Tài liệu hướng dẫn sử dụng redmine Commercial năm 2024

Redmine chỉ mạnh về quản lý issue, task, chứ nó không chuyên về quản lý dự án, cũng quản lý được cả document, wiki (Q&A),... Nó không có nhiều report giúp cho mình quản lý.

Trước mắt bạn sẽ phải tạo 10 task, và assigne các task cho từng người tương ứng (tạo 10 task cho 10 công việc tương ứng).

Qua mỗi ngày làm việc, bắt buộc mọi người phải logwork, update trạng thái task và ghi thời gian (spend) cho công việc đó (việc này hơi khó vì thường mọi người không logwork đúng thời gian) => dựa vào status của task mà bạn biết công việc tiến triển thế nào.

Sau khi đã thực hiện hướng dẫn cài đặt ở phần trước, trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng Redmine cơ bản. Redmine thường được biết đến trong quy trình phát triển phần mềm. Vậy nếu công ty tôi không làm phần mềm thì áp dụng Redmine có được không? Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này các bạn có thể tự trả lời được câu hỏi cho chính mình.

Đặt vấn đề

Công ty của mình có tổ chức phòng ban cơ bản như sau:

• Giám đốc: Điều hành và quản lý công ty, cần biết được khối lượng và năng suất lao động của từng thành viên. Qua đó có các hình thức khen thưởng hợp lý.
• Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm cho các khoản thu chi của công ty, xử lý giấy tờ, hóa đơn…
• Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề kỹ thuật trong công ty (Bấm dây mạng, cài win, sửa thang máy, sửa ống nước, Dev, R&D…)

Để quy trình làm việc trong công ty được hiệu quả, các sếp mới họp bàn với nhau đưa ra một quy trình làm việc như sau:

Mọi công việc phối hợp giữa các phòng ban sẽ đều phải tuân theo quy trình làm việc ở ảnh trên. Ví dụ: “Khi nhân viên kế toán yêu cầu nhân viên kỹ thuật cài đặt giúp máy in”, đầu việc sẽ được thực hiện như sau:

1. Nhân viên kế toán tạo (Open) một công việc (Issue) trên Redmine có tiêu đề là “Nhờ kỹ thuật cài đặt giúp máy in“, đầu việc này sẽ vào một hàng (Hàng đợi này gồm rất nhiều các công việc khác trong công ty).
2. Giám đốc theo dõi hàng đợi này và thấy có công việc từ kế toán vừa tạo. Nhận thấy yêu cầu này là cần thiết, giám đốc sẽ phê duyệt (Approve) công việc này và chuyển nó thành trạng thái các đầu việc cần làm (To do).
3. Kỹ thuật check mail hoặc lọc các đầu việc To do và nhận thấy có việc cần làm. Kỹ thuật nhận việc về mình và bắt đầu xử lý (In progress). Nếu xử lý xong, kỹ thuật sẽ chuyển trạng thái công việc này sang review (Review). Nếu nhận thấy khó khăn trong quá trình xử lý, kỹ thuật sẽ cập nhật lại lý do và cho trạng thái công việc này trở về (To do) để người khác xử lý.
4. Kế toán sau khi thấy kỹ thuật đã cài đặt xong máy in cho mình sẽ kiểm tra lại kết quả và chuyển công việc này sang trạng thái hoàn thành (Done)
5. Dựa vào các tính năng mà Redmine cung cấp, giám đốc cuối tháng sẽ thống kê được khối lượng và chất lượng công việc mà kỹ thuật đã xử lý.

Lưu ý:

Mọi trạng thái trên đều gửi mail đến những thành viên có liên quan

Hiện thực hóa quy trình với Redmine

Sau khi đăng ký sử dụng ứng dụng Redmine tại cloud365, bạn đăng nhập vào hệ thống Redmine theo thông tin nhận được và tiến hành đăng nhập.

Sau khi đăng nhập thành công ta thực hiện chuẩn bị một số thứ cấu hình cần thiết phục vụ cho yêu cầu mà đã đưa ra.

Tạo project

Tại góc trên bên trái của trình duyệt Chọn Administrator để vào giao diện quản trị sau đó chọn Workflow

Redmine là một công cụ được tạo ra nhằm mục đích theo dõi các vấn đề xảy ra của một dự án và quản lý dự án đó. Redmine hoạt động trên web miễn phí và mã nguồn mở để người dùng dễ dàng sử dụng. Đây là phần mềm hỗ trợ cho người sử dụng quản lý nhiều dự án cùng một lúc hoặc các tiểu dự án có liên quan đến nhau và liên quan đến dự án chính. Redmine có tính năng cho mỗi một dự án khác nhau và diễn đàn khác nhau. Redmine giúp theo dõi thời gian, kiểm soát các truy cập với vai trò linh hoạt của nó trong từng dự án. Tại sao nên dung Redmine để quản trị dự án.

Redmine bao gồm biểu đồ thanh và biểu đồ lịch để hỗ trợ một cách thức quan nhất trong khoảng thời gian thực hiện dự án. Redmine là sự tích hợp từ nhiều hệ thống phiên bản khác nhau và trình duyệt kho lưu trữ. Redmine coa vai trò trong việc quản lý các vấn đề như nhiệm vụ, lỗi và yêu cầu hỗ trợ. Thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý dự án sẽ dễ dàng hơn cho bạn trong việc báo cáo kết quả hàng ngày với các bộ phần có chức trách cao hơn trong doanh nghiệp.

• Các tính năng của Redmine bao gồm như sau:
• Cho phép việc theo dõi nhiều dự án cùng một lúc
• Hỗ trợ cho việc kiểm soát về truy cập với vai trò linh hoạt
• Theo dõi các vấn đề của dự án
• Tạo biểu đồ
• Quản lý các dữ liệu như: Tin tức, tài liệu, tập tin có liên quan đến dự án
• Cho phép truy cập dữ liệu web và gửi thông báo về email của bạn
• Hỗ trợ việc quản lý cho các dự án, và diễn đàn cho mỗi dự án đó
• Cho phép người dùng theo dõi được thời gian một cách đơn giản
• Bạn có thể tùy chỉnh cho các vấn đề của dự án và mực thời gian của dự án cũng như người dùng.
• Hỗ trợ một loạt các tích hợp của quản lý cấu hình phần mềm như: hệ thống kiểm soát sửa đổi, hệ thống đồng thời, hệ thống kiểm soát để theo dõi những thay đổi trong mã nguồn, công cụ kiểm soát sửa đổi phân tán, hệ thống sửa đổi máy chủ phân tán và máy khách ,..
• Hỗ trợ việc xác thực nhiều nhà cung cấp trung lập, và tiêu chuẩn công nghệ ứng dụng để truy cập và duy trì các dịch vụ về thông tin, thư mục sử dụng trên giao thức internet.
• Hỗ trợ tính năng giúp người dùng tự đăng ký cài đặt
• Hỗ trợ sử dụng với 49 ngôn ngữ trên thế giới. Trong đó có cả Redmine tiếng Việt.
• Cho phép truy cập nhiều cơ sở dữ liệu khác nhau
• Redmine cho phép việc bổ trợ trong các dự án
• Cung cấp một giao diện về lập trình ứng dụng để hỗ trợ truyền thông và giúp chuyển trạng thái của đại diện.

Quản lý dự án Redmine sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc quản lý các vấn đề của dự án trên web và được viết trên Ruby Rails. Với việc sử dụng miễn phí phần mềm này đã giúp bạn quản lý dự án hiệu quả và khoa học hơn.

2. Tại sao nên dùng Redmine mà không phải là một ứng dụng khác?

• Redmine là phần mềm Open Source nên hoàn toàn miễn phí, ta có thể tuỳ chỉnh tuỳ ý phù hợp với nhu cầu sử dụng của công ty như cài thêm plugin.
• So sánh với 1 số công cụ khác như Trello, Github Project có thể thấy rõ sự vượt trội về tính năng và cách thức quản lý dễ dàng hơn. + Trello và Github đều có thể quản lý các issue thành các taskboard đơn giản, tuy nhiên khi số lượng issue tăng lên thì việc theo dõi trở nên khó hơn và có thể gây phiền toán với việc lục tìm lịch sử, tìm kiếm những task liên quan. Do đó Trello và Github chỉ phù hợp để quản lý những project tầm vừa và nhỏ. Ngược lại với Redmine, Các Project dễ dàng chia nhỏ thành các subproject hoặc chia thành các tracker để dễ dàng tìm kiếm. + Quản lý quyền truy cập vào các project rất linh hoạt(Role-based access control). Mặc định ban đầu mới chỉ có manager, developer, reporter. Loại User cũng có thể tự định nghĩa thêm tuỳ thuộc vào hoàn cảnh sử dụng, như tester, officer..ẳng hạn. + Quản lý các Issue với các trạng thái sẽ dễ dàng hơn, nếu kết hợp thêm các plugin Agile hay Scrum thì có thể hiển thị trực quan hơn trạng thái dự án.
• Bước 1: cài đặt các gói phần mềm liên quan như: cài đặt

MySQL, cài đặt Redmine, cài đặt gói hỗ trợ,

• Bước 2: Cấu hình webserver
• Bước 3: cấu hình thêm module cho apache: bạn cần phải thay

đổi nội dung, tạo link, tạo file cấu hình cơ sở dữ liệu

• Bước 4: thực hiện các lệnh sau:

$ rake generate_session_store

$ RAILS_ENV = production rake db:migrate

$ RAILS_ENV = production rake redmine:load_default_data

• Bước 5: Bạn chạy lệnh sau là sẽ hoàn tất cài đặt:

$ ruby script/server webrick – e production

Ngoài ra bạn có thể cài đặt Redmine download trên rất nhiều các

trang web khác nhau hỗ trợ cho bạn việc cài đặt Redmine.

2. Làm sao để sử dụng Redmine một cách hiệu quả

Redmine, suy cho cùng vẫn chỉ là công cụ hỗ trợ cho việc quản lý dự án. Việc sử dụng Redmine hiệu quả còn phải phụ thuộc vào các thành viên trong team. Các thành viên thống nhất việc xử lý issue theo 1 workflow sẽ đảm bảo team làm việc thuận lợi hơn. Việc quên cập nhật Status cho mỗi Issue khi tiến hành là điều phổ biến

III. Quản trị dự án bằng Redmine

1. Tổng quan về quản trị dự án bằng Redmine

Trong quá trình thực hiện một dự án, chúng ta có thể bắt gặp nhiều vấn đề khác nhau. Redmine cung cấp một giải pháp tuyệt vời giúp cho việc quản lý thành viên được dẽ dàng cũng như cho phép các thành viên theo dõi hoạt động của mình... Về mặt tổng quan, Redmine cung cấp 2 mức quản trị:  Quản trị toàn hệ thống : Đây là mức quản trị cao nhất cho hệ thống, cho phép tác động đến cấu trúc của một hệ thống. Ví dụ: thêm các tính năng, quản lý nhóm người dùng, cài plugins, ...

 Quản trị mức dự án: Đây là mức quản trị thông thường. Mỗi thành viên có quyền quản trị dự án có quyền thay đổi các thông tin liên quan đến dự án này. Quyền hạn của các thành viên trong dự án do người quản trị dự án quyết định. Tuy nhiên ở mức này, người quản trị không thể thay đổi thuộc tính mang tính hệ thống như ở trên.

2. Cách sử dụng Redmine để quản trị dự án

2. Đăng nhập vào hệ thống Redmine

Giao diện hệ thống sau khi đăng nhập **2. Khởi tạo dự án cho bạn và cấu hình thông tin cơ bản

• Tạo dự án của mình** Bạn có thể tạo dự án thông qua 2 cách sau:
• Chọn menu Administration > Projects > New project hoặc chọn menu Projects > New project
• Tại cửa sổ hiện ra bạn bạn cầu điển các thông tin vào các ô yêu cầu sau: Name: Tên của dự án, lưu ý nên viết hoa chữ cái đầu tiên Description: Nhập đầy đủ thông tin mô tả cho dự án Identifier: Mã dự án của bạn
• Tại Subproject of: Bạn cần chọn một trong số các lựa chọn sau: Chọn Developing project – dự án mới và đang phát triển; Completed project – dự án đã chuyển sang giai đoạn bảo trì; Modules: Để mặc định Trackers, Custom fields: có lựa chọn phù hợp cho dự án của bạn
• Sau khi bạn nhập xong các thông tin trên chọn Create để hoàn thành và thực hiện các bước tiếp theo

Giao diện danh sách các project

Giao diện nhập thông tin tạo mới Project

*** Thêm thành thanh viên cho dự án và phân vai trò cho họ** Trên thanh công cụ có công cụ cài đặt settings, chọn tab Member để thêm thành viên và gán vai trò

Closed: Chỉ tình trạng đã hoàn thành; Locks: Chỉ tình trạng tạm hoãn. Wiki page: Nếu dự án sử dụng wiki để viết tài liệu, bạn nhập tên của trang wiki Date: Ngày release phiên bản. Sharing: Để mặc định giá trị là Not shared

• Sau khi điền đầy đủ các thông tin trên bạn chọn Create để hoàn thành. *** Thiết lập nhóm danh mục nhóm chức năng và loại công việc**
• Tại màn hình Setting, chọn tab Issue categories
• Để tạo mới một version, chọn New category
• Tại cửa sổ New category: Name: Tên danh mục. Đặt tên nên có ý nghĩa là nhóm công việc, module, component Assignee: Giá trị chọn là một người trong danh sách thành viên của dự án 2. Quản lý Issue

*** Tạo Issue** + Projects, sau đó chọn 1 dự án và chọn New issue + Tại cửa sổ New issue điền các thông tin sau: Tracker: Tùy vào từng loại nội dung của issue bạn có thể chọn các tracker như Bug, Task, Feature, Support Subject: Tiêu đề issue. Để nắm rõ quy định cách đặt tiêu đề Description: Nội dung mô tả issue Status: Để hiểu về ý nghĩa của các giá trị của trường status Parent task: Nếu issue được nhóm bởi 1 issue

Category: Danh mục phân loại issue Start date: Ngày bắt đầu. Sử dụng trường này để lập kế hoạch và xây dựng gantt chart Due date: Ngày kết thúc. Sử dụng trường này để lập kế hoạch và xây dựng gantt chart Severity: Đối với tracker bug, trường này quy định độ nghiêm trọng của bug. Để hiểu về quy định của severity % Done: Để xác định mức độ hoàn thành của issue Estimated Hours: Để ước lượng thời gian hoàn thành Watchers: Mục này sử dụng để thêm người cùng theo dõi công việc và gửi thông tin cho người được chọn ở mục này mỗi khi thông tin issue có thay đổi

• Sau khi điền xong các thông tin trên bạn ấn chọn Create để hoàn thành, ấn chọn Continue để tiếp tục *** Lọc và tìm kiếm Issue, lưu kết quả**
• Projects, sau đó chọn 1 dự án và ấn chọn Issues
• Tại danh sách issue, bạn có thể lọc (filter) và tìm kiếm theo nhiều tiêu chí
• Để áp dụng điều kiện lọc, nhấn vào nút Apply
• Để xóa tất cả điều kiện lọc, nhấn vào nút Clear
• Để lưu kết quả lọc (kết quả tìm kiếm), nhấn vào nút Save *** Chỉnh sửa và cập nhật Issue**
• Tại danh sách issue, bạn có thể thao tác nhanh bằng cách click chuột phải vào một issue. Một menu sẽ xuất hiện với các mục như Edit, Status, Priority, ...
• Từ danh sách issue, bạn nhấn vào tiêu đề của một issue để xem chi tiết issue, để thực hiện việc chỉnh sửa, bạn nhấn vào link Edit, form thông tin của issue sẽ xuất hiện. Sau khi thay đổi thông tin bạn nhấn nút Save để lưu thông tin. *** Tổng hợp và thống kê** Từ thanh sidebar, chọn liên kết Summary để xem các báo cáo tổng hợp. Báo cáo thống kê tổng số issue của từng trạng thái theo Tracker, Version, Priority, Category, Assignee, Author. *** Kết xuất báo cáo** Hệ thống hỗ trợ tính năng xuất ra các định dạng file csv, pdf. Bạn sử dụng tính năng này để xuất danh sách các issue khi cần cho việc in ấn, và trình báo cáo

Description: Trường hợp bạn lưu trữ tài liệu trực tiếp trên redmine

Giao diện danh sách các project – môn học được phân công

2. Sử dụng roadmap + Từ menu Projects, rồi chọn 1 dự án và sau đó chọn tab Roadmap + Tại màn hình roadmap có các khối thông tin như: Thông tin về phiên bản; Ngày phiên bản dự kiến hoàn thành; Thanh tiến độ để chỉ mức độ hoàn thành theo %; Nội dung mục tiêu của phiên bản; Danh sách các issue được đưa vào phiên bản. Nếu issue đã hoàn thành sẽ có đường gạch ngang.