Phát hành hóa đơn sau bao lâu được sử dụng

Để được phép sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị đủ điều kiện, cơ sở vật chất cần thiết và tiến hành đăng ký với cơ quan thuế. Vậy chính xác bao lâu sau khi đăng ký thì doanh nghiệp được chính thức áp dụng hóa đơn điện tử?

1. Điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh cần đảm bảo đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Những điều kiện này được quy định rõ tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 32/2011/TT-BTC, cụ thể như sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, đường truyền tải thông tin, mạng, thiết bị đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Có đội ngũ triển khai hóa đơn điện tử đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật
• Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu Có quy định sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố, đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Chi tiết hồ sơ, thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng và những điều cần lưu ý khi sử được hóa đơn sẽ được giải đáp trong bài viết này. Có đầy đủ hình ảnh minh họa và file mẫu hồ sơ cho doanh nghiệp tham khảo.

Nội dung chính:

Theo khoản 3 điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: “Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 02 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn”.

Doanh nghiệp có thể dễ dàng thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử trực tuyến trên phần mềm HTKK của Tổng cục thuế mà không cần tốn thời gian đi lại, hay chờ đợi.

HỒ SƠ THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LẦN ĐẦU QUA MẠNG

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử (do giám đốc ký);
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử Mẫu số TB01/AC;
• Hoá đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối giải pháp cung cấp).

\>> TẢI MIỄN PHÍ: Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

THỦ TỤC THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LẦN ĐẦU QUA MẠNG

Trình tự các bước thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng như sau:

1. Thông báo phát hành hóa đơn trên HTKK

Doanh nghiệp tải và cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai HTKK phiên bản mới nhất về máy.

Đăng nhập vào phần mềm HTKK như hình dưới đây.

Sau đó điền đầy đủ thông tin vào các trường dưới đây => “Ghi” (Các trường có dấu (*) là bắt buộc phải nhập).

Vào Hóa đơn chọn Thông báo phát hành hóa đơn (TB01/AC)

Xuất hiện Chọn kỳ tính thuế, chọn Đồng ý

Nhập đầy đủ và chính xác thông tin trên tờ khai TB01/AC dưới đây => Ghi (1)=> Kết xuất (2)=> Kết xuất XML (3) => Kết xuất (4)

Lưu ý:

• Mã loại hóa đơn, tên loại hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, doanh nghiệp in/doanh nghiệp cung cấp phần mềm phải được ghi đúng như trên mẫu hóa đơn doanh nghiệp mua của nhà cung cấp.
• Ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn sẽ sau ít nhất 2 ngày kể từ ngày Thông báo phát hành hóa đơn.

Kết quả sau khi hoàn thành, doanh nghiệp nhận được file Thông báo Phát hành hoá đơn (TB01/AC) dạng XML như dưới đây. File kết xuất ra sẽ được lưu trong Folder HTKK-TERP, doanh nghiệp có thể kiểm tra trong ổ C của máy tính.

2. Đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

Hồ sơ cần chuẩn bị:

1. File thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC vừa được kết xuất dạng XML ở trên;
2. Bản scan quyết định sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp (giám đốc đã ký), hoá đơn điện tử mẫu => Đưa 2 file này vào chung 1 bản dưới định dạng word (gọi là file đính kèm thông báo phát hành hóa đơn).

Doanh nghiệp truy cập trang https://thuedientu.gdt.gov.vn sau đó đăng nhập vào theo mã số thuế và mật khẩu của doanh nghiệp.

Chọn mục Khai thuế => Đăng ký tờ khai => tại phần Thông báo hóa đơn chọn Thông báo phát hành hóa đơn.

Chọn mục Khai thuế => Nộp tờ khai XML => Chọn tệp tờ khai và tải File Thông báo phát hành hóa đơn điện tử mẫu TB01/AC vừa được kết xuất dạng XML ở trên => chọn Ký điện tử => Nộp tờ khai.

Tiếp theo vào mục Tra cứu (1) => Tờ khai (2) => Tra cứu (3) => Gửi Phụ lục tải file word gồm mẫu hóa đơn và quyết định sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Như vậy là bạn đã hoàn thành xong bước nộp hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Bạn có thể theo dõi tình trạng thông báo phát hành hóa đơn của công ty mình bạn vào mục Tra cứu (1) => Tờ khai (2) => Tra cứu (3) đã được chấp nhận hay chưa tại mục “Trạng thái”.

TRA CỨU KẾT QUẢ THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

2 ngày sau khi doanh nghiệp nộp xong thông báo phát hành hóa đơn với cơ quan thuế, để kiểm tra xem hóa đơn đã được phát hành chưa. Doanh nghiệp có thể truy cập vào website tra cứu thông tin hóa đơn của Tổng cục thuế tại đường link http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/ để kiểm tra hóa đơn đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng).

Chọn mục Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức cá nhân, sau đó nhập đầy đủ thông tin mã số thuế, ngày phát hành, mã xác thực như bên dưới hình sau đó ấn tìm kiếm sẽ ra kết quả như sau:

Kích chuột vào ô bên dưới của Ngày phát hành,doanh nghiệp sẽ nhận được bản thông báo đầy đủ chấp thuận của Chi cục thuế như hình dưới đây:

Tiếp theo, doanh nghiệp cần liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn điện tử, yêu cầu chuyển trạng thái trong mục Thông báo phát hành hóa đơn thành của phần mềm thành “ Đã có hiệu lực”, sau đó doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn điện tử

LẬP THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ LẦN 2

• Nếu doanh nghiệp đã lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu thành công thì từ lần thứ 2 trở đi, thủ tục sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều;
• Nếu vẫn sử dụng mẫu hóa đơn hiện tại và không có sự thay đổi gì thì doanh nghiệp chỉ cần mua thêm số hóa đơn và làm thông báo phát hành;
• Sau 2 ngày (không tính Thứ 7- CN) doanh nghiệp tiến hành tra cứu như hướng dẫn ở trên để kiểm tra kết quả.

Trên đây Anpha đã hướng dẫn rất chi tiết về trình tự thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng cho doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn chưa rõ hoặc cần hỗ trợ thêm thông tin có thể liên hệ Anpha theo số 0984 477 711 (Miền Bắc), 0903 003 779 (Miền Trung) hoặc 0938 268 123 (Miền Nam) được hỗ trợ.

MỘT SỐ CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

2 ngày sau khi thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ duyệt thông báo, lúc đó doanh nghiệp liên hệ với nhà cung cấp hóa đơn yêu cầu chuyển trạng thái trong Thông báo phát hành hóa đơn trên phần mềm thành “Đã có hiệu lực” là doanh nghiệp có thể thực hiện xuất hóa đơn.

Gọi cho chúng tôi theo số 0984 477 711 (Miền Bắc), 0903 003 779 (Miền Trung) hoặc 0938 268 123 (Miền Nam) để được hỗ trợ.