Lưu trữ chứng từ kế toán khoa học là yêu cầu cần thiết đối với kế toán. Hiện nay có rất nhiều cách lưu trữ chứng từ kế toán khác nhau. Tuy nhiên, mỗi cách lưu trữ chứng từ kế toán sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Bài viết này Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm, được áp dụng nhiều nhất hiện nay. Với cách lưu trữ chứng từ kế toán này, công việc Kế toán của bạn sẽ bớt vất vả hơn. Show
\>>>>> Bài viết liên quan: 11 việc cần làm trước khi quyết toán thuế 1. Cách lưu trữ tờ khai thuế GTGTKế toán lưu trữ bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:
Lưu ý: Kể từ ngày 01/01/2015 đã bỏ quy định các doanh nghiệp phải lập bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra. Tuy nhiên, để kiểm soát được hóa đơn các bạn vẫn nên làm 2 phụ lục này. Đến khi quyết toán thuế, sẽ không phải làm lại. 2. Cách lưu trữ các tờ khai thuế khác:Các tờ khai thuế khác như thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài,báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, do đó các bạn sẽ lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó dùng giấy ngăn để phân thành các loại. 3. Cách lưu trừ chứng từ ngân hàng:Bộ chứng từ ngân hàng thông thường bao gồm: Hồ sơ tiền gửi và hồ sơ tiền vay • Đối với hồ sơ tiền gửi: Tùy vào số lượng chứng từ mà bạn sẽ lựa chọn đóng quyển theo tháng hay theo quý Thứ tự đóng quyền như sau: Tờ sao kê tổng hợp (có dấu ngân hàng), sắp xếp sau tờ sao kê là giấy báo nợ, có, chứng từ giao dịch, UNC theo thứ tự của tờ sao kê. • Đối với hồ sơ tiền vay: Hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, các khế ước nhận nợ và các hồ sơ khác đính kèm được sắp xếp theo thứ tự thời gian cho từng hợp đồng vay. Hiện nay, các BCTC, phương án vay vốn…hầu hết là các số liệu chế biến, do đó với các giấy tờ này các bạn để riêng ra cặp hồ sơ nội bộ hoặc dùng các cách đánh dấu, tránh bị nhầm khi trình cho cơ quan thuế. 4. Cách lưu trữ Phiếu thu, chi tiềnThông thường, phiếu thu chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng theo thứ tự số phiếu thu chi: Cụ thể cách lưu trong 1 tháng như sau: Sổ quỹ tiền mặt theo tháng -> Phiếu thu + chi có kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau phiếu thu (chi) và các chứng từ khác (nếu có) 5. Cách lưu trữ Phiếu nhập, xuất khoĐược đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho: Cụ thể: Phiếu nhập kho: + Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có) + Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo. Phiếu xuất kho: Kẹp sau đó là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng…. 6. Cách lưu trữ hợp đồng mua vào bán raCác bạn cần lưu hợp đồng mua vào, bán ra, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm riêng cho từng nhà cung cấp, khách hàng. Thông thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua. - Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán của DN. Trong trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì Phòng Kế toán sẽ giữ 1 bản, bản còn lại có thể lưu tại các bộ phận khác theo yêu cầu. - Hợp đồng được tập hợp và phân loại theo từng dự án, Kế toán cần tạo Folder lưu trữ riêng và dán tên dự án ở gáy để dễ tổ chức, theo dõi. - Kế toán không nên cho các bộ phận khác mang hợp đồng gốc ra ngoài để tránh tình trạng mất chứng từ gốc. - Kế toán lưu hợp đồng kinh tế đồng bộ cùng các tài liệu sau: Hình ảnh Trung tâm đào tạo kế toán tổng hợp thực hành Lê Ánh Cách lưu trữ chứng từ kế toán
7. Cách lưu trữ chứng từ lươngKế toán theo dõi, sắp xếp chứng từ lương như sau: - Hàng năm, kế toán tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng tháng trong năm - Để dễ theo dỗi, Kế toán dùng các chia file để lưu các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương trong năm đó. - Chứng từ lương lưu hàng tháng cần lưu bao gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo (nếu thanh toán qua ngân hàng), các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của người lao động. Ngoài ra là các chứng từ khác có phát sinh tăng hoặc giảm lương của người lao động. 8. Cách lưu trữ sổ sách kế toán Cuối mỗi kỳ, các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại, các bạn cần đối chiếu lại với các chứng từ gốc xem đã đúng, đủ hay chưa. 9. Cách lưu trữ hồ sơ tài sản cố địnhTờ trình được phê duyệt mua TS
Cách lưu trữ Hồ sơ nhân sự, bảo hiểm: - Hồ sơ của từng nhân viên; - Hợp đồng lao động, thanh lý hợp đồng lao động (nếu có) - Thông báo bảo hiểm và các mẫu biêu khai tăng, giảm bảo hiểm, đăng ký thang bảng lương - Bảng đăng ký mã số thuế cá nhân cho lao động - Tình hình biến động nhân sự cho từng tháng …..
10. Các phiếu chi, UNC lưu cùng:
11. Các phiếu thu, giấy báo có lưu cùng:
12. Cách lưu trữ chứng từ công nợKế toán lưu trữ hồ sơ công nợ theo một folder riêng và chia thành các file như sau:
Trên đây là 12 bộ hồ sơ thông dụng và cách sắp xếp lưu trữ chứng từ kế toán khoa học. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các bạn tự tin trong việc lưu trữ chứng từ kế toán, từ đó giúp công việc kế toán trở lên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn. Xem thêm: Sai sót hay gặp trong kế toán hàng tồn kho Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công! Bạn có thể tham khảo khóa học kế toán cho người chưa biết gì do giảng viên là kế toán trưởng tại kế toán Lê Ánh để được hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc |