Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp bắt buộc phải phát hành hóa đơn để sử dụng cho mục đích bán hàng và cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện có thể xảy ra sai sót như làm mất hóa đơn đầu vào. Show Theo quy định của pháp luật hiện hành, nếu làm mất hóa đơn, doanh nghiệp phải viết công văn giải trình về việc mất hóa đơn và gửi đến cơ quan Nhà nước. Để biết được công văn giải trình cần có những nội dung nào, bạn hãy tham khảo mẫu mà MIFI giới thiệu dưới đây. \>> Xem thêm:
1. Công văn giải trình mất hóa đơn là gì?Công văn giải trình mất hóa đơn sẽ do chủ doanh nghiệp lập ra Để hiểu được định nghĩa của công văn giải trình mất hóa đơn và mẫu giải trình chi tiết nhất, đầu tiên bạn cần tìm hiểu về khái niệm của hóa đơn là gì? Dựa theo Thông tư 39/2014/TT-BTC tại Khoản 1 Điều 3, hóa đơn chính là chứng từ do người bán lập ra. Hóa đơn sẽ ghi nhận các thông tin của hàng hóa hay dịch vụ cung ứng theo quy định của pháp luật. Công văn giải trình về việc mất hóa đơn là văn bản do chính chủ doanh nghiệp lập nên để gửi đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Trong công văn này sẽ trình bày về những vấn đề liên quan đến việc làm mất hóa đơn của doanh nghiệp. Công văn giải trình sẽ gồm những hóa đơn bị mất là những hóa đơn nào, lý do tại sao mất,… Từ đó, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ biết được nguyên nhân và tiến hành xử lý hóa đơn bị mất theo các quy định của pháp luật. Nhờ vậy, quyền lợi và các loại ích của doanh nghiệp sẽ luôn được đảm bảo. 2. Quy định của pháp luật về việc mất hóa đơnĐối với việc làm mất hóa đơn, pháp luật có những quy định cụ thể trong Thông tư 39/2014/TT-BTC. 2.1 Xử lý các trường hợp bị mất hóa đơnPháp luật có quy định về từng trường hợp làm mất hóa đơn cụ thể Vấn đề đầu tiên là về việc xử lý trong trường hợp hóa đơn bị mất: Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân, hộ kinh doanh khi đã phát hiện mất hóa đơn chưa lập hay đã lập thì phải lập công văn giải trình về việc mất hóa đơn. Sau đó là thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu số 3.8 Phụ lục 3 được ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Thời gian để báo cáo chậm nhất không quá 5 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. Nếu như ngày cuối cùng nộp báo cáo rơi vào ngày nghỉ, theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng sẽ được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ này. Trường hợp người bán đã lập hóa đơn theo đúng quy định nhưng sau đó người mua hoặc người bán làm mất liên 2 của hóa đơn gốc đã lập:
Người mua được phép sử dụng hóa đơn bản sao đã có ký xác nhận và đóng dấu của người bán kèm theo biên bản hay công văn giải trình về việc mất hóa đơn để làm chứng từ kế toán và kê khai thuế. Người mua và người bán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất hóa đơn. 2.2 Xử lý phạt hành chính đối với việc làm mất hóa đơnMỗi trường hợp làm mất hóa đơn sẽ có mức phạt hành chính khác nhau Vấn đề thứ 2 là về việc xử phạt hành vi làm cháy, mất hay hỏng hóa đơn của doanh nghiệp. Pháp luật có quy định về từng mức phạt khác nhau tùy vào mức độ vi phạm nặng nhẹ.
Sau đây là mẫu công văn giải trình về việc mất hóa đơn chi tiết và mới nhất mà bạn có thể tham khảo và thực hiện. ———————————————— CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ……….., ngày……tháng……năm……. CÔNG VĂN GIẢI TRÌNH MẤT HÓA ĐƠN Tên tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn:………………………………………………… Mã số thuế: …………………………………………………………………………….. Địa chỉ: ………………………………………………………………………………… Giải trình về việc làm mất hóa đơn, cụ thể như sau: STT Tên loại hóa đơn Mẫu số Ký hiệu hóa đơn Từ số Đến số Số lượng Liên hóa đơn Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Lý do mất hoá đơn: ……………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………………. Nay đơn vị báo cáo với………………………………………………………………… Để phối hợp kịp thời truy tìm và ngăn chặn lợi dụng, đồng thời thông báo số hóa đơn trên không còn giá trị sử dụng. Đơn vị cam kết: Việc khai báo trên hoàn toàn đúng sự thật, nếu phát hiện khai sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật. Nơi nhận: – Cơ quan thuế trực tiếp quản lý. – Lưu VP. NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT (Ký tên đóng dấu và ghi rõ họ tên) 3. Hướng dẫn soạn thảo Công văn giải trình mất hóa đơnMẫu công văn giải trình về việc mất hóa đơn sẽ tương tự như một văn bản hành chính Mẫu công văn giải trình về việc mất hóa đơn về hình thức sẽ giống như một văn bản hành chính thông dụng. Vì vậy, nó cần đáp ứng được các tiêu chí của một văn bản hành chính. Ngoài ra, công văn này phải cung cấp được một số vấn đề gồm:
Nội dung trên là những vấn đề liên quan đến công văn giải trình về việc mất hóa đơn mà MIFI đã giới thiệu đến bạn. Hy vọng rằng đây là các mẫu công văn và nguồn tài liệu bổ ích để bạn có thể áp dụng cho quá trình nghiên cứu hay áp dụng trên thực tế. Nếu như vẫn còn nhiều thắc mắc và muốn giải đáp chi tiết, bạn hãy liên hệ với chúng tôi nhé! |