Kỹ năng giao tiếp bằng email là gì

1. EMAIL CHUYÊN NGHIỆP [email protected]
2. năng giao tiếp qua Email là gì?  Tại sao cần phải có kỹ năng giao tiếp Email tốt?  Cách thức viết Email chuyên nghiệp.  Những lưu ý khi giao tiếp qua Email.
3. GIAO TIẾP QUA EMAIL LÀ GÌ? Ngày càng email trở thành “chuyện thường ngày”, thì viết email thế nào cho “văn hóa” cũng là một vấn đề đáng quan tâm. Nếu muốn giao tiếp thật sự hiệu quả, cần phải có các kỹ năng khác biệt. Thứ nhất, do đặc thù của email, đòi hỏi “văn viết” chứ không phải “văn nói”, và những lỗi có thể bỏ qua khi nói chuyện có thể trở thành “không chấp nhận được” khi thể hiện rõ ràng trên… màn hình. Thứ hai, do không gặp mặt trực tiếp, những hiểu lầm phát sinh sẽ không được khắc phục kịp thời, và vì vậy chúng cần được hạn chế ở mức thấp nhất.
5. CẦN PHẢI CÓ KỸ NĂNG GIAO TIẾP EMAIL TỐT?  Đạt hiệu quả truyền tải thông tin, thông điệp.  Thể hiện phong thái, trình độ, ý thức...làm việc của bạn.  Gây thiện cảm ấn tượng về sự chuyên nghiệp.  Xây dựng và duy trì quan hệ.
6. VIẾT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP. Bố cục Email Chủ đề Email Lời mở đầu Nội dung chínhChèn ảnh, liên kết hoặc tập tin đính kèm Phần cuối thư Chữ ký
7. EMAIL.  Là một câu chào mở đầu, như việc ’’ Chào hỏi trước khi vào nhà ai đó’’.  Miêu tả ngắn gọn nội dung chính cần truyền đạt. VD:  Báo cáo kết quả nhiệm vụ 4 – Tìm kiếm thông tin.  Gửi anh A bảng lương tháng 6.
8. ĐẦU TRONG NỘI DUNG EMAIL. Bạn nên bắt đầu một lời chào, lời chúc (nếu cần) và lý do bạn gửi email này. VD: Chào anh B, Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công. Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện (hoặc: trong cuộc gọi...) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như sau:
9. CHÍNH TRONG EMAIL.  Nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin.  Những nội dung quan trọng nên đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ.... (Nội dung phải soạn logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt là cái gì)  Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm theo (nếu có và cần) để làm rõ vấn đề hơn.
10. LIÊN KẾT HOẶC ĐÍNH KÈM TẬP TIN.  Nên đặt tên cho từng tệp, dễ hiểu và rõ ràng.  Trong trường hợp đính kèm nhiều tệp, cần bỏ chung vào một thư mục. Không nên nén lại vì không phải ai cũng có phần mềm giải nén.
11. THƯ.  Cuối thư là nơi bạn mong muốn người đọc làm điều gì đó, sau đó bạn nên có một lời cảm ơn, lời chúc....  VD: Cảm ơn anh B đã đọc email này, em mong nhận được phản hồi của anh sớm. Chúc anh một ngày tốt lành! Trân trọng. Ms .........
12. Một Email có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn.  Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bản thân như: email, số điện thoại, website công ty....  Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm thấy khó chịu nhưng bạn vẫn PR hoặc truyền đạt nội dung khác mà nếu như bạn bỏ vào phần nội dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người khác.
13. Ý KHI GIAO TIẾP QUA EMAIL.  Dùng tiêu đề Email rõ ràng.  Sử dụng tên Email ’’chuyên nghiệp’’  Cân nhắc khi sử dụng nút ’’reply all’’  Sử dụng lời chào chuyên nghiệp.  Hiểu biết văn hóa công việc khác nhau giữa các vùng miền.  Trả lời những Email gửi tới bạn.  Xác nhận lại tên người muốn gửi.  Kiểm tra lỗi chính tả.
14. CÔNG! [email protected]

Giao tiếp bằng email đã trở thành kỹ năng mềm không thể thiếu trong bộ kỹ năng cần phải có trong công việc, chẳng hạn việc làm gia sư, business development manager, nhân viên SEO,... Vì vậy, hãy xem 15 điều tưởng dễ mà hay phạm phải nhất dưới đây để giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn từ những việc nhỏ nhất nhé

Nội dung chính Show

Tại sao cần có kỹ năng giao tiếp qua email?
Thế nào là giao tiếp qua email?
Cần làm gì để giao tiếp email hiệu quả?
Khi giao tiếp bằng email cần lưu ý những vấn đề gì?

Tên email lịch sự, không dùng kí hiệu “đặc biệt”. Subject là “cái thần” của nội dung.
Hãy dùng BCC. Đừng spam!
Reply/ Reply all/ Forward để trả lời. Không cần dùng quá nhiều “New email” cho cùng 1 vấn đề.
Thêm số di động vào chữ ký, nếu để số bàn nhớ kèm số extension (số máy nhánh). Website chưa có thì không nên để ở chữ ký
Đừng viết tiểu thuyết! Viết ngắn gọn, chia đoạn, dùng bullet để rõ ý chính.
NHỚ TẮT CAPS LOCK KHI KHÔNG CẦN DÙNG ĐẾN! Neu dung tieng Viet nho danh co dau.
Khi nhận được thông tin, hãy xác nhận cho người gửi biết Hãy tập nói “không” nếu không đồng ý, thay vì cố tình im ru để vấn đề “lạc trôi”. Đừng đọc xong để đó.
Có những email rất “lạ": Subject: “Gửi chị” Nội dung email: “Xem file đính kèm” File đính kèm tên: Book1.xlsm
Lời chào cao hơn mâm cỗ
Hãy tỏ ra chuyên nghiệp dù rất bực mình! Email đi rồi cũng chẳng thể rút lại như lời nói. Vì vậy, đừng để bản thân khó xử và “mua” thêm bực mình nhé!
Mọi người thường ngại để deadline vào email, đặc biệt nhân viên thường không dám để deadline vào email gửi cho trưởng phòng hay sếp. Đó là vấn đề khiến việc của bạn không “chạy”. Người nhận không cảm thấy mức độ cần thiết của email. Luôn có deadline là một thói quen tốt.
Đừng chậm trễ vì chờ mail. Có một số việc, chỉ cần một cuộc điện thoại là đã giải đáp được hết thắc mắc. Hoặc những việc đang cần gấp đừng ngồi viết mail qua lại. Gọi điện xong đừng quên viết email mô tả nội dung cuộc nói chuyện đấy nhé. Tùy cơ ứng biến nhưng vẫn cần chu đáo.
Đừng viết 1 email không chỉnh chu. Sau đó lại gửi thêm vài email với nội dung: “Chị ơi nãy em thiếu ý này,…”. Đọc lại thật kỹ trước khi gửi. Chú ý chính tả, khoảng trắng, các ý chính đã đầy đủ chưa.
Cảm xúc có thể ảnh hướng đến sự quyết định của người đọc. Bạn không thể biết cảm xúc của người nhận đang như thế nào, vì vậy hãy gọi 1 cuộc điện thoại “thăm dò” trước khi gửi báo giá, bản phác thảo, đề nghị… cũng là một ý hay. Quote: “Deal with emotions first”

Nếu không quản lý tốt thời gian thì có khi bạn chẳng làm được gì khác ngoài việc: nhận mail, đọc mail, trả lời mail. Hãy cài đặt thời gian nhận mail trên Outlook/ Gmail để tránh phải “dính” với email cả ngày.

Tại sao cần có kỹ năng giao tiếp qua email?

Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp qua email Kỹ năng giao tiếp bằng thư tín cũng như email rất quan trọng, bởi hình thức này sẽ giúp bạn đạt được nhiều lợi ích như: truyền đạt thông tin đến đối tác nhanh chóng, hiệu quả và chuyên nghiệp; hiệu quả công việc được tăng cao; tăng sự kết nối giữa bạn và người nhận.

Thế nào là giao tiếp qua email?

Nó có thể chuyển thông tin từ một máy nguồn tới một hay rất nhiều máy nhận trong cùng một lúc Giao tiếp qua email là quá trình trao đổi thông tin giữa hai hay nhiều người; là một quá trình giao tiếp gián tiếp nhằm trao đổi và tiếp nhận thông tin giữa chủ thể này với chủ thể khác để thực hiện mục đích đề ra 3.