Quy trình quản lý vật tư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh. Việc quản lý hiệu quả sẽ đảm bảo nguồn cung cấp liên tục, tối ưu hóa chi phí, kiểm soát tồn kho, đảm bảo chất lượng và tăng khả năng đáp ứng linh hoạt. Show
I. Tầm quan trọng của quy trình quản lý vật tưCông tác quản lý vật tư cho phép doanh nghiệp cân đối nhu cầu sử dụng và tài nguyên sẵn có. Từ đó tối ưu hóa quá trình khai thác nguồn lực, giảm thiểu rủi ro hao hụt, lãng phí. Vai trò của quản lý vật tư trong doanh nghiệp bao gồm: 1. Đảm bảo nguồn cung liên tụcGiám sát số lượng vật tư, đặt hàng cung cấp kịp thời giúp doanh nghiệp duy trì nguồn vật tư liên tục và ổn định. Đây là yêu cầu vô cùng quan trọng, đặc biệt trong các doanh nghiệp sản xuất. Nếu không có đủ nguyên vật liệu cần thiết, hoạt động sản xuất sẽ bị gián đoạn, thiệt hại cả về tài chính, hiệu suất làm việc và uy tín của đơn vị. 2. Kiểm soát hàng tồn khoKiểm soát tồn kho là một phần quan trọng của quản lý chuỗi cung ứng. Doanh nghiệp dự báo và lập kế hoạch cho hoạt động mua sắm, sản xuất và vận chuyển chính xác. Lợi ích của công tác quản lý vật tư trong doanh nghiệpĐiều này cho phép người quản lý xử lý các vấn đề và rủi ro nhanh chóng. Đồng thời, doanh nghiệp có thể quản lý mua sắm, sản xuất hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí tối ưu. 3. Giảm lãng phí, tiết kiệm tài nguyênQuản lý vật tư tập trung tối ưu hóa chi phí, nguồn lực khi đảm bảo sự cân đối giữa nguồn cung và nhu cầu sử dụng. Tình trạng lãng phí trong việc mua sắm và lưu trữ vật tư sẽ được cải thiện rõ rệt. 4. Tăng cường khả năng thích ứng với thị trườngNgười quản lý kho dựa trên những báo cáo cụ thể về tình hình nhập – xuất kho, doanh thu, số lượng hàng tồn kho, tình hình mua sắm,…để thống kê và đưa ra những dự báo cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy mô cung cấp và lưu trữ vật tư một cách linh hoạt theo yêu cầu thay đổi của khách hàng và thị trường. II. Thách thức của quy trình quản lý vật tư trong doanh nghiệpMặc dù hiểu rõ tầm quan trọng của việc theo dõi, giám sát vật tư trong doanh nghiệp song nhiều nhà quản lý vẫn gặp khó khăn khi thiết lập quy trình. Đầu tiên, người quản lý phải xác định rõ mục tiêu, phạm vi của quy trình quản lý. Điều này đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về các hoạt động kinh doanh, nguồn lực hiện có. Khó khăn khi thiếu doanh nghiệp không có quy trình quản lý vật tư hiệu quảTrong đó, quy trình quản lý vật tư cần có sự liên kết giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp như mua hàng, sản xuất, kế toán, bán hàng và quản lý tổng thể. Thiết lập sự kết nối và tương tác hiệu quả giữa các bộ phận này không hề dễ dàng. Bên cạnh đó, người quản lý sẽ phải thu thập, xử lý và phân tích nhiều thông tin liên quan đến vật tư, nhà cung cấp, tồn kho, đặt hàng và tiêu thụ. Thách thức đặt ra là đảm bảo sự chính xác, logic trong việc thu thập và xử lý thông tin này. Cuối cùng, hầu hết các doanh nghiệp đều gặp nhiều trở ngại khi tài liệu hóa quy trình, truyền thông đến nhân sự nhưng không nhận được sự ủng hộ. Những nhân viên đã quen với cách làm việc đơn lẻ, thủ công thường khó tiếp nhận những trách nhiệm mới yêu cầu sự cam kết cao và phối hợp chặt chẽ hơn. [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp III. Các yếu tố cơ bản trong quản lý vật tư1. Xác định nhu cầu vật tưCác bước xác định nhu cầu vật tư:
2. Đặt mục tiêu và kế hoạch quản lý vật tưMục tiêu, kế hoạch quản lý vật tư được đặt ra để định hướng và hướng dẫn quy trình quản lý. Mục tiêu có thể là việc tối ưu hóa tồn kho, giảm hao hụt và chi phí mua hàng, cải thiện thời gian cung cấp vật tư hoặc đảm bảo sự liên tục của hoạt động sản xuất. Kế hoạch quản lý vật tư tổng hợp các hoạt động như đặt hàng, kiểm soát tồn kho, dự báo nhu cầu vật tư và quản lý nhà cung cấp. 3. Mua hàng và nhận vật tưDoanh nghiệp cần mua hàng sẽ phải tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán giá cả cùng điều khoản hợp đồng, đặt hàng và theo dõi tiến trình giao hàng. Các yếu tố cơ bản trong quản lý vật tưVí dụ, một doanh nghiệp sản xuất gấu bông sẽ có nhu cầu về nguyên liệu vải, bông… Họ cần tìm kiếm một nhà cung cấp đáng tin cậy và thiết lập các quy trình làm việc minh bạch để việc cung cấp hàng hóa không bị gián đoạn. 4. Kiểm soát và lưu trữ vật tưKiểm soát và lưu trữ vật tư giúp vật tư được quản lý một cách hiệu quả, nhân sự dễ dàng tiếp cận khi cần. Yếu tố này bao gồm kiểm tra và kiểm kê tồn kho, đảm bảo tính chính xác của thông tin về vật tư, bảo quản vật tư gọn gàng, không hỏng hóc. Nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện đang sử dụng phần mềm quản lý tài sản, vật tư để kiểm soát, lưu trữ tiện lợi. Những vật tư cố định sẽ được gắn mã QR cho phép theo dõi tình trạng sử dụng, bộ phận sử dụng, lịch sử bảo dưỡng… 5. Xử lý hao hụt và tồn kho vật tưDưới đây là một số cách để xử lý hao hụt và tồn kho vật tư trong doanh nghiệp:
IV. Quy trình quản lý vật tư chi tiết1. Quy trình mua hàng hóa, vật tưMỗi doanh nghiệp thường xây dựng quy trình mua hàng riêng theo đặc thù ngành nghề, nhưng sẽ bao gồm các bước cơ bản sau: 1.1. Quy trình mua hàng trong doanh nghiệp
Hiện nay, MISA AMIS Mua hàng là các giải pháp phần mềm đáp ứng yêu cầu lập đề nghị mua hàng, so sánh nhà cung cấp cho doanh nghiệp. Người dùng thực hiện gửi email Đề nghị báo giá tới một hoặc nhiều nhà cung cấp. Chương trình sẽ tự động gửi Đề nghị báo giá và nội dung email tương ứng với từng NCC. Sau khi nhận báo giá chi tiết, nhân viên mua hàng lập Bảng so sánh báo giá.
1.2. Hồ sơ thanh toán/hoàn tạm ứngBộ hồ sơ đề nghị thanh toán, hoàn tạm ứng cho doanh nghiệp:
Nhân viên mua hàng lập đầy đủ bộ hồ sơ thanh toán/hoàn tạm ứng gửi lên quản lý hoặc ban lãnh đạo xét duyệt. Cuối cùng chuyển đến bộ phận kế toán thanh toán cho nhà cung cấp. 1.3. Mục đích thiết lập quy trình mua hàng
2. Quy trình quản lý vật tư lưu kho2.1. Các bước quản lý vật tư lưu kho
2.2. Mục đích thiết lập quy trình quản lý vật tư kho
Dùng thử ngay phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS giúp tối ưu vận hành phòng kinh doanh hiệu quả Dùng ngay miễn phí 3. Quy trình quản lý vật tư thừa3.1. Quy trình quản lý vật tư dư thừa trong doanh nghiệp
3.2. Mục đích thiết lập quy trình quản lý vật tư dư thừaMục đích chính của quy trình quản lý vật tư dư thừa là tiết kiệm chi phí, giảm thiểu lãng phí. Bên cạnh đó, vật tư thừa được thu gom và xuất bán theo đúng quy định, tăng hiệu quả sản xuất. V. Nhiệm vụ của nhà quản lý trong quản lý nguồn vật tư, thiết bịNhư vậy, người quản lý vật tư cần thực hiện các công việc dưới đây để quy trình quản lý vật tư diễn ra thuận lợi:
Để giải quyết các khó khăn và tối ưu quy trình quản lý vật tư, người quản lý nên đồng thời tận dụng sức mạnh của công nghệ để tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu suất cho đội ngũ. MISA AMIS Quy trình là giải pháp thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình toàn diện. MISA AMIS Quy trình nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số, cho phép doanh nghiệp kết nối trực tiếp đa dạng giải pháp phần mềm của MISA. MISA AMIS Quy trình kết nối liên thông tới nhiều phần mềm quản lý nghiệp vụ khácTừ MISA AMIS Mua hàng đến phần mềm kế toán, MISA AMIS Công việc, mọi nghiệp vụ quản lý vật tư sẽ đươc tự động đẩy dữ liệu liên thông mà không tốn nhiều thời gian chờ đợi. Phần mềm chuẩn hóa quy trình quản lý vật tư, giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống phối hợp liên phòng ban liền mạch:
Như vậy, ngay từ quy trình mua hàng, các bộ phận đã giảm thiểu được nhiều thao tác chờ đợi chuyển giao, tiết kiệm thời gian, đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc. Đối với quy trình quản lý kho, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều mẫu quy trình nhập kho, xuất kho tại thư viện mẫu của phần mềm hoặc tùy chỉnh mẫu mới theo nhu cầu riêng. Dùng ngay miễn phí VI. Kết luậnQuy trình quản lý vật tư là nhiệm vụ quan trọng trong việc duy trì và phát triển doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được các quy trình hợp lý nhất, đạt hiệu quả cao nhất trong công tác quản lý và kiểm soát hàng hóa. |