Khi tiến hành nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn 1 trong 2 cách: nộp hồ sơ bằng văn bản giấy hay nộp hồ sơ bằng văn bản điện tử. Trước khi nộp hồ sơ, bạn nên liên hệ trực đến cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp. Show
1. Điều kiện để tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tửMuốn nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải đáp ứng đầy đủ điều kiện của một tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử. Tại Khoản 2 Điều 4 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành đã quy định rất rõ các điều kiện yêu cầu với một tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử:
2. Yêu cầu với hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tửYêu cầu với hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm những gì? Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hồ sơ này được gọi là bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử và bao gồm các yêu cầu sau:
Lưu ý rằng:
Bộ hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử khi đã hoàn tất sẽ được nộp lên cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan Thuế. 3. Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấyVới cách thức nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản giấy, bạn cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ như sau: Bước 1: Lập hóa đơn mẫuĐể lập hóa đơn mẫu, bạn cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để khởi tạo mẫu hóa đơn. Chẳng hạn khi dùng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, thì bạn chỉ cần vào phần mềm và chọn “Khởi tạo mẫu hóa đơn” để có thể lập cho mình được hóa đơn mẫu đúng quy định. Hoặc bạn chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “3.1 Khởi tạo hóa đơn” để có thể tạo hóa đơn mẫu mình cần. Nhấn “Khởi tạo mẫu hóa đơn” để lập hóa đơn mẫu. Tiếp đó, bạn ký số lên mẫu hóa đơn và in ra bản giấy. Lưu ý rằng, một số chi cục thuế sẽ yêu cầu cung cấp thêm bản thể hiện hóa đơn điện tử chuyển đổi thành hóa đơn giấy. Khi này, kế toán sẽ phải nhấn chuyển đổi hóa đơn giấy và nhấn ký điện tử lên mẫu hóa đơn trước khi in ra bản giấy. \>> Tham khảo: Báo giá hóa đơn điện tử. Bước 2: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tửTổ chức, doanh nghiệp sẽ lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Theo đó, trên giao diện phần mềm E-invoice, bạn chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “1.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”. Chọn “In quyết định sử dụng HĐĐT” Khi bản Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được hiển thị, bạn hoàn tất thông tin rồi nhấn “In quyết định” ra giấy và tiến hành đóng dấu. Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tửLập mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Sau đó cũng nhấn in ra giấy rồi ký và đóng dấu của doanh nghiệp. Mẫu số 2 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC Hoặc cách khác, bạn có thể vào trang của Tổng Cục thuế (https://thuedientu.gdt.gov.vn/) để tạo Thông báo phát hành hóa đơn, rồi tải xuống và in ra giấy. Bước 4: Nộp hồ sơ đăng kýSau khi hoàn thiện 3 bước trên, tổ chức doanh nghiệp sẽ lấy bộ hồ sơ hoàn chỉnh đã in ra thành bản giấy để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. 4. Cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tửThực tế, cách nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử cũng không khác nhiều với bằng văn bản giấy. Cụ thể để nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử, bạn tiến hành theo các bước hướng dẫn sau: Bước 1: Lập hóa đơn mẫuTổ chức, doanh nghiệp tiến hành khởi tạo mẫu hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng. Nếu đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, bạn đăng nhập hệ thống, chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “3.1 Khởi tạo hóa đơn” để có thể tạo hóa đơn mẫu mình cần. Lập hóa đơn mẫu. Sau khi tạo được hóa đơn mẫu, bạn tiến hành ký số lên hóa đơn mẫu rồi xuất ra file word và lưu lại vào thiết bị (máy tính) mình đang sử dụng. Theo đó, tên file nên đặt không dấu, ví dụ: Mau_hoa_don. Bước 2: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tửQuyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ được lập theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính. Theo đó, bạn chọn chức năng “Phát hành hóa đơn”, chọn tiếp “1.1 In quyết định sử dụng HĐĐT”. Khi bản Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử được hiển thị, bạn hoàn tất thông tin rồi nhấn “In quyết định”. Chọn In quyết định sử dụng HĐĐT, Tiếp đó sẽ scan màu ra file ảnh, chèn ảnh vào file word mới và lưu lại vào thiết bị mình đang sử dụng. Lưu ý cũng nên đặt tên file không dấu như: “Quyet_dinh_su_dung_hoa_don_dien_tu”. Bước 3: Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử và nộp hồ sơ đăng kýSau khi đã hoàn thành xong 2 bước trên, bạn tiến hành lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử bằng văn bản điện tử theo 1 trong 2 cách sau:
Với trường hợp lập thông báo phát hành hóa đơn và nộp hồ sơ trực tuyến trên trang của Tổng Cục thuế, bạn tiến hành như sau:
Truy cập thuedientu.gdt.gov.vn.
Tiến hành đăng nhập hệ thống.
Tiến hành kê khai trực tuyến.
Lập thông báo phát hành hóa đơn
Bước 4: Tra cứu và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tửĐể có thể hoàn tất việc nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, bạn cần gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gồm: Hóa đơn mẫu và Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, bạn tiến hành theo hướng dẫn sau:
Tra cứu và gửi phụ lục hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
|