Trộn thư trong Word 2013 là tính năng hữu ích giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm... Mặc dù tính năng khá rất hữu ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này, do vậy mà bài viết dưới đây sẽ là giải pháp để bạn thực hiện việc trộn thư trong Word 2013 một cách dễ dàng nhất. Bài viết liên quan
Mail Merge là một tính năng không thể thiếu trong Word hỗ trợ người dùng tạo thiệp mời họp, thiệp mời dự sinh nhật, thiệp mời đám cưới... nhanh chóng thay vì phải nhập thủ công mất khá nhiều thời gian. Và nếu như bạn đọc đang sử dụng Word 2013, gặp trở ngại với giao diện mới thì hãy tham khảo ngay bài viết sau đây với hướng dẫn trộn thư trong Word 2013 chi tiết.  Cách trộn thư trong Word 2013 Giả sử chúng ta có mẫu thư mời gồm các thông tin về: Họ tên, Địa chỉ, Giới tính, Năm sinh Và file dữ liệu excel như sau: Bước 1: Mở mẫu thư mời lên, trên thanh Ribbon các bạn chọn tab Mailings >Start Mail Merge >Step by Step Mail Merge Wizard. Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Mail Merge ở phía bên phải Word, các bạn sẽ có 5 lựa chọn Letters: Thư, thư mời Email messenger: tin nhắn email Envelopes: Bìa thư, phong bì Labels: Nhãn, nhãn vở Directory: Danh mục, thư mục Tùy vào nhu cầu sử dụng mà các bạn chọn tính năng tương ứng, thường gặp nhất vẫn là Letters (thư mời). Nhấn Next: Starting Document để tới bước tiếp theo. Bước 3: Tiếp tục, chúng ta sẽ có 3 lựa chọn Use the current ducument: Sử dụng văn bản hiện tại Start from a template: Bắt đầu 1 bản mẫu Start from existing document: Bắt đầu từ 1 văn bản có sẵn mà bạn chưa mở lên Như ở trên chúng ta đã có sẵn mẫu thư mời nên sẽ chọn Use the current ducument và nhấn Next: Select recipient Bước 4: Tiếp theo, chúng ta lựa chọn dữ liệu đề chèn vào trong file Word theo từng row và chúng ta cũng có 3 lựa chọn Use an existing list: Sử dụng danh sách có sẵn Select from Outlook Contact: Sử dụng danh sách trên Outlook Type a new list: Tạo ra danh sách mới Thông thường thì chúng ta đã có sẵn danh sách rồi và thường sử dụng file excel làm danh sách, các bạn chọn Use an existing list và nhấn vào Browse để trỏ tới file danh sách. Bước 5: Hộp thoại Select table mở ra, các bạn chọn đúng sheet chứa dữ liệu và nhấn OK Bước 6: Chúng ta sẽ có 1 danh sách khách mời, phần option chúng ta cũng có 1 số lựa chọn Sort: Sắp xếp lại dữ liệu khách mời theo trường nào đó, tùy vào các trường hợp Filter: Lọc ra những danh sách cần thiết trong danh sách dài Find duplicates: Tìm những dữ liệu giống nhau để xóa đi Validate adress: Xác nhận địa chỉ Và thông thường chúng ta sử dụng tính năng sort, sau đó là filter để lọc lại dữ liệu cần thiết. Giả sử ở đây mình lọc thử dữ liệu chỉ mời những khách giới tính là Nam và năm sinh lớn hơn hoặc = 1988. Và chúng ta sẽ thử xem kết quả, nếu vừa lòng nhấn OK, còn nếu bạn không muốn lọc nữa thì nhấn Clear All để xóa hết lọc và trở lại danh sách mặc định ban đầu. Bước 8: Tiếp tục nhấn Next: Write your letter Bước 9: Tại bước này chúng ta sẽ chọn More items để xử lý Cụ thể, các bạn nhấn con trỏ chuột vào vị trí cần chèn trên mẫu thư với các trường tương ứng rồi chọn trong danh sách Database Fields và nhấn Insert. Bước 10: Và sau khi chèn hết chúng ta sẽ có dạng như sau. Đồng thời nhấn Next: Preview your letter để Word bắt đầu trộn thư. Bước 11: Sau khi trộn thư xong, chúng ta có thể xem trước kết quả bằng cách click vào các mũi tên trước sau để xem kết quả. Nếu tất cả đã chính xác, các bạn nhấn Next: Complete the merge Bước 12: Cuối cùng chúng ta đã hoàn thành việc trộn thư trong Word 2013, bây giờ bạn sẽ có 2 lựa chọn Print: In tất cả các thư mời đã trộn ra Edit individual letters: Chỉnh sửa thêm thông tin cá nhân Tùy vào nhu cầu lúc này bạn có thể in tất cả các thư mời hay xem lại và chỉnh sửa lại các thông tin sao cho chính xác. |
