định dạng của Vùng và ngôn ngữ mà bạn sử dụng trên trang tính, đối với chúng ta sẽ là Việt Nam.

Nhưng nếu muốn thì Google vẫn cho phép bạn tùy chỉnh định dạng ngày giờ theo ý thích để phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.

Thực hiện: Đầu tiên bạn click vào Định dạng trên thanh điều hướng, chọn  Số => chọn Định dạng khác => và cuối cùng chọn vào Định dạng ngày và giờ khác để mở định dạng về ngày tháng năm trên Google trang tính.

NOTE: Định dạng tiền tệ, các thứ khác bạn cũng vào theo đường dẫn này nha.

Giao diện chỉnh sửa lại định dạng ngày giờ của trang tính xuất hiện, bạn click chọn một định dạng ngày giờ ở bên dưới => rồi bấm nút Áp dụng là xong.

Ngay lập tức định dạng này cũng sẽ được cập nhật lại cho ngày giờ các bạn đã chèn vào bằng các hàm hoặc phím tắt ở bên trên luôn.

II. Lời kết

Như vậy là mình vừa hướng dẫn cho các bạn cách để chèn chính xác thời gian hiện tại vào Google Trang tính bằng hàm và phím tắt, mà không mất quá nhiều thời gian để thực hiện rồi nhé.

Hy vọng là bài viết này sẽ giúp ích cho các bạn, giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, rút ngắn thời gian và ít sai sót hơn. Chúc các bạn thành công !

CTV: Nguyễn Thanh Tùng – Blogchiasekienthuc.com

Note: Bài viết này hữu ích với bạn chứ? Đừng quên đánh giá bài viết, like và chia sẻ cho bạn bè và người thân của bạn nhé !

Hướng dẫn tạo hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel

Vy Mai 01/11/2021

Hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel giúp bạn tự động cập nhật ngày giờ hiện tại và nếu bạn chưa biết cách sử dụng hàm này. Hãy cùng theo dõi bài viết sau để hiểu rõ hơn về hàm ngày tháng cũng như cách sử dụng hàm này nhé.

Hướng dẫn được thực hiện trên Laptop hệ điều hành Windows 10 với phiên bản Excel 2010. Bạn cũng có thể thực hiện tương tự trên các sản phẩm Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2109 và trên các dòng laptop có cùng hệ điều hành hay dòng MacOS có cùng thao tác khác.

I. Hàm tự nhảy ngày tháng là gì? Ứng dụng của hàm tự nhảy ngày tháng

Các dữ liệu ngày tháng trên Excel có hai loại là ngày tháng cố định và ngày tháng tự động cập nhật. Hàm tự nhảy ngày tháng là hàm giúp bạn tự động cập nhật ngày tháng ở hiện tại một cách dễ dàng.

Ứng dụng của hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel:

• Giúp bạn điền ngày tháng để xử lý hóa đơn nhanh chóng.
• Tự động cập nhật ngày tháng chính xác.
• Thao tác chuyên nghiệp hơn khi sử dụng Excel.

II. Cách định dạng ngày tháng năm trong Excel

Để sử dụng Hàm tự nhảy ngày tháng trước hết bạn cần thay đổi định dạng ngày tháng năm trong Excel bằng thao tác sau.

1. Hướng dẫn nhanh.

Trong file Excel, tại cột ngày tháng cần định dạng > Click chuột phải > Chọn Format Cells... Sau đó, ở thẻ Number chọn mục Date > Chọn định dạng ở mục Type > Nhấn OK > Hoàn thành.

2. Hướng dẫn chi tiết.

Bước 1: Click chuột phải vào cột D và chọn Format Cells...

Bước 2: Ở thẻ Number chọn mục Date và chọn kiểu định dạng ở thẻ Type xong bạn nhấn OK.

Tham khảo: 3 cách định dạng ngày tháng trong Excel đơn giản

III. Cách điền thông tin ngày tháng năm trong Excel

Trong Excel, khi bạn điền thông tin ngày tháng năm, thông thường Excel sẽ hiểu và tự động chuyển về dạng ngày tháng năm theo mặc định và căn lề phải cho dữ liệu. Tuy nhiên, nếu Excel căn lề trái nghĩa là dữ liệu bạn nhập không được Excel phát hiện nên dữ liệu ở dạng "text".

Đối với Excel 2010, có những cách nhập như sau:

• 22/05/2021 Hoặc 22/5/2021 Hoặc 22/5/21
• 22-05-2021 Hoặc 22-5-2021 Hoặc 22-5-21
• 22 may 2021 Hoặc 22 may 21 Hoặc 22 may

Lưu ý:

• Để thay đổi định dạng nhanh cho ô dữ liệu, chọn vùng ô dữ liệu cần thay đổi định dạng và nhấn phím Ctrl+1.
• Nếu kết quả hiển thị các dấu ###### bạn chỉ cần nháy đúp vào cột để thay đổi độ rộng cột vừa với kết quả.

IV. Cách điền dữ liệu ngày, tháng, giờ hiện tại trong Excel

1. Sử dụng phím tắt

Để điền nhanh ngày tháng năm hoặc ngày giờ hiện tại. Trong ô dữ liệu cần điền bạn chỉ cần nhấn các tổ hợp phím theo bảng sau.

Lưu ý:

• Dữ liệu ngày tháng năm được điền bằng tổ hợp phím là dữ liệu không thay đổi, giống như 1 TIMESTAMP (dấu thời gian).
• TIMESTAMP trong Excel là thời gian được cố định và không thay đổi khi cập nhật dữ liệu.

2. Điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm tự động cập nhật

Để điền thời gian hiện tại và có khả năng tự động cập nhật thời gian, trong Excel có hai hàm là hàm TODAY và hàm NOW.

• Hàm TODAY là hàm điền ngày tháng năm hiện tại. Cú pháp hàm TODAY: =TODAY()
• Hàm NOW là hàm điền ngày tháng năm và giờ hiện tại. Cú pháp hàm NOW: =NOW()

​

Lưu ý:

• Hàm TODAY và hàm NOW là hàm thời gian thực có khả năng tự động cập nhật.
• Thời gian không được cập nhật liên tục nhưng sẽ được cập nhật lúc khởi động lại file Excel. Hoặc đơn giản bạn có thể chỉnh sửa 1 công thức, hàm bất kỳ, các thông tin sẽ được cập nhật.
• Hàm TODAY và hàm NOW sẽ lấy thông tin dựa vào thời gian thực của Window.

3. Điền dữ liệu giờ, ngày, tháng, năm cố định

Hàm TODAY hoặc hàm NOW được kết hợp với hàm IF để xử lý các dữ liệu trong Excel nhanh chóng hơn.

Ví dụ: Hãy sử dụng hàm IF và hàm NOW để hiển thị nhanh giá trị ngày giờ trong bảng dữ liệu sau.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =IF(C4="Đã bán",IF(D4="",NOW(),D4),"") vào ô tham chiếu để kiểm tra.

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo xuống để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Giải thích kết quả:

• Các kết quả được hiển thị là trống. Vì cột "Đã bán" còn trống nên hàm IF sẽ thực hiện lệnh [value_if_false] là ô trống (=IF(C4="Đã bán",IF(D4="",NOW(),D4),""))
• Công thức hàm IF trên là loại công thức bắt buộc tính toán vòng lặp. Công thức IF(D4="",NOW(),D4) sẽ lặp lại để xét dữ liệu ở ô C4.

Bước 3: Thay đổi bất kỳ hàng dữ liệu ở cột C bằng chữ "Đã bán" để xem sự thay đổi ở cột thời gian.

Lưu ý:

• Các loại công thức vòng lặp sẽ làm các hàm luôn hoạt động và lặp đi lặp lại, điều này có thể làm cho máy tính của bạn chậm lại. Do vậy, trong Excel loại tính toán vòng lặp sẽ được tắt.
• Để thực hiện được công thức trên bạn cần phải thực hiện các thao tác dưới đây để bật lại chức năng tính toán lặp.

Để mở chức năng tính toán vòng lặp trong Excel 2010 bạn thực hiện nhanh như sau:

Chọn File > More... > Options > Xuất hiện bảng Excel Options chọn Formulas > click vào mục Enable iterative calculation. Ở đây bạn có 2 mục, thông thường bạn sẽ để mặc định. Tuy nhiên bạn cũng có thể thay đổi theo mục đích sử dụng.

Trong đó:

• Maximum Iterations: Là số lần lặp tối đa. Số lần lặp càng lớn, Các hàm sẽ tính toán lặp lại càng nhiều.
• Maximum Change: Là thay đổi tối đa. Là giá trị nhỏ nhất cho phép Excel bắt đầu thực hiện lặp. Giá trị càng nhỏ, Excel sẽ tính toán càng chính xác. Sử dụng dựa vào giá trị bạn cần tính.

V. Cách tự động lấp đầy dữ liệu ngày tháng vào cột tính trong Excel

1. Tự động điền ngày tháng năm theo thứ tự tăng dần

Trong bảng dữ liệu Excel, bạn chỉ cần điền ngày, tháng năm hoặc giờ vào ô dữ liệu bằng các tổ hợp phím tắt hoặc tự nhập ngày tháng và sau đó dùng trỏ chuột kéo xuống để tự động điền ngày, giờ theo thứ tự tăng dần như trong bảng sau.

2. Tự động điền ngày tháng năm

Cách 1: Điền bằng AutoFill

Như đã giới thiệu ở trên, bạn có thể điền nhanh ngày tháng năm theo thứ tự tăng dần theo mặc định của AutoFill. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thay đổi cách tăng thời gian của của dữ liệu như: tăng tháng, năm hoặc đơn giản chỉ cần copy thời gian.

Vậy bạn hãy dùng cách theo hướng dẫn sau đây để thực hiện nhé!

Cách 2: Sử dụng chuột

Bước 1: Sử dụng chuột phải kéo trỏ chuột (Fill Handle) cho các dữ liệu còn lại.

Bước 2: Chọn các options theo mục đích sử dụng. Ví dụ chọn options Fill Years để tăng năm theo thứ tự.

3. Tự động điền ngày, tháng theo khoảng cách nhất định

Để tự động điền ngày, tháng năm theo khoảng cách mà bạn mong muốn, bạn thực hiện tương tự như cách 2 ở trên và chọn options Series... như sau.

Bước 1: Sử dụng chuột phải kéo trỏ chuột (Fill Handle) cho các dữ liệu còn lại tương tự như bước 1 ở cách 2 phía trên.

Bước 2: Chọn options Series... > Ở mục Date unit chọn Year (tăng năm) > Ở mục Step value đặt khoảng cách 2 (2 năm) > Nhấn OK.

Giải thích:

• Date unit: Chọn option mà bạn muốn tăng khoảng cách. Ví dụ Year.
• Step value: Chọn khoảng cách. Ví dụ 2 năm.

​​​

Bước 3: Nhấn OK để xem kết quả.

4. Tự động điền ngày, tháng một cách ngẫu nhiên

Để tạo tự động thời gian một cách ngẫu nhiên ta sử dụng hai hàm chính: Hàm RAND và Hàm RANDBETWEEN.

• Hàm RAND: tạo ra 1 số thực ngẫu nhiên từ 0 đến 1.
• Hàm RANDBETWEEN: tạo ra 1 số nguyên ngẫu nhiên giữa 2 số cho trước.

Tham khảo: Cách sử dụng hàm RANDBETWEEN có ví dụ dễ hiểu

Ví dụ 1: Điền ngày, tháng, năm ngẫu nhiên từ 1/5/2021 đến 1/5/2022.

Lưu ý:

• Hàm RAND và RANDBETWEEN sẽ trả về giá trị là số.
• Để cột thời gian trả về giá trị ngày tháng năm ta định dạng lại dữ liệu là date như đã hướng dẫn ở trên.
• Đối với thời gian trả về giá trị là giờ, ta định dạng lại dữ liệu là time.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =RANDBETWEEN(DATEVALUE("24/05/2021"),DATEVALUE("24/05/2022")) vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Ví dụ 2: Điền giờ ngẫu nhiên từ 7:00 đến 16:30.

Bước 1: Trong bảng dữ liệu tính Excel, bạn nhập hàm =RAND()*(TIMEVALUE("16:30")-TIMEVALUE("7:00"))+TIMEVALUE("7:00") vào ô tham chiếu muốn hiển thị kết quả.

Giải thích hàm:

• RAND(): Là lệnh hàm.
• TIMEVALUE(): Là giá trị của thời gian. 0 đến 23:59:59 giờ tương ứng với giá trị số thực từ 0 đến 1.
• Công thức lấy ngẫu nhiên giá trị từ X đến Y: =RAND()*(Y-X)+X. (với X<>< li=""><>

Bước 2: Nhấn phím Enter để hiển thị kết quả và dùng trỏ chuột kéo để hiển thị các kết quả còn lại như hình.

Trên đây là cách tạo hàm tự nhảy ngày tháng trong Excel chi tiết, có ví dụ minh họa dễ hiểu. Hy vọng bài viết sẽ giúp bạn thực hiện được cách tạo thời gian cho mục đích sử dụng trong công việc cũng như học tập và nếu bạn có góp ý hãy để lại bình luận bên dưới và đứng quên chia sẻ nếu thấy hữu ích bạn nhé.

28.501 lượt xem