CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1. Cơ sở lý luận Đảm bảo chất lượng đào tạo là vấn đề quan trọng, có tính chất sống còn đối với mọi hoạt động của trường Cao đẳng Sư phạm (CĐSP) Hòa Bình trong xu thế hội nhập quốc tế hiện nay. Ý thức về tầm quan trọng của công tác đảm bảo chất lượng, ngay từ năm 2007, Trường CĐSP Hòa Bình đã tiến hành triển khai công tác tự đánh giá và kiểm định chất lượng hoạt động giáo dục của nhà trường. Công tác tự đánh giá và kiểm định chất lượng giúp cho nhà trường xác định được mức độ đáp ứng mục tiêu giáo dục trong từng giai đoạn, thông báo công khai với các cơ quan nhà nước và xã hội về thực trạng chất lượng giáo dục để cơ quan nhà nước đánh giá và công nhận nhà trường đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục. Trong những năm gần đây, trường CĐSP Hòa Bình đã căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của cấp trên để đẩy mạnh chỉ đạo công tác tự đánh giá và kiểm định chất lượng. Đó là các văn bản: Thông tư 62/TT-BGDĐT về Ban hành quy định về quy trình và chu kì kiểm định chất lượng giáo dục trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, ngày 28/12/2012; Hướng dẫn số 462/KTKĐCLGD-KĐĐH về Hướng dẫn tự đánh giá trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, ngày 09/5/2013 và Công văn số 528/KTKĐCLGD-KĐĐH về việc hướng dẫn tìm thông tin, minh chứng theo bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường Cao đẳng ngày 23/5/2013 của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Nhà trường đã ban hành Quyết định số 158/QĐ-CĐSP thành lập Hội đồng tự đánh giá trường CĐSP Hòa Bình và Kế hoạch số 133/KHTĐG-CĐSP ngày 14/6/2016 nhằm triển khai tự đánh gía chất lượng giáo dục theo tiêu chuẩn đánh giá chất lượng, chuẩn bị cho công tác đánh giá ngoài các trường đại học, cao đẳng của Bộ Giáo dục và Đào tạo. Trong công tác tự đánh giá và kiểm định chất lượng, việc thu thập và sử dụng minh chứng có vai trò rất quan trọng. Đây là cơ sở cốt lõi để tiến hành tự đánh giá chính xác, khách quan. Tuy nhiên, trong những năm qua công tác thu thập và sử dụng minh chứng trong tự đánh giá của Trường CĐSP Hòa Bình còn có nhiều bất cập, làm cho công tác tự đánh giá gặp không ít khó khăn. 1 Từ những phân tích trên với cương vị là những người thực hiện công tác tự đánh giá của nhà trường, chúng tôi chọn vấn đề “Một số biện pháp thu thập và sử dụng minh chứng trong tự đánh giá ở Trường CĐSP Hòa Bình giai đoạn hiện nay” làm đề tài sáng kiến của mình. 2. Phương pháp tiếp cận Để thực hiện sáng kiến, chúng tôi sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp tổng hợp - Phương pháp quan sát - Phương pháp phân tích - Phương pháp so sánh - Phương pháp đối chiếu - Phương pháp thống kê 3. Mục tiêu Đưa ra một số biện pháp thu thập và sử dụng minh chứng trong tự đánh giá ở Trường CĐSP Hòa Bình hiện nay nhằm góp phần nâng cao chất lượng công tác tự đánh giá của nhà trường. CHƯƠNG 2: MỘT SỐ BIỆN PHÁP THU THẬP VÀ SỬ DỤNG MINH CHỨNG TRONG TỰ ĐÁNH GIÁ Ở TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÒA BÌNH HIỆN NAY 2.1. Thu thập và sử dụng minh chứng trong tự đánh giá 2.1.1. Định nghĩa - Thông tin là những tư liệu được sử dụng để hỗ trợ và minh họa cho các nhận định trong báo cáo tự đánh giá của nhà trường. Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo độ tin cậy và tính chính xác. - Minh chứng là những thông tin gắn với các tiêu chí để xác định tiêu chí đạt hay không đạt, được sử dụng làm căn cứ để đưa ra các nhận định trong báo cáo. 2.1.2. Thực trạng thu thập và sử dụng minh chứng ở trường CĐSP Hòa Bình Từ năm 2008, Trường Cao đẳng Sư phạm Hòa Bình đã tiến hành công tác tự đánh giá . Quá trình triển khai tự đánh giá giúp nhà trường cải tiến các hoạt động giáo dục, nâng cao chất lượng đào tạo tại trường, tạo được uy tín trong xã hội. Qua các hoạt động 2 tự đánh giá, nhà trường gặp vấn đề gặp khó khăn đó là việc thu thập và xử lý các minh chứng. Mặc dù Bộ GD&ĐT đã có hướng dẫn chi tiết về lưu trữ thông tin, minh chứng, nhưng tại trường từ trước đến nay, chủ yếu lưu theo dạng văn thư lưu trữ. Do vậy, khi tiến hành tự đánh giá, quá trình thu thập và sử dụng minh chứng gặp những hạn chế sau: Thu thập minh chứng là công việc mới mẻ, chứa quen đối với các thành viên trong các nhóm chuyên trách, các nhóm chưa phân loại được các loại minh chứng thường được sử dụng trong kiểm định chất lượng, từ đó mà việc tìm minh chứng còn sơ sài. Các văn bản quyết định, kế hoạch của cấp trên và của nhà trường được lưu trữ theo năm và chưa được phân loại. Thậm chí, nhiều văn bản của các năm bị thất lạc nên người thu thập phải tìm kiếm, in ấn, rất mất thời gian, công sức. Việc lưu trữ minh chứng chưa thành hệ thống, chưa khoa học, nhiều minh chứng bị thất lạc.Thậm chí không thể thu thập được minh chứng mặc dù hoạt động (sự kiện), con người, thời gian, không gian là có thật. Như khi tìm minh chứng cho tiêu chuẩn 10, chúng tôi rất khó thu thập những minh chứng để chứng minh sự thiêt lập được các mối quan hệ giữa nhà trường với chính quyền địa phương, các cơ quan đoàn thể để thực hiện các hoạt động văn hóa … Một minh chứng được sử dụng cho nhiều tiêu chí khiến quá trình thu thập gặp hiện tượng trùng lặp, phải thu thập nhiều lần một minh chứng gây khó khăn cho người cung cấp. Nhà trường chưa thực hiện lưu minh chứng (các quyết định, kế hoạch của cấp trên và của nhà trường ban hành) bằng các hộp minh chứng trên máy tính nên khi cần các loại minh chứng này, người thu thập phải phô tô nhiều gây tốn kém. Trong nhiều trường hợp không thể tìm được văn bản gốc. Việc thống kê nơi ban hành, nơi lưu trữ, nội dung văn bản gặp nhiều khó khăn. Để khắc phục những hạn chế trên, nhóm nghiên cứu đưa ra một số biện pháp thu thập và sử dụng minh chứng trong tự đánh giá ở trường CĐSP Hòa Bình hiện nay. 2.2. Một số biện pháp thu thập và sử dụng minh chứng trong tự đánh giá ở trường CĐSP Hòa Bình hiện nay 3 2.2.1. Một số biện pháp thu thập minh chứng 2.2.1.1. Phân loại minh chứng Minh chứng là yêu cầu bắt buộc để có thể viết báo cáo. Để minh chứng cho các nhận định trong báo cáo là xác thực và đáng tin cậy, người thu thập minh chứng cần nghiên cứu và xác định rõ các loại minh chứng cần sử dụng trong bộ tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn 1: Sứ mạng và mục tiêu của Trường Cao đẳng Sư phạm Hoà Bình. ( 2 tiêu chí) Tiêu chuẩn 2: Tổ chức và quản lý ( 9 tiêu chí) Tiêu chuẩn 3: Chương trình đào tạo ( 6 tiêu chí) Tiêu chuẩn 4: Hoạt động đào tạo (9 tiêu chí) Tiêu chuẩn 5: Đội ngũ cán bộ quản lý, giảng viên và nhân viên (7 tiêu chí) Tiêu chuẩn 6: Người học (4 tiêu chí) Tiêu chuẩn 7: Nghiên cứu khoa học; ứng dụng, phát triển và chuyển giao công nghệ (5 tiêu chí) Tiêu chuẩn 8: Thư viện, trang thiết bị học tập và cơ sở vật chất khác (8 tiêu chí) Tiêu chuẩn 9: Tài chính và quản lý tài chính (3 tiêu chí) Tiêu chuẩn 10: Quan hệ giữa nhà trường và xã hội (2 tiêu chí) Ví dụ 1: Trong tiêu chuẩn 1: Sứ mạng và mục tiêu của trường đại học. Tiêu chí 1.1: Sứ mạng của trường đại học được xác định phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, các nguồn lực và định hướng phát triển của nhà trường; phù hợp và gắn kết với chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của địa phương và cả nước. Cần có các loại minh chứng sau: - Kế hoạch chiến lược phát triển nhà trường - Nghị quyết của Đảng bộ trường - Tài liệu (sách, tờ rơi - Brochure) có giới thiệu về sứ mạng của nhà trường - Website trường - Kế hoạch chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của địa phương - Kế hoạch chiến lược phát triển kinh tế - xã hội quốc gia - Các tài liệu khác - Kết quả phỏng vấn lãnh đạo, quản lý, giảng viên và sinh viên nhà trường 4 - Các minh chứng khác :… Ví dụ 2: Trong tiêu chuẩn 2: Tiêu chí 2.1: Cơ cấu tổ chức của trường đại học được thực hiện theo quy định của Điều lệ trường đại học và được cụ thể hoá trong quy chế về tổ chức và hoạt động của nhà trường. Các minh chứng có thể sử dụng cho tiêu chí này: - Qui chế về tổ chức và hoạt động của nhà trường - Các văn bản, ấn phẩm công bố về cơ cấu tổ chức của nhà trường - Các biên bản của các cuộc họp xác lập cơ cấu tổ chức, thành phần tham gia và kết quả của các cuộc họp đó - Điều lệ trường đại học - Cơ cấu và danh sách nhân sự (mới nhất) của nhà trường - Kế hoạch quản lý và chiến lược của nhà trường - Kế hoạch hàng năm, bản miêu tả các chức vụ và trách nhiệm của từng bộ phận trong tổ chức nhà trường. - Kết quả phỏng vấn lãnh đạo trường, trưởng phòng tổ chức và một số lãnh đạo khoa. - Các minh chứng khác Qua việc nghiên cứu bộ tiêu chuẩn tự đánh giá theo Thông tư 62/2012/TT- BGDĐT, có thể phân chia minh chứng thành các loại sau: 1. Các văn bản, tài liệu, hồ sơ quản lý: báo cáo tổng kết; thông báo triển khai; biên bản họp; văn bản qui định, qui chế, hướng dẫn; nghị quyết của Đảng, nghị quyết của ĐH viên chức; ... 2. Các biễu mẫu thống kê trong quá trình quản lý; các số liệu thống kê mô tả, các tỷ lệ rút ra từ số liệu thống kê mô tả, ... 3. Các kết quả xử lý thông tin trong các bảng hỏi, phiếu hỏi (SV, GV, CBQL, người tuyển dụng...) 4. Các thông tin từ phỏng vấn SV, GV, CBQL 5. Các biên bản ghi chép nội dung các buổi trao đổi, toạ đàm, hội thảo, hội nghị, ... 5 6. Các văn bản khi quan sát, dự giờ, thăm hiện trường Việc phân chia minh chứng thành các loại như trên sẽ giúp người thu thập minh chứng thuận lợi hơn trong việc thu thập, xắp xếp và mã hóa minh chứng. Đồng thời người thu thập cũng có thể xác định minh chứng đã đủ hay thiếu. Những minh chứng chưa thu thập được có hay không có. Nếu có thì có thể được lưu trữ ở đâu. Đây là cơ sở để trong quá trình viết báo cáo đánh giá tiêu chí đạt hay không đạt và đưa ra kế hoạch hành động phù hợp với tình hình thực tiễn của nhà trường. 2.2.1.2. Căn cứ để xác định minh chứng đúng, đủ + Minh chứng đúng là những minh chứng đáp ứng đúng với yêu cầu của tiêu chí ở các khía cạnh: 1 - Nội dung: chứa nội dung, thông tin theo yêu cầu của tiêu chí 2 - Độ tin cậy: nếu người khác thu thập thì cũng được minh chứng như vậy. 3 - Trong số các minh chứng có được, minh chứng sau cùng phải có tính hiện hành + Minh chứng đủ thể hiện ở các khía cạnh: 1 - Đối với mỗi yêu cầu của tiêu chí có đủ các minh chứng cho toàn bộ chu kỳ của kiểm định tránh chỉ thu thập các minh chứng của năm thực hiện tự đánh giá. 2 - Ngoài các minh chứng về hoạt động của trường cần có cả các minh chứng (thường là văn bản) của quản lý cấp trên. 3 - Các minh chứng kể từ khi bắt đầu 1 hoạt động cho đến các minh chứng về kết quả của hoạt động đó. 2.2.1.3. Một số biện pháp thu thập minh chứng Người thu thập minh chứng căn cứ vào các tiêu chuẩn, tiêu chí, có thể đưa ra các câu hỏi nhằm xác định đúng, đủ các loại minh chứng. Từ đó xác định những nơi có thể cung cấp minh chứng. Ví dụ 1: Các câu hỏi dành cho tiêu chí tiêu chí 1.1 trong tiêu chuẩn 1: - Có văn bản nào của nhà trường ghi rõ sứ mạng không ? - Tuyên bố sứ mạng của nhà trường ở các tài liệu khác nhau có nhất quán? - Liệu sứ mạng của nhà trường có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của nhà trường không? - Sứ mạng có được tuyên bố rõ ràng không? 6 - Có phù hợp với nguồn lực của nhà trường không? - Có phù hợp với định hướng phát triển của nhà trường không? - Sứ mạng có được phổ biến rộng rãi cho tất cả các giảng viên, nhân viên và sinh viên không? - Liệu sứ mạng có phù hợp và gắn kết với chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của địa phương và cả nước không? Ví dụ 2: Các câu hỏi dành cho tiêu chí 2.1 trong tiêu chuẩn 2 : - Sơ đồ mô tả hệ thống cơ cấu tổ chức của nhà trường? - Cơ cấu tổ chức của nhà trường có gì khác so với các trường đại học khác? - Có bằng chứng nào cho thấy rằng cơ cấu tổ chức và qui trình ra quyết định của nhà trường đang hoạt động có hiệu quả? - Các ý kiến của hội nghị CNVC hàng năm nhận định về vấn đề này thế nào? - Có bằng chứng nào cho thấy rằng nhà trường có rà soát đánh giá cơ cấu tổ chức của mình (các tài liệu liên quan) ? - Có minh chứng nào cho thấy sự xem xét đó dẫn đến việc thay đổi cơ cấu tổ chức theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả hơn? - Các qui trình có liên quan đến cơ cấu tổ chức và các qui định: có hợp lý và hiệu quả, có rõ ràng và minh bạch, có được sự đồng thuận và ủng hộ của các đối tượng có liên quan? - Có bằng chứng nào cho thấy các quy trình, quy định về cơ cấu tổ chức được mọi người trong trường tuân thủ? Sau khi xác định các loại minh chứng cần thu thập và nơi lưu trữ minh chứng, người thu thập có thể vận dụng một số kĩ thuật sau để thu thập minh chứng: * Kĩ thuật nghiên cứu văn bản, tài liệu, hồ sơ quản lý Nghiên cứu văn bản, hồ sơ là một trong những phương pháp thu thập thông tin quan trọng nhất thường được dùng trong tự đánh giá chất lượng. Nghiên cứu văn bản, hồ sơ là xem xét có hệ thống các tài liệu dưới dạng văn bản viết như các quy định, kế hoạch, biên bản, báo cáo, hồ sơ, sổ sách, giáo trình, đề cương môn học… nhằm cung cấp thông tin cho quá trình tự đánh giá (ví dụ: tự đánh giá chất lượng chương trình đào tạo, chất lượng giáo dục của trường theo các tiêu chí, 7 tiêu chuẩn,…). Nghiên cứu, phân tích văn bản/hồ sơ được thực hiện nhằm phân loại, sắp xếp, đánh giá và lựa chọn các thông tin trong văn bản cho phù hợp với nội hàm các tiêu chí để trích dẫn, bình luận… phục vụ mục đích tự đánh giá. Khi tiếp xúc với một văn bản lần đầu tiên trong quá trình lựa chọn minh chứng cho báo cáo tự đánh giá, người thu thập minh chứng cần thực hiện các thao tác cơ bản sau đây: - Lập bảng kê loại văn bản, tài liệu, hồ sơ quản lý cần thu thập. - Xem xét tính hiện hành, pháp lý của văn bản, tài liệu hồ sơ quản lý - Đọc nội dung của văn bản, tài liệu hồ sơ quản lý xem có phù hợp với yêu cầu của tiêu chí hay không. * Kĩ thuật quan sát Quan sát là một trong những phương pháp thu thập thông tin quan trọng thường được dùng trong việc đánh giá các hoạt động đào tạo, tự đánh giá của một đơn vị. Quan sát là sự viếng thăm hiện trường, xem xét tận mắt,… cơ sở vật chất, điều kiện, môi trường, sự tương tác… hoặc một hoạt động cụ thể nào đó. Ví dụ, quan sát xem xét cơ sở vật chất, tiện nghi khu kí túc xá sinh viên, dự giờ một tiết học, thăm thư viện, thăm nhà ăn sinh viên, thăm phòng thực hành, phòng thí nghiệm, phòng máy tính,… Khi vận dụng kỹ thuật quan sát, người thu thập minh chứng thực hiện các thao tác: - Xác định mục tiêu, đối tượng, nội dung cần quan sát. - Đưa ra các tiêu chí, chỉ báo khi quan sát cho từng nội dung quan sát cụ thể - Người quan sát ghi chép lại những thông tin chính vào phiếu quan sát. - So sánh đối chiếu các thông tin từ quan sát với các nguồn thông tin khác. * Kỹ thuật phỏng vấn Phỏng vấn là một trong những phương pháp thu thập thông tin rất quan trọng trong tự đánh giá chất lượng giáo dục của nhà trường (ví dụ: phỏng vấn giảng viên và sinh viên về hiệu quả môn học, về mức độ phù hợp, cập nhật… của chương trình đào tạo...). Phỏng vấn định tính là sử dụng những câu hỏi mở để thu thập thông tin từ các 8 cá nhân, nhóm, nhằm thẩm định hoặc thu thập thông tin, minh chứng cho quá trình tự đánh giá (ví dụ: phỏng vấn hiệu trưởng về kế hoạch chiến lược của trường; phỏng vấn trưởng phòng tổ chức về thiết kế chương trình đào tạo, quy trình tuyển lựa giáo viên, đánh giá giảng viên,…). Khi vận dụng kỹ thuật phỏng vấn, người thu thập minh chứng thực hiện các thao tác: - Xác định mục đích, đối tượng, nội dung cần phỏng vấn. - Sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi mở. - Người phỏng vấn ghi lại những ý chính từ người trả lời (tóm tắt để người được phỏng vấn khẳng định lại). - So sánh đối chiếu các thông tin từ cuộc phỏng vấn với các nguồn thông tin khác. * Kỹ thuật điều tra, khảo sát Điều tra khảo sát là một trong những phương pháp thu thập thông tin rất quan trọng. Chẳng hạn, khảo sát hiệu quả môn học; sự hài lòng của sinh viên về chương trình đào tạo,... Phương pháp này thường được dùng nhiều trong tự đánh giá chất lượng chương trình đào tạo, tự đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà trường. Điều tra khảo sát bằng bảng hỏi là thiết lập một hệ thống các câu hỏi dưới dạng văn bản viết và xác định các mức độ đánh giá, thủ tục cho điểm, hướng dẫn và cách xử lý phân tích số liệu nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy cho quá trình tự đánh giá (chẳng hạn, khảo sát sự hài lòng của sinh viên về chương trình đào tạo; khảo sát hiệu quả môn học so với mục tiêu,…). Khi vận dụng kỹ thuật điều tra, khảo sát, người thu thập minh chứng thực hiện các thao tác: - Xác định mục đích, đối tượng khảo sát - Phân tích số liệu khảo sát giúp làm sáng tỏ các nội dung của tiêu chí * Kỹ thuật thống kê Thiết lập các dữ liệu thống kê rất cần cho quá trình viết báo cáo tự đánh giá. Chẳng hạn, số liệu thống kê về đội ngũ giảng viên (trình độ đào tạo, các công trình nghiên cứu khoa học mà giảng viên đã tham gia, số bài báo, giáo trình đã viết...); tỉ lệ 9 sinh viên/giảng viên; ... Các biểu bảng thống kê thường được lập theo hướng dẫn trong cấu trúc báo cáo tự đánh giá, các phụ lục kèm theo hoặc theo yêu cầu của từng tiêu chí. Để thiết lập các biểu bảng thống kê cần trả lời các câu hỏi sau: - Có bao nhiêu loại biểu bảng thống kê cần có ở mỗi phần trong báo cáo tự đánh giá - Mục đích của việc thiết lập các biểu bảng này - Đơn vị thống kê là gì - Những số liệu cho các biểu bảng này có thể thu thập ở đâu. Chẳng hạn, các số liệu thống kê về cơ sở vật chất có thể thu thập ở phòng quản trị; các số liệu thống kê về giáo viên có thể thu thập ở phòng tổ chức,... - Ai cung cấp nguồn số liệu thống kê - Mức độ tin cậy của các số liệu thống kê - Thời điểm thu thập các số liệu thống kê Khi vận dụng các kỹ thuật trên để thu thập minh chứng, người thu thập càn lưu ý: Thông tin minh chứng thu thập được không chỉ phục vụ cho mục đích tự đánh giá mà còn nhằm mô tả thực trạng các hoạt động của nhà trường. Thông tin minh chứng phải đảm bảo độ tin cậy cao, chính xác, phù hợp và liên quan đến tiêu chí. Trong trường hợp không thể tìm được thông tin minh chứng cho một tiêu chí nào đó, người thu thập cần báo cáo cho Hội đồng đánh giá. 2.2.2. Một số biện pháp sử dụng minh chứng 2.2.2.1. Phân tích xử lý các minh chứng thu được Xử lý các minh chứng thu được là một trong những khâu quan trọng trong tự đánh giá, làm cho các minh chứng có sức thuyết phục người đọc. Để có thể cung cấp minh chứng đầy đủ, tin cậy cho việc viết báo cáo tự đánh giá, cán bộ làm công tác đảm bảo chất lượng cần có kỹ năng xử lý các minh chứng thu thập được thông qua việc xác định các nội dung: * Xác định minh chứng phù hợp với từng chỉ báo, tiêu chuẩn Để có thể biết từng chỉ báo, từng tiêu chuẩn, tiêu chí có được kiểm định một cách trung thực chính xác, khách quan và tin cậy hay không, người xử lý minh chứng có thể nêu và tìm câu trả lời cho các câu hỏi: 10 - Tính đầy đủ của minh chứng - Tính tường minh của minh chứng - Tính tương thích, phù hợp của minh chứng - Tính khả thi của việc thu thập minh chứng Một số thông tin thu được phải qua xử lý mới sử dụng được, chẳng hạn các phiếu khảo sát về hiệu quả môn học, sự hài lòng của sinh viên cần được xử lý qua phần mềm chuyên dùng. Các kỹ năng thống kê (tỷ lệ %, điểm số, độ tin cậy...?) cũng được sử dụng nhiều ở công đoạn này. Các thông tin điều tra phải được sử dụng ở dạng số liệu tổng hợp (cấu trúc thành các biểu bảng tích hợp số liệu), tránh sử dụng những thông tin làm ảnh hưởng đến các đơn vị hoặc cá nhân cung cấp thông tin. * Phân tích các thông tin và minh chứng thu được Với mỗi tiêu chuẩn, bắt đầu xem xét từng chỉ số, nếu có đầy đủ minh chứng thì xác nhận chỉ số đó đạt yêu cầu. Câu hỏi cần trả lời là liệu những minh chứng cho từng chỉ số có đáng tin cậy và đã đủ chưa? Trong quá trình xử lý, phân tích, có thể một số thông tin và minh chứng thu được không phù hợp với các kết quả nghiên cứu, kiểm định ở trong và ngoài trường đã được công bố trước đó. Hội đồng tự kiểm định có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin và minh chứng đó, lý giải lí do không phù hợp. * Các bước phân tích minh chứng Đọc kỹ từng chỉ số ở mỗi tiêu chuẩn: nghiên cứu kỹ các yêu cầu đối với từng chỉ số Chọn lọc ra các minh chứng có nội hàm đáp ứng các yêu cầu của các chỉ số, trong từng tiêu chuẩn kiểm định. Xem xét từng minh chứng, đối chiếu với nội hàm từng chỉ số, để nhận xét, bình luận liệu chúng có đáp ứng các yêu cầu của từng tiêu chuẩn. Nhìn chung, các minh chứng được xử lý cần đáo ứng được yêu cầu của các tiêu chí, có sự thống nhất về các số liệu trong minh chứng giữa các phòng ban. 11 Các minh chứng cần được lấy trong chu kỳ đánh giá (5 năm), phải đầy đủ và có tính pháp lý. Thông tin minh chứng được xác định rõ nguồn gốc đồng thời phải được lưu trữ, bảo vệ nhằm phục vụ tốt cho việc viết báo cáo tự đánh giá 2.2.2.2. Một số biện pháp sử dụng minh chứng Sau khi hoàn thành việc xử lý minh chứng, cần sắp xếp, sử dụng các minh chứng một cách hợp lý và hiệu quả. Các minh chúng phải được mã hóa đúng quy định, xắp xếp vào các hộp đựng minh chứng cho đúng quy định Mã hóa minh chứng (MC) được ký hiệu bằng chuỗi có ít nhất 8 ký tự; bao gồm 1 chữ cái, ba dấu chấm và 4 chữ số, theo công thức: Hn.a.b.c. Trong đó: - H: viết tắt “Hộp minh chứng” (Minh chứng của mỗi tiêu chuẩn được đặt ở trong 1 hộp hoặc một số hộp); - n: số thứ tự của hộp minh chứng (có giá trị từ 1 đến hết); - a: số thứ tự của tiêu chuẩn (có giá trị từ 1 đến 10); - b: số thứ tự của tiêu chí (có giá trị từ 1 đến hết số tiêu chí trong mỗi tiêu chuẩn); - c: số thứ tự của minh chứng theo từng tiêu chí (có giá trị từ 1 đến hết). Ví dụ: H1.01.01.01 là minh chứng thứ nhất của tiêu chí 1 thuộc tiêu chuẩn 1 được đặt ở hộp 1. H4.04.10.25 là minh chứng thứ 25 của tiêu chí 10 thuộc tiêu chuẩn 4 được đặt ở hộp 4. H10.10.02.05: là minh chứng thứ 5 của tiêu chí 2 thuộc tiêu chuẩn 10, được đặt ở hộp 10. Có thể thiết lập bảng danh mục minh chứng để ghi rõ nội dung, tên văn bản được ban hành, thời gian, nơi ban hành văn bản có chứa đựng thông tin để dễ dàng tra cứu và đối chiếu thông tin. Việc mã hóa minh chứng cần đảm bảo khoa học, tránh trường hợp minh chứng có cùng một nội dung nhưng lại được tách quá nhỏ để mã hóa khác nhau hoặc giữa tên minh chứng hoặc nội dung minh chứng không phù hợp… 12 CHƯƠNG 3. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 3.1. Kết luận. Công tác tự đánh giá giúp cho các cơ sở giáo dục nhìn nhận lại thực trạng của nhà trường, xác định được những điểm mạnh, những điểm còn tồn tại để từ đó xây dựng được kế hoạch hành động khắc phục phù hợp để giải quyết những điểm tồn tại, làm cơ sở để triển khai các hoạt động nhằm không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường Báo cáo tự đánh giá chất lượng giáo dục đòi hỏi đòi hỏi sự mô tả và minh chứng liên quan đến nhiều nội dung, dẫn đến việc cần thu thập một lượng lớn thông tin minh chứng và không phải lúc nào việc thu thập minh chứng cũng đáp ứng được yêu cầu Thực tế việc tìm kiếm minh chứng gặp khó khăn do những hạn chế trong công tác phân loại và lưu trữ tài liệu, hạn chế của cán bộ cũng như các nguồn lực, phương tiện hỗ trợ cho việc thu thập minh chứng. Trải qua thực tế của công tác thu thập minh chứng cho tự báo cáo, chúng tôi đã đưa ra một số biện pháp thu thập và sử dụng minh chứng nhằm phục vụ cho việc hoàn thành báo cáo tự đánh giá, chuẩn bị cho công tác đánh giá ngoài của trường CĐSP Hoà Bình giai đoạn hiện nay 3.2. Kiến nghị Để việc thu thập minh chứng cho tự đánh giá được thực hiện một cách hiệu quả chúng tôi có một số kiến nghị sau đây: 1. Tự đánh giá là hoạt động cần có sự tham gia của tất cả các thành viên trong nhà trường và các đối tượng liên quan ngoài nhà trường. Do đó nhà trường cần quán triệt cụ thể đến tất cả các đơn vị trong trường, đề nghị các đơn vị phổ biến cho tất cả các cán bộ viên chức và người học để tạo sự đồng thuận trong công tác tự đánh giá. 2. Nhà trường cần có sự đầu tư thích đáng về nguồn lực (con người và kinh phí) cho công tác thu thập, lưu trữ và bảo vệ minh chứng. 3. Công tác phân loại minh chứng cần được thực hiện ngay tại văn thư của nhà trường vì chỉ có cán bộ văn thư mới nắm được các loại văn bản đến và đi của nhà trường. Do đó, cán bộ văn thư cũng cần được tập huấn về công tác thu thập, phân loại minh chứng và được cơ cấu trong hội đồng tự đánh giá của nhà trường. 13 4. Nhà trường nên xây dựng phần mềm để các minh chứng được tự động phân loại và lưu vào các hộp tiêu chuẩn trên phần mềm vi tính để tạo thuận lợi cho việc tra cứu, theo dõi và đối chiếu các minh chứng. 5. Hội đồng tự đánh giá nhà trường nên phân công các nhóm chuyên trách phụ trách các tiêu chuẩn trọn vẹn trong 1 chu kì đánh giá (thời gian 5 năm) nhằm tạo sự liên tục, tránh bị gián đoạn trong quá trình thu thập minh chứng. 6. Hội đồng tự đánh giá nhà trường nên quy định định kì 6 tháng, các nhóm công tác chuyên trách phụ trách các tiêu chuẩn gửi cho Ban thư ký toàn bộ minh chứng mới để tổng hợp vào “Hồ sơ minh chứng của trường” trong bộ tiêu chuẩn tự đánh giá. 14 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Thông tư 62/TT-BGDĐT về Ban hành quy định về quy trình và chu kì kiểm định chất lượng giáo dục trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, ngày 28/12/2012 của Bộ Giáo dục và Đào tạo. 2. Công văn số 462/KTKĐCLGD-KĐĐH về Hướng dẫn tự đánh giá trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp, ngày 09/5/2013 của Bộ Giáo dục và Đào tạo. 3. Bộ Giáo dục và Đào tạo, Hướng dẫn sử dụng tiêu chí đánh giá chất lượng trường đại học, Công văn số 527/KTKĐCLGD-KĐĐH 4. Công văn số 528/KTKĐCLGD-KĐĐH về việc Hướng dẫn tìm thông tin, minh chứng theo bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường Cao đẳng ngày 23/5/2013 của Bộ Giáo dục và Đào tạo. 5. Bộ Giáo dục và Đào tạo, tài liệu tập huấn: Tự đánh giá trong kiểm định chất lượng giáo dục, Hà nội, 2016. 15 |
