Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì kế hoạch sản xuất là vấn đề vô cùng quan trọng và cần lưu tâm đầu tiên. Vậy, kế hoạch sản xuất là gì? Công việc, ý nghĩa, quy trình và cách quản lý kế hoạch sản xuất ra sao để đạt hiệu quả cao nhất. Show 1. Khái niệm kế hoạch sản xuất là gìKế hoạch sản xuất giữ vai trò rất quan trọng vì cả nhà máy, công ty sẽ phải vận hành theo kế hoạch sản xuất được lập. Hiểu được ý nghĩa của kế hoạch sản xuất, phương pháp lập và quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả sản xuất của mình từ đó tăng cao lợi nhuận. Vậy, kế hoạch sản xuất là gì? Kế hoạch sản xuất là một phần của kế hoạch kinh doanh, trong đó nhà máy/bộ phận sản xuất chịu trách nhiệm sản xuất. Bản kế hoạch này sẽ cho thấy được số lượng sản phẩm cần sản xuất và chi phí tương ứng với số lượng sản phẩm được sản xuất trong mỗi chu kỳ thông thường là quý/lần. 2. Lập và Quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quảKhi hiểu rõ được khái niệm kế hoạch sản xuất là gì thì chúng ta cần biết cách quản lý kế hoạch sản xuất như thế nào cho hiệu quả. Tùy thuộc theo phương án sản xuất để tồn trữ (Make To Stock) hay sản xuất theo đơn hàng (Make To Order) bộ phận kế hoạch sẽ có phương án lập kế hoạch sản xuất khác nhau nhằm mang lại sự tối ưu về chi phí và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đáp ứng được yêu cầu sản xuất cũng như đảm bảo cho vận hành được tối ưu nhất, doanh nghiệp phải dự báo được sản lượng tiêu thụ của thị trường (hoặc số lượng đơn hàng sẽ phải đáp ứng trong tương lai) để có kế hoạch mua và lưu trữ nguyên vật liệu, nhân công tham gia sản xuất và bố trí máy móc thiết bị phù hợp. 3. Quy trình kế hoạch sản xuấtKế hoạch sản xuất được lập để đáp ứng nhu cầu hàng hóa của khách hàng căn cứ vào các đơn hàng hoặc báo cáo dự báo tiêu thụ hàng hóa từ bộ phận bán hàng. Theo đó, cả nhà máy và toàn công ty sẽ phải chạy theo các kế hoạch sản xuất được lập trước đó. Để quản lý và lập kế hoạch sản xuất hiệu quả nhất, nhân viên kế hoạch phải căn cứ và các thông tin liên quan như Tình hình mua – bán hàng, Báo cáo kho hàng hóa – Nguyên vật liệu, năng lực sản xuất của nhà máy, tình hình nhân công và các thông tin khác để lên được kế hoạch sản xuất tối ưu nhất đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực trong doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tiến độ sản xuất cần thiết. Quy trình kế hoạch sản xuất có liên quan đến nhiều bộ nhận. Trong doanh nghiệp sản xuất, bộ phận lập kế hoạch sản xuất sẽ sử dụng thông tin cần thiết từ các bộ phận có liên quan đến hoạt động sản xuất của nhà máy và các tác động cụ thể như: – Thông tin nhân sự, nhân công tham gia sản xuất tại nhà máy: Số lượng công nhân hiện thời có thể tham gia sản xuất sẽ tác động đến chất lượng và sản lượng sản xuất trong kỳ. – Số lượng tồn kho Nguyên vật liệu và kế hoạch mua hàng sắp hoàn thành quyết định số lượng có thể sản xuất được cho thời điểm kế hoạch. – Năng lực sản xuất của nhà máy như năng suất máy móc, thiết bị, kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng trang thiết bị tại nhà máy sẽ trực tiếp ảnh hưởng đến khả năng sản xuất của nhà máy trong kỳ kế hoạch. – Các số liệu thống kê rủi ro sẽ giúp kế hoạch sản xuất hạn chế các sự cố phát sinh ảnh hưởng đến sản lượng kế hoạch đáp ứng nhu cầu khách hàng. – … 4. Cách lập và quản lý kế hoạch sản xuất hiệu quảYêu cầu tối quan trọng của bộ phận lập kế hoạch sản xuất là phải biết được các thông tin cần thiết liên quan đến tình hình của doanh nghiệp ở tất cả các phòng ban có liên quan đến sản xuất. Bằng cách truyền thống, nhân viên kế hoạch sẽ tập hợp các báo cáo từ các bộ phận khác trong công ty và tiến hành phân tích để lên kế hoạch sản xuất phù hợp theo tiến độ kế hoạch. Và toàn bộ quy trình này với phương pháp truyền thống và sự hỗ trợ từ excel thì thời gian thực hiện tối thiểu từ vài ngày tới vài tuần. Tuy nhiên với yêu cầu khắc khe về mặt thời gian trong thời buổi hiện tại, với mỗi đơn hàng của khách hàng trong nước hoặc nước ngoài thì doanh nghiệp không có nhiều thời gian để lên kế hoạch, sản xuất và giao hàng. Do đó có rất nhiều doanh nghiệp hiện tại cần phải có sự hỗ trợ đắc lực của hệ thống phần mềm ERP để các phòng ban có thể kế thừa số liệu của nhau một cách nhanh nhất. Theo đó, tất cả báo cáo cần thiết ở tất cả phòng ban ứng dụng phần mềm sẽ chỉ cần vài phút để lập, export và in khi cần thiết. Do vậy sẽ rút ngắn tối đa thời gian và giúp bộ phận kế hoạch có thể lập và quản lý kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả nhất có thể. Việc có một kế hoạch sản xuất hoàn chỉnh và chi tiết giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong nhiều phương diện:
II. 6 bước trong quy trình quản lý sản xuất của doanh nghiệp
Việc kiểm tra đánh giá năng lực sản xuất thường xuyên là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp linh hoạt và chủ động hơn trong việc lên kế hoạch sản xuất và cung ứng sản phẩm ra thị trường.
Dựa vào kết quả kiểm tra, đánh giá năng lực sản xuất cũng như điều tra thị trường, doanh nghiệp cần lên kế hoạch để có thể mua bán cũng như sử dụng nguồn lực đầu vào một cách tốt nhất, từ đó có sự chủ động trong việc quản lý kho và cung ứng ra thị trường.
Quản lý trong khi sản xuất cũng là một khâu vô cùng quan trọng, mang tính quyết định đến cả quá trình sản xuất. Doanh nghiệp cần có phương án quản lý chặt chẽ mọi khâu sản xuất từ máy móc, thiết bị cho đến nhân công để hạn chế rủi ro, sai sót dẫn đến lãng phí.
Sau khi sản xuất, việc đánh giá chất lượng rất cần thiết nhằm kiểm tra lại kết quả của quá trình sản xuất, hạn chế sản phẩm lỗi từ đó tăng năng lực cạnh tranh cũng như uy tín của doanh nghiệp. Chỉ cần có một sản phẩm lỗi, doanh nghiệp sẽ mất đi rất nhiều sự tín nhiệm từ khách hàng trên thị trường.
Đây là một bước bắt buộc trong tổng thể quy trình sản xuất của doanh nghiệp. Việc định giá cần phải dựa trên chi phí đầu vào, chi phí sản xuất, hao mòn máy móc, chi phí cho lao động, cùng với đó là dựa trên xu hướng giá cả trên thị trường và các đối thủ cạnh tranh.
Các dịch vụ hậu sản xuất được thực hiện tốt sẽ giúp ưu thế cạnh tranh và giá trị của doanh nghiệp tăng lên đáng kể. Các dịch vụ như bảo hành, giao hàng, chăm sóc khách hàng… cần được thực hiện cẩn thận. III. Các bước lập kế hoạch sản xuất hiệu quả 
Bước đầu tiên trong việc lập một kế hoạch sản xuất chính là xác định đúng sản phẩm cần sản xuất về mặt số lượng, chất lượng đầu ra để phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, thị hiếu của người tiêu dùng hoặc yêu cầu của khách hàng. Việc xác định sai sản phẩm sẽ dẫn đến hàng loạt những sai sót sau này trong cả quy trình sản xuất.
Sau khi xác định được sản phẩm cần sản xuất một cách chính xác thì bước tiếp theo chính là lên danh sách các khâu cần thực hiện trong quy trình sản xuất tổng thể. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và cẩn thận từ việc tìm nguồn cung ứng, đàm phán giá cả, vận chuyển nguyên vật liệu đến sản xuất ra thành phẩm, lưu kho, quản lý kho vận và dịch vụ hậu sản xuất… Việc lên danh sách như thế này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý đầu mục công việc và giảm thiểu những rủi ro thiếu sót hoặc nhầm lẫn.
Khi lập kế hoạch sản xuất, chỉ đề ra các khâu sản xuất là chưa đủ mà doanh nghiệp cần đề ra mục tiêu cần hoặc muốn đạt được tương ứng với mỗi khâu sản xuất. Việc này giúp doanh nghiệp biết được phương hướng quản lý và thực hiện, đánh giá từng khâu sản xuất xem đã phù hợp với mục tiêu đề ra hay chưa, cần cải thiện hay phát huy những gì…
Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc cũng không kém phần quan trọng, nhất là trong bối cảnh khó khăn như dịch bệnh, thiên tai, khủng hoảng… thì không phải công việc nào trong quy trình sản xuất cũng có thể được thực hiện đúng quy trình. Chính vì thế, việc ưu tiên công việc nào trước cũng giúp doanh nghiệp giảm thời gian sản xuất và tận dụng lợi thế trên thị trường.
Sau khi kế hoạch được thực hiện, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm tra đánh giá tổng thể kế hoạch để biết được liệu quy trình sản xuất có đạt được các mục tiêu đề ra trước đó hay không, cần thay đổi và tiếp tục phát huy yếu tố nào cho những kế hoạch sản xuất phía sau. Chính bởi vì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp diễn ra liên tiếp không ngừng, nên doanh nghiệp cần tận dụng những thành công và kể cả những sai sót từ những kế hoạch phía trước để giúp các kế hoạch sau này hoàn chỉnh hơn. |
