Viết một mail cho sếp có vẻ là nhiệm vụ khó khăn nếu bạn không biết cách. Chỉ cần làm theo một vài hướng dẫn đơn giản bạn sẽ thấy nó không quá phức tạp. Show Bài viết này thảo luận về cách viết mail cho sếp, đối tác, công việc chuyên nghiệp. Về định dạng của một email, cùng với các mẫu email phổ biến. Email thông thường có thể được viết và gửi theo bất kỳ cách nào. Nhưng email công việc tuân theo một định dạng nhất định. Ghi nhớ một vài điểm quan trọng về định dạng có thể làm cho một email trông đẹp hơn và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Định dạng Email1. Dòng tiêu đềThu hút sự chú ý với dòng chủ đề. Phần đầu tiên của email mà người nhận nhìn thấy là chủ đề email. Nếu bạn không đặt nó tốt, email của bạn nguy cơ không được mở cho đến sau này hoặc sau đó. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:
Một số ví dụ về dòng chủ đề tốt trong email chính thức có thể là:
2. Lời chàoMỗi email đều hướng tới một ai đó. Bắt đầu email của bạn bằng cách chào người nhận cho phù hợp với vị trí, chức vụ người nhận.
Đừng bỏ qua lời chào vì nó thể hiện sự tôn trọng người nhận. Không bao giờ sử dụng biệt danh, hoặc chỉ họ hoặc tên trong email. 3. Phần thân của emailĐây phần chính của email của bạn. Điều quan trọng là phải tuân theo một mẫu nhất định khi viết phần thân của email. Đoạn mở đầu nên nói lý do cho email của bạn. Giới thiệu bản thân nếu bạn là người lạ đối với người nhận và ghi lại lý do tại sao bạn viết thư cho họ. Ví dụ: bạn có thể bắt đầu với Tôi là Abc và email này có liên quan đến Xyz hoặc Điều này có liên quan đến ngân sách tiếp thị như được thảo luận trong cuộc họp. Xây dựng mối quan tâm, câu hỏi hoặc trả lời của bạn một cách toàn diện nhất có thể. Viết theo cách dễ hiểu, đảm bảo cung cấp thông tin không cần thiết. Chỉ nói những gì được yêu cầu. Nếu bạn đang đặt câu hỏi, hãy kết thúc bằng một câu như Hy vọng sớm nhận được câu trả lời từ bạn. Hoặc Mong được nghe từ bạn sớm. Nếu bạn đang giải quyết một câu hỏi, hãy kết thúc bằng Hy vọng tôi đã trả lời đầy đủ câu hỏi. 4. Chữ kýĐây là những từ cuối cùng của email của bạn, có khả năng hình thành một ấn tượng lâu dài đối với người đọc. Kết thúc bằng một từ hoặc cụm từ đơn giản, truyền đạt sự tôn trọng. Các lựa chọn an toàn và phổ biến là Trân trọng. Hoặc đơn giản hơn là Cảm ơn. Nếu bạn viết thư cho ai đó lần đầu tiên hoặc một người không phải là đồng nghiệp hoặc cấp cao ngay lập tức, hãy sử dụng tên đầy đủ của bạn.Cung cấp tên của bạn với thông tin liên lạc. Số điện thoại hoặc địa chỉ cơ quan của bạn là đủ. Các loại email phổ biếnĐây là các loại email phổ biến trong môi trường doanh nghiệp bạn nên biết. Đối với mỗi loại email, nên chú ý đến giọng văn cho phù hợp với ngữ cảnh và đối tượng nhận.
Bây giờ bạn đã quen thuộc với định dạng của một email chính thức. Chúng ta hãy xem xét một mẫu email trả lời khiếu nại: Chủ đề: Trả lời khiếu nại {ngày} Kính gửi {Tên của người khiếu nại}, Thay mặt cho công ty, tôi muốn xin lỗi vì làm bạn không hài lòng. Tôi đảm bảo với bạn rằng khiếu nại của bạn đã được chuyển đến bộ phận liên quan và giải pháp đang được thực hiện để khắc phục tình hình. Sự không hài lòng của bạn với dịch vụ của chúng tôi và phản hồi của bạn là điều quan trọng nhất đối với chúng tôi. Tôi sẽ trả lời bất kỳ câu hỏi nào trong khi chúng tôi xem xét vấn đề này. Cảm ơn vì sự kiên nhẫn của bạn. Trân trọng, Dù viết mail cho sếp, đối tác, khách hàng hay đồng nghiệp, thì cách viết mail chuẩn là rất quan trọng. Hãy luôn giữ thông điệp của bạn rõ ràng và chính xác. Và xem lại nội dung email trước khi gửi. Đọc thêm bài viết:
|
