Kinh nghiệm đánh giá nhà máy

Để trở thành đối tác của các nhãn hàng lớn và là nhà phân phối của các sản phẩm do nhà máy sản xuất ra. Các nhà máy cần phải đạt được những tiêu chuẩn và quy định chung trong đảm bảo chất lượng quy trình sản xuất. Để làm được việc đó thì từ phía khách hàng thường sẽ tiến hành các cuộc audit nhà máy. Đây là quá trình giúp tìm ra được nhà máy đáp ứng đủ yêu cầu chất lượng để đặt nền tảng hợp tác sau này. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho các bạn tất tần tật về quá trình đánh giá (audit) nhà máy.

Nội dung

AUDIT NHÀ MÁY LÀ GÌ ?

Audit nhà máy hay thường được gọi dưới tên là đánh giá nhà máy. Đâu là quá trình mà một bên đến đánh giá trực tiếp tại nhà máy nhằm đánh giá đơn vị này về những khía cạnh khác nhau như Hệ thống QMS, EMS, trang thiết bị và vật tư làm việc, khả năng đáp ứng yêu cầu thực tế,…từ khía khách hàng yêu cầu.

Để nhận được sự hợp tác từ phía khách hàng thì ngoài những chứng nhận ra và năng lực thì việc đánh giá nhà máy trực tiếp sẽ là bước cuốc cùng để phía đối tác gật đầu đồng ý với nhà máy.

Thông thường công việc đánh giá này sẽ được triển khai bởi người mua hàng của nhà máy. Ngoài ra còn là các đơn vị đánh giá chứng nhận khi nhà máy theo đuổi một hệ thống tiêu chuẩn nào đó. Chưa hết một phần khác việc audit này đế từ nội tại nhà máy khi muốn tự đánh giá nội bộ cho doanh nghiệp của mình.

LỢI ÍCH CỦA QUÁ TRÌNH AUDIT NHÀ MÁY CHO DOANH NGHIỆP

Qúa trình audit nhà máy là quá trình có lợi cho cả phía nhà máy và đơn vị khách hàng muốn hợp tác với nhà máy đó. Một trong những lợi ích nổi bật có thể được kể ra ở đây.

• Việc audit nhà máy sẽ giúp đảm bảo cho các sản phẩm từ phía nhà cung cấp đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng và đối tác. Thông thường sẽ có những quy định về chất lượng, thời gian giao hàng, công suất đáp ứng, bảo vệ môi trường vv.
• Nhà máy sẽ nắm được tình trạng sức khỏe của mình và từ đó có được những hướng để khắc phục và duy trì nhằm đảm bảo chất lượng tốt nhất cho doanh nghiệp.
• Về phía khách hàng sẽ nắm được năng lực và khả năng đáp ứng của nhà máy. Ngược lại đây cũng là dịp để nhà máy chứng minh được năng lực của mình cho đối tác.
• Việc audit nhà máy cũng sẽ là quá trình giúp giảm thiểu tối đa các vấn đề không may xảy ra như sản phẩm lỗi, hỏng hóc, sản xuất sai quy trình hay bị sai ở một công đoạn nào đó.
• Giúp gắn kết hơn mối quan hệ giữa nhà cung cấp, sản xuất với bên khách hàng, nhà bán lẻ hơn.

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI AUDIT NHÀ MÁY

Qúa trình triển khai đánh giá nhà máy là quá trình đòi hỏi sự tương tác và hợp tác giữa hai phía cả nhà máy và đơn vị đánh giá ( khách hàng, tổ chức đánh giá) để cho ra được kết quả đánh giá chính xác nhất. Việc này cần cả hai bên phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

NHÀ CUNG CẤP (SUPPLIER)

Một số công việc cần làm có thể được liệt kê ra như sau:

• Cần xác định xem tiêu chuẩn hay hệ thống quản lý nào họ đang muốn hướng đến để chuẩn bị tài liệu cần thiết. Thông thường sẽ bao gồm các tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001, Tiêu chuẩn BRC, tiêu chuẩn an toàn thực phẩm ISO 22000.
• Trước đó từ phía nhà máy nên có một cuộc đánh giá nội bộ để xem xét các điều kiện nội tại và khả năng đáp ứng của mình với phía đối tác từ đó có những hành động khắc phục và điều chỉnh trước khi khách hàng hoặc đơn vị đánh giá chứng nhận triển khai Audit nhà máy.

Chú ý: Việc đánh giá nội bộ là việc làm quan trọng trước khi tiếp đoàn đánh giá bên ngoài. Chính vì thế nên cần đội ngũ đánh giá viên nội bộ chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm. Do đó cần đào tạo cho đội ngũ nhân viên am hiểu sâu sắc về tiêu chuẩn ISO. Càng hiểu biết bao nhiêu lại càng tốt cho quá trình đánh giá bấy nhiều.

KHÁCH HÀNG (CUSTOMER)

Về phía khách hàng công việc này sẽ khác với đơn vị nhà máy. Họ sẽ cần chuẩn bị một số nội dung như thu thập thông tin liên quan và tiến hành đánh giá AUDIT nhà máy trực tiếp và các hành động cần thiết sau đó.

Xin chào mọi người, cũng lâu rồi mình mới quay lại viết blog. Gần đây có một chủ đề mà rất nhiều bạn đang làm EHS ở nhà máy đang quan tâm là thực hiện đánh giá điều kiện lao động (ĐKLĐ) theo TT 29/2021-BLĐTBXH ở doanh nghiệp sẽ làm như thế nào?

Như bạn biết TT 29/2021-BLĐTBXH ban hành ngày 28/12/2021 có hiệu lực từ ngày 15/04/2022, ngay khi ban hành thông tư này ra mình đã nghiên cứu & có câu hỏi giống với các bạn và có nhiều thắc mắc khi tìm hiểu cách thực hiện. Bằng những mối quan hệ trong nghề mình đã liên hệ một vài đơn vị có chức năng thực hiện ngay từ những thời điểm tháng 09/2022. Cho đến hiện tại thì mình có một ít kinh nghiệm thực hiện đánh giá ĐKLĐ cho 2 nhà máy, một nhà máy làm vào tháng 09/2022, một nhà máy làm vào tháng 01/2023 với 2 đơn vị khác nhau, cũng như mình đã tham gia hội thảo về “Khoa học góp ý nghiên cứu đánh giá ĐKLĐ lĩnh vực dệt may, giày da” được tổ chức ở HCM ngày 19-20/12/2022 do Cục ATLĐ thuộc Bộ LĐTBXH chủ trì tổ chức, và mình cũng có cơ hội trực tiếp trò chuyện, trao đổi với tác giả, những người biên soạn ra TT 29/2021-BLĐTBXH để có thể hiểu một cách đầy đủ & áp dụng nó cho doanh nghiệp mình đang làm.

Xin được phép đi vào chủ đề như bên dưới

Các bạn cần nắm thông tin cơ bản về TT 29/2021:

• TT này ban hành tiêu chuẩn PLLĐ theo ĐKLĐ cho các nghề, công việc tại nhà máy từ đó xác định chính xác mức độ nặng nhọc độc hại nguy hiểm (NNĐHNH) cho mỗi một nghề, công việc.
• Sau khi đánh giá, dựa vào kết quả đánh giá sẽ làm hồ sơ PLLĐ theo ĐKLĐ các mức I,II,III,IV,V,VI. Cụ thể:
  • ĐKLĐ mức I, II, III là nghề, công việc không NNĐHNH;
  • ĐKLĐ mức IV là nghề, công việc NNĐHNH;
  • ĐKLĐ mức V, VI là nghề, công việc đặc biệt NNĐHNH;
• Kết quả PLLĐ sẽ là căn cứ để DN thực hiện đúng, đủ các chế độ cho người làm công việc thuộc DM NNĐHNN.
• Với những nghề, công việc được đánh giá có sự thay đổi so với DM NNĐHNN hiện hành hoặc nghề, công việc thuộc DM NNĐHNN nhưng đã được thực hiện các biện pháp loại trừ, giảm thiểu tác động của các yếu tố NNĐHNN thì phải gửi Bộ LĐTBXH (Cục ATLĐ) để được phê duyệt trước khi áp dụng tại doanh nghiệp.
• Tần suất đánh giá là 5 năm 1 lần hoặc khi có thay đổi về công nghệ, quy trình sản xuất mà dẫn đến thay đổi điều kiện làm việc hoặc khi có phát sinh yếu tố nguy hiểm, có hại mới trong lúc làm đánh giá rủi ro.
• Đơn vị đánh giá: Có chức năng quan trắc MTLĐ

Các bước tổ chức

1. Lựa chọn đơn vị đủ năng lực thực hiện PLLĐ

Ở bước này các bạn cần tìm đơn vị đánh giá với các tiêu chí:

• Có giấy phép, chức năng Quan trắc MTLĐ (Theo hướng dẫn tại điều 5 TT 29/2021-BLĐTBXH )
• Có quy trình đánh giá rõ ràng, phương pháp đánh giá (theo điều 6 TT 29/2021-BLĐTBXH )
• Có đủ nguồn nhân lực cho đợt đánh giá theo lịch của nhà máy
• Có đủ thiết bị, máy móc để phục vụ cho đợt đánh giá
• Không gây ra các xáo trộn về hoạt động sản xuất, tránh ảnh hưởng quá nhiều đến hoạt động sản xuất trong suốt quá trình đánh giá.
• Có kinh nghiệm đánh giá cho những nhà máy lớn (VD nhà máy hơn 1000 công nhân)

2. Lên danh mục nghề, công việc PLLĐ

2.1 Lên danh mục công việc của toàn nhà máy, đánh giá yếu tố có hại tiếp xúc, đặc điểm lao động, môi trường lao động

2.2 Thống kê các nghề, công việc đã được xếp loại và đang áp dụng chế độ dành cho NNĐHNN tại nhà máy.

2.3 Với những công việc đang không thuộc Danh mục NNĐHNN (theo thông tư số 11/2020-BLĐTBXH) nhưng được đánh giá có tiếp xúc với các yếu tố có hại, nguy hiểm trong quá trình làm việc cũng cần thực hiện đánh giá ĐKLDD để làm căn cứ đề xuất đưa vào Danh mục NNĐHNN => Đây chính là điểm chính mà TT 29/2021-BLĐTBXH muốn hướng đến vì thực tế DM NNĐHNH đã ban hành từ rất lâu & không cập nhật đầy đủ những tên công việc theo thực tế tại doanh nghiệp, thông tư này ban hành ra để tạo điều kiện cho doanh nghiệp được cập nhật, bổ sung thêm công việc mới vào DM NNĐHNN (Cơ hội để các bạn làm nghề HSE, nghề Nhân sự muốn xem xét chế độ cho người lao động một cách chính thức)

\=> Như vậy, phạm vi công việc đánh giá ĐKLĐ sẽ là mục 2.2 & 2.3 đã nêu.

Theo kinh nghiệm, quan sát sau khi thực hiện đánh giá ĐKLĐ ở nhà máy mình xin chia sẻ như bên dưới:

• Để xác định chính xác danh mục công việc cần làm PLLĐ thì cần đánh giá chi tiết đặc điểm của các công việc tại nhà máy.
• Đồng thời cần phải thống kê tổng số lượng lao động theo công việc, thống kê số lượng lao động chia theo ca làm việc để làm căn cứ lựa chọn đối tượng tham gia đánh giá sau này.

3. Lập kế hoạch thực hiện

3.1. Lựa chọn chỉ tiêu đánh giá

Việc lựa chọn chỉ tiêu đánh giá sẽ do Đơn vị đánh giá thực hiện theo đúng quy định tại Điều 6 & Phụ lục I – TT 29/2021/TT-BLĐTBXH , kinh nghiệm lựa chọn ở đây theo các tiêu chí:

• Xác định các yếu tố có hại mà NLĐ tiếp xúc
• Lựa chọn ít nhất 6 chỉ tiêu đo theo 3 nhóm yếu tố cho một công việc được đánh giá:
  • Nhóm yếu tố đánh giá về vệ sinh môi trường lao động (VD: vi khí hậu, ánh sáng, tiếng ồn, bụi, độ rung, nồng độ hơi khí độc,…);
  • Nhóm yếu tố đánh giá tác động về tâm sinh lý lao động (VD: đo nhịp tim, đo sức bền cơ tay, test trí nhớ, test tập trung, đánh giá mức hoạt động não lực,…);
  • Nhóm yếu tố đánh giá về Ecgônômi – tổ chức lao động (VD: đánh giá chế độ lao động, tư thế lao động, thao tác trong lao động,…).
• Trong thực tế có thể sẽ phải chọn nhiều hơn 6 chỉ tiêu để đánh giá cho một công việc vì cần đảm bảo tính đặc trưng cho đặc điểm công việc và yếu tố có hại mà NLĐ làm công việc đó tiếp xúc. Việc lựa chọn chỉ tiêu nào để đánh giá để đảm bảo đúng, đủ cho việc xếp loại ĐKLĐ, ngoài dựa trên rà soát của DN còn cần tư vấn của chuyên gia có kinh nghiệm. Luật quy định 6 chỉ tiêu chỉ là tối thiểu thôi.
  

3.2. Lựa chọn đối tượng tham gia đánh giá

Kinh nghiệm sau khi thực hiện PLLĐ ở nhà máy mình xin chia sẻ như bên dưới:

• Lựa chọn số lượng mẫu đảm bảo ý nghĩa thống kê và mang tính đại diện cho từng nghề, công việc.
• NLĐ tham gia đánh giá cần có sức khỏe tốt để hạn chế gây sai số cho kết quả, đa dạng độ tuổi và giới tính.

3.3. Lập kế hoạch triển khai

Ở mục này các bạn cần lên kế hoạch tùy theo kế hoạch sản xuất của nhà máy tại thời điểm đánh giá, cái này mỗi công ty có thể sẽ khác nhau một chút do quy mô sản xuất, ngành nghề hoạt động, số lượng nhân lực và chỉ tiêu đánh giá.

Sau khi có kế hoạch, cần thông báo xuống các bộ phận liên quan để bố trí đúng và đủ người tham gia vì:

• Các số liệu về yếu tố vật lý, hóa học, sinh học cần được tập hợp ở 3 thời điểm cho mỗi lao động (theo Phụ lục I, TT 29/2021-BLĐTBXH).
• Các chỉ tiêu tâm sinh lý cần được thu thập theo đúng phương pháp kỹ thuật, cụ thể mỗi lao động sẽ được đánh giá 3 ngày.
• Cần phải thống kê tổng số lượng lao động theo công việc, thống kê số lượng lao động chia theo ca làm việc
• Dựa vào đó chọn mẫu với số lượng ít nhất từ 10 – 30% tổng số lượng lao động tùy theo công việc, tính chất, đặc điểm công việc (Đã áp dụng đối với ngành in, tùy vào nghành nghề khác nhau bên đơn vị đánh giá sẽ chọn số lượng mẫu để đảm bảo ý nghĩa thống kê)
• Một người lao động phải cam kết tham gia đánh giá tại 3 thời điểm: Đầu ca, giữa ca, cuối ca & đánh giá trong 3 ngày liên tục
• Các chỉ tiêu quan trắc khi thực hiện ở xưởng phải quan trắc tại vị trí làm việc của người lao động
• Toàn bộ số liệu, bài kiểm tra, hồ sơ của từng người phải được lưu lại để làm tổng hợp số liệu, thống kê, phân loại theo hướng dẫn tại TT 29/2021-BLĐTBXH
• Địa điểm đánh giá, các bạn có thể tổ chức ngay tại nơi làm việc của NLĐ hoặc sắp xếp tuỳ vào điều kiện doanh nghiệp đảm bảo đánh giá được đầy đủ nhân viên, theo kế hoạch đã thống nhất
  

4. Tiến hành đánh giá tại nhà máy

Bước này cần tuân thủ theo kế hoạch đã đề ra và có sự chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ như lao động vắng mặt, thời gian làm việc có sự thay đổi,…

Kinh nghiệm ở bước này các bạn cần chọn thêm mẫu dự phòng ngoài số lượng mẫu tối thiểu, để khi có trường hợp NLĐ vì lý do nào đó không thể tiếp tục tham gia liên tục 3 ngày thì sẽ có mẫu dự phòng để lắp vào (tất nhiên đánh giá mẫu dự phòng vẫn theo quy trình như đã nêu)

5. Báo cáo các cơ quan chức năng sau khi có kết quả PLLĐ

Các yêu cầu về kết quả đánh giá phải thể hiện được toàn bộ quá trình đánh giá, quy trình đánh giá đáp ứng đúng quy định của Luật như vậy mới được cơ quan quản lý nhà nước chấp thuận kết quả phân loại ĐKLĐ.

Căn cứ vào kết quả phân loại lao động theo phương pháp được quy định tại TT 29/2021-BLĐTBXH, trường hợp cần thiết sửa đổi, bổ sung hoặc đưa ra khỏi Danh mục nghề thì doanh nghiệp làm văn bản gửi bộ quản lý ngành, lĩnh vực có liên quan để xem xét, tổng hợp ( Sở LĐTBXH địa phương), đồng thời gửi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Tài liệu gửi kèm văn bản đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc đưa ra khỏi Danh mục nghề, công việc NNĐHNN:

• Tóm tắt hiện trạng các chức danh nghề, công việc đặc thù của ngành, lĩnh vực và so sánh với Danh mục nghề do Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban hành; lý do đề xuất bổ sung, sửa đổi.
• Số liệu đo, đánh giá các yếu tố đặc trưng về điều kiện lao động đối với các chức danh nghề, công việc đề nghị bổ sung, sửa đổi và phiếu ghi tổng hợp kết quả theo mẫu quy định tại Phụ lục II ban hành kèm theo TT 29/2021-BLĐTBXH
• Bảng tổng hợp đề xuất sửa đổi, bổ sung việc phân loại nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và nghề, công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm theo mẫu quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo TT 29/2021-BLĐTBXH
  

Sau khi Cục ATLĐ (Bộ LĐTBXH) tiếp nhận hồ sơ sẽ xem xét, đưa ra ý kiến về việc đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc đưa ra khỏi Danh mục nghề, công việc NNĐHNN, trả lời bằng công văn. Nếu có những ý kiến, yêu cầu bổ sung hồ sơ thì doanh nghiệp phải bổ sung cho đến khi hoàn thiện hồ sơ.

Trường hợp đề xuất sửa đổi, bổ sung hoặc đưa ra khỏi Danh mục nghề, công việc NNĐHNN được phê duyệt thì doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các chế độ đối với người lao động làm nghề, công việc NNĐHNN cập nhật.

Đối với các nghề, công việc đã được đánh giá, phân loại lao động như trên mà không còn đặc điểm, điều kiện lao động đặc trưng của nghề, công việc NNĐHNH thì người sử dụng lao động không phải thực hiện các chế độ đối với người lao động làm nghề, công việc NNĐHNH sau khi có ý kiến của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

6. Chi phí đánh giá ĐKLĐ

Rất nhiều người quan tâm đến chi phí đánh giá ĐKLĐ, xin chia sẻ với các bạn như sau, chi phí nó phụ thuộc vào scope phạm vi của doanh nghiệp, số lượng NLĐ cần đánh giá, số lượng công việc cần đánh giá, mức độ phức tạp của việc lấy mẫu, các chỉ tiêu, số ngày đánh giá onsite, số ngày tổng hợp hồ sơ, một số chi phí khác ……

Do đó chắc chắn sẽ không giống nhau giữa các doanh nghiệp kể cả dùng loại hình kinh doanh nhưng khác địa điểm.

7. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

7.1 Nếu cùng một loại hình doanh nghiệp nhưng có nhiều nhà máy khác nhau vậy khi đánh giá một nhà máy có thể áp dụng kết quả cho những nhà máy còn lại hay không?

\=> Không được, vì đặc điểm điều kiện lao động ở những địa điểm khác nhau (VD miền bắc, miền nam) sẽ khác nhau.

7.2 Có cần thiết phải đánh giá tất cả các công việc trong nhà máy theo tiêu chuẩn ĐG ĐKLĐ theo TT 29/2021-BLD9TBXH hay không?

\=> Không cần thiết, chỉ cần đánh giá ĐKLĐ cho CV thuộc DM NNĐHNN & những công việc có tiếp xúc với yếu tố có hại, môi trường lao động có các yếu tố tác động xấu giống như mô tả trong DM NNĐHNN nhưng không nằm trong DM NNĐHNH thì cần xem xét để vào danh mục đánh giá

7.3 Sau khi gửi hồ sơ đánh giá đến Bộ LĐTBXH & được phê duyệt cho DM NNĐHNN cập nhật cho doanh nghiệp thì chế độ của những người mới có được áp dụng chế độ BHXH như những người đang áp dụng trong DM NNĐHNN theo TT 11/2020-BLĐTBXH hay không?

\=> Không, DM NNĐHNN cập nhật của nhà máy chỉ áp dụng cho tại nhà máy, không áp thể áp dụng chế độ BHXH hiện hành cho đến khi công việc mới đó được nằm trong DM NNĐHNN do Bộ LĐTBXH ban hành thì mới áp dụng được các chế độ BHXH như nghỉ hưu sớm,….

8. Một số kinh nghiệm khác có liên quan

Khi thực hiện đánh giá ĐKLĐ, các bạn nên kết hợp luôn thực hiện quan trắc MTLĐ hằng năm vì đằng nào kết quả QT MTLĐ cũng sẽ được sử dụng làm dữ liệu đầu vào của đánh giá ĐKLĐ. Như vậy sẽ tiết kiệm chi phí, đỡ mất thời gian phải làm 2 đợt khác nhau.

9. Một vài đơn vị có đủ chức năng thực hiện dịch vụ ĐG ĐKLĐ

Công ty cổ phần truyền thông và dịch vụ ATVSLĐ Quốc gia (NOSAH)

• Địa chỉ: 102, N3, Ngõ 167 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội
• Địa chỉ 2: 136F, Đào Sư Tích, Phước Kiển, Nhà Bè, HCM
• SĐT liên hệ: Anh Trung 0964 205 000
• Email: [email protected]

Công ty CP KĐ& HLATVSLĐ Thành Phố HCM. (HOSITCO)

• Địa chỉ: Số 01, Đường 14, KP5, P. Hiệp Bình Chánh, TP. Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh
• Địa chỉ 2: Tầng 4 Tòa nhà Meco Complex- 102 Trường Chinh, Q. Đống Đa, Hà Nội
• Địa chỉ 3: 116/12C Nguyễn Thị Tính, P. Bùi Hữu Nghĩa, Q. Bình Thủy, Cần Thơ
• Địa chỉ 4: 28 đường số 2, Phường Dĩ An, TP. Dĩ An, tỉnh Bình Dương
• SĐT liên hệ: Anh Thể 0909 183 994
• Email: [email protected]
  

Trên đây là những kinh nghiệm của mình về cách thức tổ chức đánh giá ĐKLĐ, lựa chọn đơn vị, lựa chọn tiêu chí, chọn mẫu, quy trình đánh giá ĐKLĐ. Mong rằng chút kinh nghiệm này sẽ có ích đến những bạn có cùng thắc mắc, có cùng mối quan tâm, rất mong nhận được sự góp ý, đóng góp của các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn, cùng xây dựng một công đồng EHS/HSE chuyên nghiệp, có nền tảng, kiến thức chuyên môn tốt, tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau để cùng phát triển.

Xin cám ơn đến sự đóng góp của một người bạn từng là cán bộ làm việc tại Viện khoa học và lao động thuộc BLĐTBXH, hiện đang làm các dịch vụ Đánh giá ĐKLĐ, QT MTLĐ cho các doanh nghiệp, đã giúp cho bài viết được hoàn thiện hơn.